行政事业单位财务档案管理制度

行政事业单位财务档案管理制度第一章总则为规范行政事业单位财务档案管理，保障财务档案的真实、完整、安全，充分发挥财务档案的凭证、查考和管理价值，根据《中华人民共和国档案法》《会计档案管理办法》及国家有关财务、档案管理规定，结合本单位实际，制定本制度。本制度适用于本单位及所属各部门的财务档案管理工作。财务档案管理遵循“统一领导、分级负责，安全保密、方便利用，规范管理、全程管控”的原则，确保财务档案管理工作有序开展。第二章财务档案的范围财务档案是单位在财务管理、会计核算等经济活动中形成的具有保存价值的文字、图表、电子数据等不同形式的历史记录，主要包括以下类别：（一）会计凭证类1.原始凭证：含外来原始凭证（如发票、收据、银行回单等）和自制原始凭证（如工资表、报销单、出入库单等）；2.记账凭证：含收款凭证、付款凭证、转账凭证及汇总凭证等。（二）会计账簿类1.总账：综合反映单位经济业务总分类核算的账簿；2.明细账：按明细科目分类登记经济业务的账簿（含收入、支出、往来、固定资产等明细账）；3.日记账：如现金日记账、银行存款日记账；4.其他辅助账簿：如备查簿、固定资产卡片（固定资产报废清理后保管5年）等。（三）财务报告类1.年度财务决算报告：含报表、附注、财务情况说明书等；2.月度、季度财务会计报告：含资产负债表、收入支出表、现金流量表等；3.预算执行情况报告：反映预算编制、执行、调整及分析的相关资料；4.审计报告：含内部审计、外部审计（财政、审计部门或第三方机构审计）形成的报告及整改资料。（四）其他财务资料类1.银行存款余额调节表、银行对账单；2.纳税申报表、税收缴款书及税收优惠相关资料；3.财务合同：如采购合同、借款合同、租赁合同等；4.票据存根：含财政票据、发票等的存根联及领用登记薄；5.电子会计资料：如电子凭证、电子账簿、电子报表及相关元数据、备份数据等；6.其他具有保存价值的财务文件：如财务制度、财务分析报告、资金审批文件等。第三章财务档案的收集与整理（一）收集要求各业务部门及财务部门应在经济业务发生后，及时收集相关财务资料，确保资料完整、准确。财务部门指定专人负责财务资料的日常归集，每月终了对当月形成的会计凭证、账簿等资料进行初步整理；年度终了后3个月内，完成全年财务档案的集中整理工作。（二）整理规范1.会计凭证：按凭证编号顺序装订成册，加装封面、封底，注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起止号码等信息，由装订人在封签处签名或盖章。凭证数量较多时可分册装订，每册厚度不超过2厘米。2.会计账簿：年度终了后，对活页账簿进行整理（去除空白页），按账户顺序编号，加具封面后统一装订为定本式账簿；固定资产卡片在固定资产报废清理后，按类别、时间顺序整理归档。3.财务报告：按年度、季度、月度分类整理，注明编制时间、编制人，附相关分析说明，装订成册后加盖单位公章。4.电子财务档案：对电子会计资料进行格式转换（如PDF、XML等长期可读格式），建立元数据文件并与纸质档案一一对应；定期进行异地备份，防止数据丢失。（三）归档移交整理完毕的财务档案，由财务部门编制《财务档案移交清册》（列明档案名称、卷号、册数、起止年度、应保管期限、已保管期限等），移交本单位档案管理部门（或财务部门指定的档案专管岗位）。移交时双方当场核对，确认无误后签字盖章，移交清册一式两份，双方各存一份。第四章财务档案的保管与利用（一）保管要求1.保管场所：财务档案应存放于专用档案室或档案柜，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防磁（对电子档案）等条件，温度保持在14-24℃，相对湿度保持在45%-60%。2.保管期限：严格按照《会计档案管理办法》规定执行：会计凭证、会计账簿（含总账、明细账、日记账、辅助账簿）保管30年；月度、季度财务会计报告（含报表、附注）保管10年；年度财务决算报告、审计报告、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书永久保管；银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表保管10年；固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。（二）利用管理1.内部借阅：单位内部人员因工作需要借阅财务档案，需填写《财务档案借阅申请表》，经部门负责人及财务负责人审批后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不超过15天，如需续借应重新办理审批。借阅人应妥善保管档案，不得拆散、涂改、抽换或转借。2.外部调阅：外单位因审计、检查、诉讼等需要调阅财务档案，需持单位公函及经办人有效证件，经本单位负责人批准后，由档案管理人员陪同查阅；必要时可复制相关档案，但需在《财务档案利用登记表》中注明复制内容及用途，严禁外单位人员直接接触原档。第五章财务档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织单位应成立由财务部门、档案管理部门、审计部门及相关业务部门组成的财务档案鉴定小组，每5年对已到保管期限的财务档案进行一次全面鉴定，提出保留或销毁的意见。（二）销毁流程1.编造清册：对经鉴定确无保存价值的财务档案，由鉴定小组编制《财务档案销毁清册》（列明档案名称、卷号、册数、起止年度、应保管期限、已保管期限、销毁时间等）。2.审批签字：《财务档案销毁清册》经单位负责人、档案管理部门负责人、财务部门负责人审批后，报同级财政部门备案（财政拨款单位需按财政部门要求履行备案程序）。3.监督销毁：销毁财务档案时，应指定两名以上人员负责监销（档案管理部门、财务部门各至少1人）。监销人应对销毁过程进行全程监督，核对销毁档案与清册内容是否一致，销毁完毕后在清册上签名盖章。4.特殊情形：保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止；单独抽出立卷的档案，应在销毁清册和保管清册中注明。第六章责任与监督（一）部门职责1.财务部门：负责财务档案的日常收集、整理、移交，确保财务资料的真实、完整；配合档案管理部门开展保管、利用、鉴定等工作。2.档案管理部门：负责财务档案的集中保管、安全防护，办理档案借阅、复制等利用手续，组织开展档案鉴定与销毁工作。3.各业务部门：负责本部门经济业务相关财务资料的及时提供，配合财务部门和档案管理部门做好档案管理工作。（二）监督检查单位应定期（每年至少一次）对财务档案管理工作进行检查，重点检查档案的收集整理、保管条件、利用登记、鉴定销毁等环节是否合规。对检查中发现的问题，应及时整改；对因管理不善导致档案损毁、丢失或泄密的，依法依规追究相关人员责任。（三）信息化管理推进财务档案电子化管理，建立财务档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等全流程信息化。电子档案管