发票开具与报销流程操作手册

发票开具与报销流程操作手册一、发票开具流程（一）开具前准备工作开展发票开具工作前，需完成三项核心准备：业务信息确认：与业务经办方核对交易内容（如服务项目、商品明细）、金额（含税/不含税需明确）、交易时间，确保信息与实际业务一致。受票方信息收集：开具增值税普通发票：需确认受票方名称（全称）、联系电话（可选）、地址（可选）；若为企业，需补充纳税人识别号（税号）。开具增值税专用发票：除上述信息外，还需收集受票方的开户银行名称、账号、地址及电话（需与税务登记信息一致）。开票系统与设备检查：确保税控盘（或税务Ukey）已正常连接电脑，开票软件完成更新且未超开票限额，打印机状态良好、纸张充足。（二）发票开具操作（以增值税发票为例）1.增值税普通发票开具1.登录开票软件（如“增值税发票开票软件（税务Ukey版）”或“金税盘版”），进入【发票管理】-【发票填开】-【增值税普通发票填开】。2.填写受票方信息：在“购买方”栏依次录入名称、税号（企业必填）、地址电话（可选）、开户行及账号（普通发票可留空）。3.填写货物或应税劳务信息：点击【新增商品】，选择或添加商品编码（需与实际业务匹配，如“咨询服务”“办公用品”等），录入数量、单价（含税/不含税需与金额逻辑一致），系统自动计算税额。4.核对信息无误后，点击【开具】，选择打印机完成发票打印。建议打印前预览格式，确保二维码、密码区清晰完整。2.增值税专用发票开具操作流程与普票类似，但需注意：受票方信息需完整填写开户行、账号、地址、电话（需与税务备案信息一致）。若受票方为小规模纳税人或个人，原则上不得开具专票（特殊业务除外，需提前确认政策）。开具后需在发票联、抵扣联加盖发票专用章（电子专票无需盖章，纸质专票需清晰加盖）。（三）开具后注意事项发票交付：纸质发票需当面交付或通过快递（建议挂号信或顺丰等可追踪方式）寄送，电子发票可通过开票软件、邮箱或第三方平台推送。交付前需再次核对受票方信息，避免错寄。作废与红冲：当月开具的发票，若发现信息错误或交易取消，可直接在开票软件中【作废】（需收回全部联次，电子发票不可作废，需红冲）。跨月或已抄报税的发票，需开具红字发票：先填写《开具红字增值税专用发票信息表》（普票无需信息表），上传审核通过后，再开具红字发票冲销原票。存档管理：开票方需留存发票存根联（或电子发票原件），按开票日期顺序装订，保存期限不少于10年（涉及税务稽查的凭证需永久保存）。二、发票报销流程（一）报销凭证准备要求1.发票有效性审核票面信息：名称需与本单位全称一致（不得使用简称或错别字），税号准确，开票日期在业务发生年度内，金额大小写一致，“货物或应税劳务名称”需具体（如“办公用品”需附清单，“咨询费”需说明服务内容）。发票合规性：纸质发票需加盖发票专用章（电子发票无需盖章，但需确保来源合法），无涂改、挖补痕迹，二维码/密码区清晰可辨。2.辅助材料补充采购类报销：需附采购合同（或订单）、验收单（如办公用品、设备需部门确认签收）、付款凭证（如银行转账记录、付款申请单）。差旅类报销：需附出差审批单（含出差事由、时间、地点）、行程单（机票、火车票等）、住宿水单（需与发票金额、日期匹配）。服务类报销：需附服务协议、成果确认单（如咨询服务需提供报告或验收说明）。（二）报销申请操作步骤1.填写报销单：使用公司统一的报销单模板，填写报销日期、部门、报销人、报销事由（需简明描述业务，如“2023年X月X日北京出差住宿费”）、发票张数、总金额（需与发票合计一致）。2.票据粘贴：将发票（及辅助材料）按大小、类型整理，使用胶水或胶棒粘贴在报销单背面（或粘贴单），确保票据平整、不重叠，左上角对齐便于翻阅。3.提交审批：依次提交部门负责人（审核业务真实性）、财务初审（审核票据合规性）、分管领导（按金额权限审批，如单笔超X元需总经理审批）。（三）财务审核与付款1.财务初审要点发票与报销单信息一致性：金额、事由、张数是否匹配，辅助材料是否齐全。政策合规性：是否符合公司报销制度（如差旅标准、招待费限额）、税务政策（如福利费发票需并入工资计税）。特殊情况处理：跨年发票需确认是否在汇算清缴前提交（企业所得税税前扣除要求），不合规发票需退回重开或说明原因。2.付款与入账财务审核通过后，按公司付款流程操作（如网银转账、现金支付、冲抵借款等），付款信息需与报销单收款账户一致。会计根据报销单与发票，计入对应会计科目（如“管理费用-差旅费”“销售费用-办公费”），并附发票及辅助材料作为记账凭证附件。（四）特殊情况处理1.发票丢失丢失增值税专用发票：需取得开票方的记账联复印件（加盖发票专用章）及《丢失增值税专用发票已报税证明单》（或电子税务局开具的证明），作为抵扣及入账凭证。丢失普通发票：取得开票方记账联复印件（加盖公章），由报销人出具情况说明（部门负责人签字）后报销。2.跨年报销当年业务次年报销的发票，需在次年企业所得税汇算清缴前（通常为5月31日）提交，否则可能影响税前扣除。特殊情况需附说明（如项目延迟结算）。3.发票不合规退回财务发现发票抬头错误、税率有误、内容笼统等问题，需及时退回报销人，要求开票方重新开具（需在开票当月或红冲后重开）。三、风险提示与合规建议税务合规风险：虚开发票（如开具与实际业务不符的发票）、使用假发票将面临罚款、滞纳金甚至刑事责任，需严格审核发票真实性与业务关联性。内部管控建议：定期组织发票