电子商务客户数据管理制度

电子商务客户数据管理制度一、总则为规范电子商务业务中客户数据的采集、存储、使用、共享及销毁等全流程管理，保障客户合法权益，维护企业数据安全与合规运营，依据《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国个人信息保护法》等法律法规，结合企业电子商务业务实际，制定本制度。本制度适用于企业开展电子商务活动（含线上商城、移动应用、第三方电商平台店铺等）过程中，涉及客户数据的所有业务环节及相关责任主体。客户数据指与客户身份、交易行为、偏好特征等相关的信息，包括但不限于姓名、联系方式、消费记录、浏览行为数据等。二、客户数据采集管理（一）采集原则客户数据采集应遵循合法、正当、必要、最小化原则：采集行为需获得客户明确授权，仅采集与业务场景直接相关的必要数据，禁止过度采集或采集与业务无关的客户信息。（二）采集渠道与规范1.自有渠道：通过企业官方网站、移动应用、会员系统等自有渠道采集客户数据时，需在采集界面显著位置公示《隐私政策》，明确告知数据采集的目的、范围、使用方式及客户权利（如查询、更正、删除等），并通过弹窗、勾选协议等方式获得客户的明示同意。2.第三方合作渠道：通过第三方电商平台、支付机构、营销服务商等合作方采集客户数据时，需与合作方签订数据合作协议，明确双方数据责任边界，确保合作方已获得客户合法授权，且采集的数据来源合规、内容真实。（三）采集流程管控业务部门提出数据采集需求后，需经法务、合规部门审核，确认采集行为符合法律法规及本制度要求。采集完成后，需对数据进行去重、校验，确保数据准确性，同时建立采集台账，记录采集时间、渠道、内容及授权文件编号。三、客户数据存储与安全管理（一）存储方式与期限1.存储介质：客户数据应存储于企业合规的服务器或通过资质合规的云服务提供商托管，禁止存储于个人设备或未经审批的外部存储介质。2.存储期限：遵循“必要期限”原则，交易类数据（如订单信息）保存至交易完成后合理期限，营销类、行为类数据保存至客户注销账户或明确要求删除且无合规留存必要时。（二）访问权限管理建立分级授权的访问控制机制：核心数据（如支付信息、身份信息）仅限数据管理部门、合规部门等关键岗位人员经审批后访问；业务数据（如消费记录、会员等级）根据岗位需求分配权限，实行“最小权限”原则；（三）安全技术措施1.数据加密：对客户敏感数据（如身份证号、银行卡号）采用国密算法加密存储，传输过程中使用SSL/TLS协议加密；2.安全防护：部署防火墙、入侵检测系统（IDS）、数据防泄漏（DLP）工具，定期进行漏洞扫描与渗透测试；3.备份与容灾：每周进行增量备份、每月进行全量备份，备份数据存储于异地灾备中心，确保数据丢失或损坏时可快速恢复。四、客户数据使用规范1.业务场景限制：客户数据仅限用于客户服务（如订单查询、售后处理）、精准营销（基于客户偏好推送合规营销信息）、数据分析（优化业务流程、产品设计）等与电子商务业务直接相关的场景，禁止用于违法违规或超出授权范围的活动。2.数据脱敏与匿名化：内部分析、测试等场景使用客户数据时，需对敏感信息进行脱敏（如隐藏身份证号后6位、手机号中间4位）或匿名化处理，确保无法识别到具体个人。（二）外部使用规范1.合作方使用：向第三方合作方提供客户数据时，需签订《数据使用协议》，明确数据使用目的、范围、期限及安全责任，合作方需具备相应的数据安全能力（如通过等保三级认证）；2.合规披露：因法律法规要求（如司法调查、监管检查）需披露客户数据时，由法务部门审核披露内容及流程，确保披露行为合法合规，且仅提供必要范围内的数据。五、客户数据共享与合作管理（一）合作方资质审核选择数据合作方时，需对其进行合规性尽调，包括但不限于：企业资质（营业执照、数据安全相关认证）、数据安全管理制度、过往数据合规记录等，确保合作方具备安全处理客户数据的能力。（二）数据共享流程1.业务部门提交数据共享申请，说明共享目的、数据范围、合作方信息；2.合规部门审核申请，确认共享行为符合法规及本制度要求；3.与合作方签订《数据共享协议》，明确数据权属、使用限制、保密义务及违约责任；4.共享数据前，需对数据进行脱敏、去标识化处理，禁止共享原始敏感数据。六、客户数据销毁与注销管理（一）销毁触发条件满足以下任一条件时，需启动客户数据销毁流程：1.客户主动申请注销账户，且无法律法规要求的留存必要；2.数据存储期限届满，且业务部门确认无继续使用价值；3.合作项目终止，且协议约定需销毁共享数据。（二）销毁方式与记录1.物理销毁：存储介质（如硬盘）需通过消磁、粉碎等方式彻底销毁，由运维部门执行并留存销毁记录（含时间、方式、执行人）；2.逻辑删除：数据库中的数据需通过覆盖、删除索引等方式彻底清除，禁止仅删除文件或修改权限；3.数据销毁后，需更新数据台账，注明销毁时间、方式及审批人，确保可追溯。七、监督与考核（一）内部监督1.合规部门每季度对客户数据管理情况进行审计，重点检查数据采集合规性、存储安全、使用范围等，形成审计报告；2.数据管理部门每月对数据访问日志进行分析，排查异常访问行为（如高频访问、越权访问），及时发现安全隐患。（二）违规处理对违反本制度的行为，视情节轻重采取以下措施：1.对责任人员进行批评教育、绩效扣分、岗位调整；2.造成数据泄露或合规风险的，依法追究法律责任，并要求赔偿损失；