企业合同管理流程规范范本

企业合同管理流程规范范本一、引言在企业经营活动中，合同作为明确权利义务、防范法律风险的核心载体，其管理流程的规范性直接影响企业合规运营与效益保障。本规范结合实务经验与合规要求，梳理从合同发起至档案归档的全流程管理要点，为企业构建标准化、精细化的合同管理体系提供实操指引。二、总则（一）适用范围本规范适用于企业及所属各部门、分支机构在经营活动中订立的各类合同（含协议、意向书等具有权利义务约定的文书）；特殊业务合同（如劳动用工、股权交易等）可结合专项制度补充执行。（二）管理原则1.合法性原则：合同内容、订立程序需符合国家法律法规及行业监管要求，严禁存在欺诈、胁迫或显失公平的条款设计。2.审慎性原则：对合同相对方的主体资格、信用状况、履约能力进行尽职调查，重大合同需附《尽职调查报告》。3.权责清晰原则：业务部门、法务部门、财务部门等依职责分工协作，确保合同全生命周期管理无盲区。三、合同订立流程（一）合同起草1.模板优先：通用类合同（如买卖合同、服务合同）应使用企业法务部审定的标准模板，模板需每年结合法规变化更新。2.非标合同起草：无标准模板的合同，由业务部门牵头起草，同步邀请法务部介入指导，重点明确标的、数量、质量、价款、履行期限、违约责任等核心条款。（二）合同审核1.业务初审：业务部门负责人对合同的商业合理性、履约可行性进行审核，重点核查标的需求真实性、价款合理性、对方履约能力等，签署《业务初审意见表》。2.法务审核：法务部从法律合规角度审查，包括但不限于：合同主体资格合法性（是否具备签约权限、证照是否有效）、条款合规性（是否违反法律强制性规定）、风险条款完备性（如争议解决方式、保密条款、不可抗力条款等）。审核后出具《法务审核意见书》，对重大风险需要求业务部门修改或补充说明。3.财务审核：财务部门结合资金预算、税务影响、付款方式等进行审核，重点关注“付款节点与履约进度匹配性”“发票类型与税率合规性”，签署《财务审核意见表》。（三）合同审批1.分级审批：根据合同标的金额、业务类型划分审批层级：标的金额较低、风险等级一般的合同，由业务部门分管领导审批；标的金额较高、涉及重大权益的合同，需经总经理办公会或董事会审议（具体金额阈值由企业根据规模设定）。2.审批要件：提交审批时需附合同文本、《尽职调查报告》（如需）、各部门审核意见表，确保审批人全面了解合同背景。（四）合同签署与用印1.签署授权：签约代表需持有企业法定代表人签署的《授权委托书》，明确授权范围及时限，严禁超越权限签约。2.用印管理：合同经审批通过后，由行政部（或指定用印部门）核对审批流程完整性，登记《用印登记表》后加盖公章，合同文本需骑缝加盖公章确保完整性。（五）合同分发合同签署后，原件由行政部（或档案管理部门）存档，业务部门、财务部门、法务部分别留存复印件，确保各履约责任主体持有完整履约依据。四、合同履行与监控（一）履约跟踪业务部门指定专人作为“履约责任人”，跟踪合同履行进度：按合同约定的时间、质量、数量验收标的，填写《履约验收单》；对需分期履行的合同，定期向法务部、财务部报送《履约进度表》，及时预警逾期风险。（二）资金监控财务部门根据合同付款条款，在付款节点前核查履约进度：履约验收合格后，凭《履约验收单》办理付款；对逾期付款或收款的，及时通报业务部门并联合法务部制定应对方案。（三）纠纷处理合同履行中出现争议或违约情形，业务部门应第一时间向法务部报告，法务部牵头评估风险：优先通过协商、调解解决纠纷，避免诉讼扩大影响；确需诉讼或仲裁的，及时固定证据（如往来函件、履约记录等），委托律师启动程序。五、合同变更与终止（一）合同变更因客观情况变化需变更合同的，由业务部门发起《合同变更申请》，说明变更原因及内容，按原审批流程重新审核、审批后签署《补充协议》，确保变更条款与原合同效力一致。（二）合同终止1.终止情形：合同履行完毕、双方协商解除、出现法定解除事由（如对方根本违约）时，可终止合同。2.终止手续：业务部门填写《合同终止申请表》，附终止依据（如验收报告、解除协议等），经法务部审核后存档，财务部门同步终止资金结算流程。六、合同档案管理（一）归档要求合同履行完毕（或终止）后，业务部门应在30日内将合同原件、审批文件、履约记录、变更协议等资料整理成册，移交档案管理部门。（二）保管期限一般合同保管期限为合同履行完毕后5年；涉及知识产权、重大投资、长期合作的合同，保管期限为10年以上（或至权利义务终止后5年）。（三）借阅管理内部人员因工作需要借阅合同档案，需填写《档案借阅申请表》，经部门负责人审批后，在档案管理部门指定场所查阅，严禁涂改、抽取档案材料。七、责任与考核（一）违规责任业务部门未按流程审核、擅自签约的，视情节轻重扣减部门绩效，造成损失的依法追偿；法务部、财务部未履行审核职责导致风险的，纳入个人绩效考核，情节严重的调整岗位。（二）考核机制将合同管理合规性纳入部门及个人年度考核，对“零违规、高效履约”的团队或个人予以奖励，对违规频