销售合同签订及管理标准化模板

销售合同签订及管理标准化模板一、适用业务场景新客户首次合作，需明确双方权利义务及合作细节；老客户续签订单或新增采购品类，需更新合同条款；大额/复杂销售业务（如定制化产品、长期供货协议），需规范合同流程；跨区域销售业务，需统一合同标准，避免条款差异风险。二、标准化操作流程（一）合同前期准备需求梳理：销售专员根据客户需求，明确合同标的（产品/服务名称、规格型号、数量）、价格、交付时间、付款方式等核心要素，填写《销售合同需求确认单》（见模板表格1）。客户资质核查：通过企业信用信息公示系统、官方渠道等核查客户营业执照、经营资质（如特殊行业许可），保证签约主体合法有效；若客户为代理人，需提供加盖公章的《授权委托书》。资料准备：收集产品说明书、质量标准、交付验收标准等附件，作为合同补充文件。（二）合同起草模板调用：使用公司标准化《销售合同模板》（见模板表格2），根据前期准备的核心信息填写合同编号、签约主体、标的、金额等基础条款。条款细化：标的描述需明确具体（如产品名称、型号、执行标准，避免“同类产品”等模糊表述）；价格条款需注明含税/不含税、单价、总价及价格有效期；交付条款需约定时间（具体日期或周期）、地点（指定仓库/客户地址）、运输方式及费用承担；付款方式需明确分期/一次性付款的节点、账户信息（需为公司对公账户）；违约责任需量化（如逾期交货/付款的违约金比例，上限不超过合同总额的30%）。附件整合：将产品清单、技术参数、验收标准等作为合同附件，注明“附件与具有同等法律效力”。（三）合同内部审核业务部门审核：销售经理审核合同内容与客户需求一致性、履约可行性（如库存、产能保障），签署审核意见。法务审核：法务专员重点审查条款合法性（如格式条款是否公平、争议解决方式约定是否明确）、权利义务对等性，提出修改建议并跟踪落实。财务审核：财务部门审核价格体系合理性、付款方式对公司现金流的影响、税费计算准确性，确认账户信息无误。最终审批：根据合同金额分级审批（如5万元以下由销售总监审批，5万元以上由总经理审批），审批通过后形成《合同审批记录表》（见模板表格3）。（四）合同签订文本确认：将审核通过的合同文本发送客户，确认无误后约定签订方式（纸质签署/电子签章）。签署规范：纸质合同需双方加盖公章或合同专用章（个体工商户可加盖公章，需与营业执照名称一致）；多页合同需加盖骑缝章，每页加盖小章或签字；法定代表人/授权代表签字需与《授权委托书》信息一致，注明签字日期。合同份数：正本一式两份（双方各执一份），副本根据需要份数（如财务、法务、业务部门留存），所有文本需保持一致。（五）合同归档编号管理：合同签订后3个工作日内，由行政专员按“年份（4位）+部门代码（2位）+序号（3位）”规则赋予唯一编号（如2024XS001），登记《合同台账》（见模板表格4）。资料归档：将合同正本、审批记录、客户资质、附件等资料整理成册，装入档案袋，标注“合同编号+签约主体+签订日期”；电子版扫描存档至公司指定服务器，保证可查询、不可篡改。（六）履约跟踪交付/服务跟踪：销售专员按合同约定时间节点，协调生产/服务部门完成交付，填写《合同履约跟踪表》（见模板表格5），记录交付时间、数量、客户签收情况。验收确认：客户验收后，要求提供书面《验收确认函》（需加盖公章），作为付款依据；若验收不合格，按合同约定启动整改或退货流程。款项催收：财务部门根据付款节点提前5个工作日提醒客户，逾期未付款的，销售专员配合发送《催款通知函》，必要时启动法律程序。（七）合同变更与终止变更流程：若需修改合同内容（如标的、数量、交付时间），双方需签订《合同变更协议》（参照合同模板，注明变更条款及生效时间），履行内部审核程序后归档。终止条件：出现以下情况可终止合同：一方违约导致合同无法履行，守约方书面通知终止；因不可抗力（如自然灾害、政策变化）导致合同目的无法实现；双方协商一致，签订《合同终止协议》，明确终止时间、款项结算、违约责任处理等。三、核心模板表格清单表格1：销售合同需求确认单项目内容说明填写人日期客户名称销售专员合同标的产品/服务名称、规格型号、数量销售专员需求交付时间销售专员预估金额（元）销售专员特殊要求（如定制化、包装、验收标准等）销售专员部门负责人审核意见销售经理表格2：销售合同模板（核心条款节选）合同编号：_________甲方（采购方）：名称_________，统一社会信用代码_________，地址_________，法定代表人_________，联系人_________，联系方式_________。乙方（销售方）：名称_________，统一社会信用代码_________，地址_________，法定代表人_________，联系人_________，联系方式_________。第一条标的物产品名称规格型号单位数量单价（元）总价（元）质量标准（如国标/行标）第二条交付时间：______年_月_日前交付；地点：_________；运输方式：_________，费用承担：_________。第三条付款方式首付款：合同签订后______日内，甲方支付总金额的______%；到货款：货物送达并验收合格后______日内，支付总金额的______%；质保金：总金额的______%，质保期满______日内无息支付。第四条违约责任乙方逾期交货，每逾期1日，按逾期部分总额的______%支付违约金，累计不超过总金额的______%；甲方逾期付款，每逾期1日，按逾期金额的______%支付违约金。表格3：合同审批记录表合同编号审核环节审核人审核意见审批时间业务审核*经理法务审核*专员财务审核*会计最终审批*总/经理表格4：合同台账合同编号签约主体签订日期合同金额（元）履行状态（待履行/履行中/已完成/终止）归档编号表格5：合同履约跟踪表合同编号履约阶段计划时间实际完成情况负责人客户确认签字备注生产/备货物流发货客户验收四、关键注意事项提示主体审查：签约前务必核实对方营业执照、授权委托书等文件，避免与分公司、办事处等不具备独立法人资格的主体签约（除非总公司授权）。条款明确性：避免使用“大概”“左右”“尽快”等模糊表述，时间、数量、金额等需量化；违约责任、争议解决方式（如仲裁/诉讼管辖法院）需具体。合规性：合同内容不得违反法律法规（如禁止转租、禁止分包条款需符合《民法典》规定），涉及行政许可的业务（如食品、医疗器械），需确认客户具备相应资质。风险隔离：禁止在合同中约定“款项支付至个人账户”，所有付款必须通过公司对公账户；涉及预付款