销售订单处理及发货流程标准化模板

销售订单处理及发货流程标准化模板适用工作情境标准化操作步骤一、订单接收与信息登记订单来源确认销售人员通过线上商城、电商平台、客户邮件/传真、线下合同等渠道接收客户订单后，需第一时间确认订单来源的合法性及有效性（如合同订单需核对盖章信息，线上订单需核对客户账号权限）。对于特殊订单（如加急订单、定制化订单），需在订单备注中标注“加急”或“定制需求”，并同步至销售主管*确认。订单信息初步录入销售助理将订单关键信息录入销售管理系统，包括：订单编号（系统自动）、客户名称、客户联系人、联系方式、下单日期、产品编号/SKU、产品名称、规格型号、数量、单价、总金额、付款方式（如预付款、到付）、收货地址、收货人*、联系方式、特殊要求（如包装方式、发货时间偏好）。录入后需与原始订单信息逐一核对，保证客户名称、联系方式、产品型号、数量等核心信息无误差。二、订单审核与合规性检查销售部门内部审核销售主管*负责审核订单的合理性，重点检查：客户信用额度（若客户有历史欠款，需确认是否已结清或达成新的付款协议）；产品价格是否符合公司政策（如促销价、协议价、批量折扣等）；定制化需求是否在可生产范围内（如需技术部门评估，需提前同步）。审核通过后，在系统中“审核通过”并填写审核意见；若不通过，需注明原因（如“超信用额度”“产品缺货”）并退回销售人员与客户沟通调整。跨部门协同审核（如需）涉及定制化产品、特殊工艺或需生产部门配合的订单，由销售主管发起跨部门审核，抄送生产主管、技术主管*，确认生产周期、物料供应可行性及工艺要求。财务部门*同步审核付款条款，保证预付款到账（如适用）后，方可进入下一环节。三、库存查询与库存预留实时库存查询仓储管理员*通过库存管理系统查询订单产品的实时库存数量及库位信息，重点关注：现有库存是否满足订单需求；库存产品是否为合格品（排除待检品、次品）；是否存在多库位分布（需合并调拨时，确认调拨时效）。库存预留与缺货处理若库存充足：仓储管理员*在系统中为订单产品预留库存，填写“预留数量”“预留库位”，并更新库存状态为“已锁定”，避免超发或与其他订单冲突。若库存不足：优先查询在途库存（如已采购未入库物料），确认预计到货时间是否能满足订单交付周期；在途库存仍不足时，由生产主管*评估生产周期，确定可发货日期；若延迟发货无法接受，销售人员需与客户沟通是否替换产品、调整数量或取消订单，沟通结果反馈至销售主管*并记录。四、生产/备货指令下达与跟踪生产/备货指令库存预留完成后，销售主管*根据订单类型生产指令单（定制化产品）或备货单（标准化产品），明确：订单编号、产品明细、数量、生产/备货截止日期、质量标准、包装要求。生产部门或仓储部门收到指令后，在系统内确认接收，并指定负责人（如生产组长、备货组长*）。生产/备货过程跟踪生产部门需每日跟踪生产进度，保证按指令单完成生产，完成后通知质检部门进行质量检验；仓储部门*根据备货单进行拣货、复核，保证“三一致”（订单信息与产品信息一致、数量与实物一致、批次与质检报告一致）；销售助理每周同步生产/备货进度，若遇延迟（如设备故障、物料短缺），及时通知销售主管与客户沟通，协商解决方案。五、发货准备与物流对接发货前最终检查仓储管理员*在产品出库前完成最终检查：产品外观、规格、数量是否与订单一致；包装是否符合要求（如防震、防潮标签，定制化包装）；附件（如说明书、合格证、保修卡）是否齐全；若为到付订单，确认物流费用支付方式已与客户约定。物流信息录入与对接检查无误后，仓储管理员*在系统中“发货单”，填写：物流公司名称、物流单号、发货日期、预计送达日期、货物重量/体积；将发货单信息同步至销售管理系统，由销售助理*在24小时内通过短信/邮件通知客户物流单号及预计送达时间，提醒客户收货时核对货物。六、物流跟踪与异常处理实时物流跟踪物流专员*每日通过物流公司官网或系统跟踪订单物流状态，重点关注：是否按计划出库、中转、派送；是否出现滞留、破损、丢件等异常情况。异常情况处理若物流延迟：物流专员需第一时间联系物流公司核实原因（如天气影响、地址错误），预估新的送达时间，并通知销售主管及客户，致歉并说明解决方案；若货物破损/丢件：物流专员协助客户向物流公司提交理赔申请，同时销售部门协调补发或退款，保证客户问题在48小时内响应，7个工作日内解决；若客户拒收：销售人员需联系客户知晓原因（如产品不符、质量问题），根据公司政策处理（如换货、退款），并将货物状态同步至仓储部门，办理入库或销毁手续。七、流程闭环与资料归档客户收货确认客户收货后，销售助理*通过电话/邮件跟进满意度，确认产品是否完好、数量是否准确，并记录客户反馈；若客户无异议，在系统中更新订单状态为“已完成”；若有异议，按“售后问题处理流程”跟进。资料归档销售助理*负责整理订单全流程资料（包括原始订单、审核记录、生产/备货单、发货单、物流凭证、客户反馈确认），按订单编号分类归档（电子档存入系统，纸质档存入档案柜），保存期限不少于3年，便于后续查询与追溯。配套表格模板表1：销售订单登记表订单编号客户名称联系人*联系方式下单日期产品编号产品名称规格型号数量单价（元）总金额（元）付款方式收货地址收货人*收货人电话订单状态备注SO2024901科技有限公司张*2024-10-01P1001服务器X1-8G/256G10500050000预付款北京市海淀区路号李*1395678已审核加急订单表2：库存预留与发货准备表订单编号产品编号需求数量当前库存可调数量预留数量预计发货日期实际发货日期负责人*状态SO2024901P1001101515102024-10-052024-10-05王*已发货SO2024902P2002205552024-10-10-刘*部分缺货表3：物流信息跟踪表订单编号物流单号物流公司发货日期预计送达日期实际送达日期物流状态异常情况处理人*客户反馈SO2024901SF0顺丰速运2024-10-052024-10-072024-10-07已签收无陈*收货正常SO2024903YT圆通速递2024-10-062024-10-092024-10-10派送异常地址错误赵*已联系客户修改地址，重新派送中关键操作提醒信息准确性优先订单信息（客户名称、联系方式、产品型号、数量）是全流程的基础，录入时需双人复核，保证与原始订单100%一致，避免因信息错误导致错发、漏发。库存动态管理仓储部门需每日更新库存数据，销售部门下单前建议再次确认实时库存，避免“超卖”；预留库存后若客户取消订单，需及时释放库存，减少资源占用。物流时效沟通对加急订单或偏远地区订单，需提前与物流公司确认配送时效，并在发货时与客户明确预计送达时间，避免因物流延迟引发客户投诉。异常响