标准化采购申请与审批流程操作手册

标准化采购申请与审批流程操作手册引言为规范企业采购行为，明确采购申请与审批各环节职责，保证采购活动的合规性、效率性与经济性，降低运营风险，特制定本操作手册。本手册旨在为各部门采购需求发起、审核、审批及执行提供标准化指引，保障采购流程顺畅有序。适用范围与典型应用场景本手册适用于企业各部门所有采购活动的申请与审批流程，涵盖但不限于以下场景：日常办公类采购：如办公用品、文具耗材、清洁用品等；生产运营类采购：如原材料、零部件、生产设备维护配件等；服务类采购：如咨询服务、维修服务、外包服务等；固定资产类采购：如电脑、打印机、办公家具等单价或批量金额达到规定标准的资产。凡涉及上述场景的采购需求，均需按本流程执行，特殊情况（如紧急采购）需在备注中说明并经分管领导特批。标准化操作流程详解一、采购需求发起责任主体：采购需求部门申请人（*）操作内容：明确采购需求：根据部门工作需要，确定采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途及期望交付时间等关键信息。填写《采购申请单》：通过企业OA系统或指定表单工具，完整填写《采购申请单》（详见第四章模板），保证信息真实、准确，无遗漏项。附件准备：根据采购类型补充必要材料，如：固定资产采购需提供《固定资产采购审批表》及技术参数说明；服务类采购需提供《服务需求说明书》（含服务范围、标准、期限等）；批量采购需提供《市场询价记录》（至少3家供应商报价，若为独家采购需说明原因）。时间要求：常规采购需至少提前3个工作日发起申请；紧急采购需在申请单中标注“紧急”并说明原因，经部门负责人确认后可启动加急流程。二、部门负责人审核责任主体：需求部门负责人（*）操作内容：审核需求必要性：确认采购需求是否符合部门年度工作计划及实际工作需要，避免重复采购或过度采购。审核预算合理性：核对采购预算是否在部门年度预算额度内，超预算采购需说明资金来源（如追加预算说明）。审核材料完整性：检查《采购申请单》及附件是否齐全、规范，信息是否准确无误。审核结果处理：审核通过：在OA系统中“通过”，流转至采购部门；审核不通过：注明驳回理由（如“需求不合理”“预算超支且未说明资金来源”等），退回申请人修改后重新发起。时间要求：收到申请后1个工作日内完成审核。三、采购部门复核责任主体：采购部门专员（）、采购经理（）操作内容：采购专员复核：核对采购需求与部门审核意见的一致性；审核采购方式合规性：根据采购金额及物品类型，确定是否采用公开招标、询比价、单一来源采购等方式（如金额低于5000元可采用询比价，高于50000元需启动招标流程）；查询历史采购记录：确认是否可沿用现有供应商框架协议，或需启动新供应商寻源。采购经理复核：审核采购方案可行性（如市场价格合理性、交付周期匹配度）；审核采购方式是否符合企业《采购管理制度》规定；涉及跨部门协作的采购需求，协调明确各方职责。复核结果处理：复核通过：流转至财务部门；复核不通过：注明理由（如“采购方式不合规”“市场价格异常”等），退回需求部门或采购专员调整后重新流转。时间要求：收到申请后2个工作日内完成复核。四、财务部门预算审核责任主体：财务部门专员（）、财务经理（）操作内容：预算额度审核：核对采购预算是否在部门可用预算范围内，超预算采购需核查《预算追加审批表》是否完整。成本合理性审核：对比历史采购价格及市场价格，评估预估单价是否合理，必要时要求采购部门提供比价依据。资金支付方式审核：根据采购类型确认支付方式（如预付款比例、分期付款条件等），保证符合企业资金管理规定。审核结果处理：审核通过：流转至分管领导审批；审核不通过：注明理由（如“预算不足”“成本过高”等），退回需求部门调整预算或采购方案。时间要求：收到申请后1个工作日内完成审核。五、分管领导审批责任主体：分管采购/财务副总（）、总经理（）操作内容：根据采购金额分级审批：金额≤10000元：由分管采购副总审批；10000元＜金额≤50000元：由分管采购副总及财务经理双签审批；金额＞50000元：由分管采购副总、财务经理及总经理会签审批。审批要点：采购事项是否符合企业发展战略；投入产出比是否合理；涉及重大采购项目（如新设备引进），需附可行性分析报告。审批结果处理：审批通过：审批完成，流转至采购部门执行采购；审批不通过：注明理由，退回需求部门终止采购或重新规划。时间要求：收到申请后1-3个工作日内完成审批（根据审批层级调整）。六、审批结果反馈与采购执行责任主体：采购部门专员（）、需求部门申请人（）操作内容：结果反馈：采购部门在审批完成后1个工作日内，通过OA系统或书面形式向需求部门反馈审批结果，明确“同意采购”“驳回采购”或“需补充材料”。采购执行：审批通过后，采购部门根据采购方式实施采购（如向选定供应商下达订单、签订合同）；需求部门配合提供必要支持（如确认技术参数、验收标准等）。进度跟踪：采购专员定期向需求部门反馈采购进度（如供应商备货期、预计交付时间），保证按时交付。七、采购验收与归档责任主体：需求部门申请人（）、采购专员（）、财务部门（*）操作内容：物品/服务验收：需求部门收到采购物品/服务后，根据《采购申请单》及技术标准进行验收，填写《采购验收单》，注明验收结果（合格/不合格）、数量、质量等；不合格采购物品/服务需在验收单中注明原因，采购部门负责联系供应商退换货或整改。资料归档：采购部门整理采购全流程资料（含《采购申请单》、审批记录、合同、验收单、付款凭证等），按“一单一档”原则归档保存，保存期限不少于3年；财务部门根据验收单及审批文件办理付款手续，保证资金支付与合同约定一致。常用表单模板表4-1采购申请单基本信息采购明细审批意见申请人：*物品/服务名称：部门负责人审核：所在部门：*规格型号/服务要求：□同意□不同意联系方式：*数量：审核日期：年月日申请日期：年月日预估单价：审核意见：预算金额：采购用途（请详细说明采购原因及必要性，如“替换报废打印机”“项目所需原材料”等）附件清单采购部门复核：（请列出附件名称，如“《固定资产采购审批表》《市场询价记录》”等）□同意□不同意复核日期：年月日复核意见：财务部门审核：□同意□不同意审核日期：年月日审核意见：分管领导审批：□同意□不同意审批日期：年月日审批意见：操作要点与风险提示一、关键操作要点需求描述清晰：采购申请中物品/服务名称、规格型号、数量等信息需准确无误，避免模糊表述（如“一批办公用品”“类似设备”等）。预算控制优先：采购需求必须符合部门年度预算，超预算采购需提前办理预算追加手续，严禁无预算采购。审批顺序不可逆：严格按照“需求发起→部门审核→采购复核→财务审核→领导审批”顺序流转，不得跳过或逆向审批。材料齐全规范：根据采购类型准备必要附件，保证审批依据充分（如大额采购需提供比价记录，服务类采购需提供需求说明书）。及时沟通反馈：各环节审核人需在规定时限内完成审核，如遇特殊情况需延迟，应及时告知申请人及后续环节负责人。二、常见风险与规避措施需求不合理风险：风险点：采购需求与实际工作不符，造成资源浪费。规避措施：部门负责人需严格审核需求必要性，定期梳理部门采购清单，避免重复采购。预算超支风险：风险点：采购金额超出部门预算，影响资金计划。规避措施：财务部门加强预算监控，采购前核对可用余额，超预算需提前报批并说明资金来源。采购方式违规风险：风险点：未按规定采用招标、询比价等合规采购方式，存在廉洁风险。规避措施：采购部门严格执行《采购管理制度》，根据金额及类型选择合适采购方式，保留比价记录备查。验收流于形式风险：风险点：未按标准验收，导致不合格物品/服务投入使用。