常用公文写作培训课件(共 43张)

常用公文写作培训课件第一章:公文写作概述公文的定义与特点公文是党政机关、企事业单位在公务活动中形成和使用的具有法定效力和规范格式的文书。公文具有权威性、规范性、时效性和传递性等显著特点,是组织管理和信息传递的重要工具。公文写作的重要性与应用场景公文写作的基本原则准确性原则内容真实可靠,数据精确无误,用词恰当得体,确保信息传递不产生歧义或误解。规范性原则严格遵守公文格式标准,使用规范的文种、结构和语言,符合相关法规和制度要求。简洁性原则语言精炼明确,避免冗余表述,用最少的文字表达最完整的意思,提高阅读效率。逻辑清晰与条理分明公文的分类与结构通知用于发布规章制度、传达事项、布置工作等,应用最为广泛的公文类型。报告向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议的陈述性公文。请示向上级机关请求指示、批准的请求性公文,需要明确答复。函件不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题的平行文。公文的基本组成部分解析标题:由发文机关、事由和文种组成主送机关:公文的主要受理单位正文:公文的核心内容部分附件:补充说明正文的相关材料典型公文结构示意图公文写作的骨架01标题部分准确概括公文主旨02主送机关明确受文对象03正文内容详细阐述具体事项落款署名第二章:通知与公告写作技巧通知与公告的区别与联系通知主要用于向特定对象传达具体事项、布置工作任务或告知相关要求,具有较强的针对性和约束力。通知的受众范围相对明确,内容详细具体。公告则用于向社会公众或不特定对象发布重要事项和法定事项,具有广泛性和权威性。公告内容简洁明了,注重信息的公开性和透明度。标题、正文、落款格式规范标题:居中书写,包含发文机关、事由和文种主送机关:顶格书写,后加冒号正文:首行缩进两字符,说明通知事项附件:如有附件需单独列出落款:发文机关署名和成文日期通知写作案例分析某单位会议通知范文拆解关于召开2024年度工作总结会议的通知各部门:经研究决定,定于2024年1月15日(周一)下午14:00在公司三楼会议室召开2024年度工作总结会议。现将有关事项通知如下:一、会议时间与地点(具体说明);二、参会人员(明确范围);三、会议议程(列明要点);四、相关要求(注意事项)。请各部门按时参加,不得缺席。标题精准明确会议性质、时间特征和文种主送明确清楚列出所有受文单位或部门内容完整时间、地点、参会人员、议程一应俱全要求具体明确提出参会纪律和准备事项常见写作误区及避免方法标题过于简单或复杂,应简明扼要概括核心内容正文缺少关键要素,必须包含时间、地点、事项等语言不够规范,避免使用口语化或模糊表述格式不符合规范,严格按照公文格式标准书写公告写作实战要点语言风格与表达方式公告的语言应当庄重、准确、简洁,体现官方权威性。用词要规范标准,避免使用含糊不清或容易引起歧义的表述。句式结构清晰明了,便于公众理解和接受。公告内容应开门见山,直接说明核心事项,不需要过多的铺垫或解释。重要信息要突出显示,确保读者能够快速获取关键内容。结尾部分可说明生效时间或联系方式。典型公告范文展示关于调整办公时间的公告根据工作需要,经研究决定,自2024年2月1日起调整本单位办公时间。具体安排如下:周一至周五上午8:30-12:00,下午14:00-17:30。周末及法定节假日正常休息。特此公告。第三章:请示与报告写作请示的用途用于向上级机关请求指示、批准事项,属于请求性上行文,必须一文一事。请示的格式包括标题、主送机关、正文(请示缘由、事项、结语)、落款等要素。报告的分类分为工作报告、情况报告、答复报告等类型,属于陈述性上行文。写作流程明确写作目的、收集相关资料、拟定提纲、撰写初稿、审核修改。请示与报告是公文写作中最常用的上行文种,两者在用途和写作要求上存在明显区别。请示需要上级明确答复和批准,具有很强的时效性;而报告主要用于汇报工作、反映情况,一般不要求批复。准确区分和运用这两种文种,是公文写作的基本功。请示写作要点明确请求事项开门见山说明请示的具体事项,避免含糊其辞或模棱两可,确保上级机关能够准确理解请示内容。逻辑严密请示理由充分,分析透彻,论证有力,使上级机关了解请示的必要性和可行性。重点突出突出核心请求,层次分明,便于上级机关快速把握要点并作出批复决定。请示写作的关键环节请示缘由:简要说明请示的背景和原因,交代清楚为什么要请示请示事项:详细阐述具体请求内容,可以分条列出,便于批复结束语:使用规范用语,如"妥否,请批示"、"特此请示,请予批准"等时效性:请示应及时上报,不可拖延,以免影响工作进度注意事项:请示必须在事前行文,不得"先斩后奏"。一份请示只能主送一个上级机关,不得多头主送。请示不得抄送下级机关。报告写作技巧数据与事实支撑报告的说服力来自于翔实的数据和确凿的事实。在撰写报告时,应当充分运用统计数据、调查结果、案例分析等材料,用数字说话,用事实证明。数据应当准确可靠,来源明确;事实应当客观真实,有据可查。避免主观臆断和空洞说教,让报告内容更加充实可信。结论与建议的表达报告的结论部分应当在充分分析的基础上得出,观点明确,态度鲜明。建议部分要针对性强,切实可行,具有参考价值和指导意义。建议可以分条列出,每条建议都要有理有据,说明实施的必要性、可行性和预期效果。语言要简洁明了,便于上级机关理解和采纳。1收集资料全面搜集相关数据和信息2分析整理对材料进行归纳和分析3形成观点得出结论并提出建议4撰写成文按规范格式完成报告报告写作流程图从调研到结论的写作路径前期调研确定报告主题,制定调研方案,开展实地调查和资料搜集工作。数据分析对收集的数据进行整理、统计和深入分析,找出规律和问题。撰写报告按照报告格式要求,系统阐述调研情况、分析结果和工作建议。审核完善仔细审查报告内容,修改完善,确保准确规范后上报。第四章:函件写作规范商务函件与行政函件区别商务函件用于企业之间的商务往来,包括合作邀请、业务咨询、商务洽谈等。语言相对灵活,注重商务礼仪和专业表达,强调合作意愿和互惠互利。行政函件用于不相隶属机关之间的公务联系,包括商洽工作、询问答复、请求协助等。语言严谨规范,格式要求严格,体现行政权威性和严肃性。函件格式与礼仪要求标题完整规范,注明函件性质称谓得体,根据对象选择合适称呼正文层次清晰,语言简洁明了结束语礼貌恰当,体现尊重态度商务函件写作案例合作邀请函范文解析关于邀请贵公司参加产品发布会的函尊敬的XX公司领导:我公司将于2024年3月20日举办新产品发布会,诚挚邀请贵公司派代表莅临指导。本次发布会将展示我公司最新研发成果,并探讨未来合作机会。发布会地点:XX国际会议中心,时间:上午9:00-12:00。敬请回复。顺颂商祺!XX科技有限公司2024年3月1日语言得体使用尊称和敬语,体现对合作伙伴的尊重,如"尊敬的"、"诚挚邀请"、"莅临指导"等礼貌用语。信息明确清楚说明活动时间、地点、内容和目的,便于对方安排行程和做出决定。礼貌用语结束语使用"顺颂商祺"等商务礼仪用语,显示专业素养和商务诚意。行政函件写作要点规范用语与格式行政函件必须严格遵守公文写作规范,使用标准的公文用语和格式。标题应当完整规范,包括发文机关名称、事由和"函"字。主送机关要明确具体,不得省略或简化。正文应当开门见山,直接说明函件事由,阐述具体事项,提出要求或建议。结束语要恰当得体,常用"特此函告"、"请予支持"、"盼复"等用语。1商洽函用于商洽工作事宜,协调相关事务,促进部门间协作配合。2询问函用于向有关单位询问情况、了解信息,要求对方给予答复。3答复函用于答复询问事项,说明情况,给予明确回应和解释。4请求函用于请求协助、支持或配合,说明请求事项和理由。5告知函用于告知相关事项、通报情况,要求对方知晓或配合。第五章:会议纪要与备忘录会议纪要的作用与写作要点会议纪要是记录会议基本情况、主要内容和议定事项的公文,具有记录、传达和督办作用。会议纪要应当准确反映会议精神,真实记录讨论情况和决定事项。写作时要突出重点,抓住会议的核心内容和关键决议。语言要简洁明了,避免冗长叙述。对于重要决定和工作部署,要详细记录,确保执行有据可依。备忘录的格式与内容要求备忘录是一种非正式的内部沟通文件,用于记录重要事项、提醒注意事项或传达简要信息。格式相对灵活,但仍需包含基本要素:收件人、发件人、日期、主题和正文。内容要简明扼要,一般控制在一页之内。重点信息要突出显示,便于阅读和理解。语言可以相对轻松,但仍需保持专业性。会议纪要写作实例会议内容摘要技巧01记录会议基本信息准确记录会议时间、地点、主持人、参会人员等基本信息。02提炼会议主要内容概括各项议题的讨论情况,提炼核心观点和主要意见。03明确议定事项清楚列出会议形成的决议、决定和工作安排。04标注责任分工明确各项工作的责任部门、责任人和完成时限。重点事项记录方法对于重要决策,要完整记录讨论过程和最终决定对于工作部署,要详细记录任务内容、责任主体和时间要求对于不同意见,要客观记录各方观点和最终处理意见对于需要跟踪的事项,要特别标注以便后续督办备忘录写作技巧简明扼要,突出重点备忘录的核心价值在于快速传递关键信息。写作时应开门见山,直接说明主题,避免冗长的铺垫和解释。用简短的段落和清晰的要点来组织内容,使读者能够在最短时间内把握核心信息。用简洁的标题概括主题标题应当准确反映备忘录的核心内容,便于快速识别和归档。正文采用要点式表达使用项目符号或编号列出关键信息,便于阅读和理解。突出需要行动的事项对于需要采取行动的内容,要明确说明行动要求和时限。适用场景与范文展示备忘录收件人:市场部全体员工发件人:市场部经理日期:2024年1月10日主题:季度营销会议安排本周五下午3点在会议室召开季度营销总结会议。请各位准备好季度工作总结和下季度计划。会议预计2小时,请提前安排好工作。第六章:合同与协议写作基础合同的基本构成要素合同主体明确甲乙双方的名称、地址、法定代表人等基本信息,确保主体资格合法有效。合同标的详细描述合同涉及的商品、服务或权利,包括数量、质量、规格等具体内容。价款与支付明确约定价格、支付方式、支付时间和结算方式,避免经济纠纷。权利义务清楚界定双方的权利和义务,确保合同履行的顺利进行。违约责任约定违约情形和相应的责任承担方式,保障合同的严肃性。语言规范与法律风险防范合同语言必须准确、严谨、规范,避免使用模糊不清或容易引起歧义的表述。专业术语应当使用标准定义,关键条款要反复推敲。合同中的权利义务关系要明确清晰,防止因表述不当而产生法律纠纷。建议重要合同由法律专业人士审核把关。合同写作案例分析典型合同条款讲解条款一:合同期限"本合同自2024年1月1日起生效,至2024年12月31日止,期限为一年。合同到期前30日,如双方无异议,可续签。"分析:明确约定起止日期和续约条件,避免时间争议。条款二:付款方式"乙方应在合同签订后3个工作日内支付30%预付款,货物验收合格后支付余款70%。"分析:具体说明付款节点和比例,保障交易安全。常见合同陷阱提示模糊的时间约定避免使用"尽快"、"及时"等不确定表述,应明确具体日期或期限。不完整的违约条款违约责任必须明确具体,包括违约情形、责任承担和损害赔偿方式。含糊的质量标准质量要求应当有明确的衡量标准,不能仅凭主观判断。缺失的争议解决条款应明确约定争议解决方式,如协商、仲裁或诉讼,并确定管辖地。第七章:简历与求职信写作简历的结构与内容重点优秀的简历应当结构清晰、重点突出、内容真实。基本信息要完整准确,教育背景按时间倒序排列,工作经历要突出业绩和成果。专业技能和项目经验是简历的核心亮点,应当详细描述并用数据说话。个人信息:姓名、联系方式、电子邮箱教育背景:学历、专业、毕业院校、主修课程工作经历:公司、职位、工作时间、主要职责和业绩专业技能:语言能力、计算机技能、专业证书求职信的写作技巧与注意事项求职信是展示个人优势和求职诚意的重要工具。写作时要针对具体岗位,突出与岗位要求匹配的能力和经验。语言要简洁有力,展现积极进取的态度和对公司的了解。开头明确说明应聘岗位和信息来源正文突出个人优势和与岗位的匹配度结尾表达面试期待和感谢篇幅控制在一页以内,避免冗长简历写作范例个人信息、教育经历、工作经验个人信息张三|138-0000-0000|zhangsan@5年市场营销经验|北京教育背景2015-2019XX大学市场营销专业本科主修课程:市场调研、品牌管理、数字营销、消费者行为学工作经历2019-至今XX科技公司高级市场专员负责品牌推广和市场活动策划,成功策划3次大型产品发布会,新媒体粉丝增长200%,市场份额提升15%专业技能精通数字营销工具和数据分析,擅长内容创作和社交媒体运营,CET-6英语水平,熟练使用Office办公软件关键词优化与排版技巧使用行业关键词,提高简历搜索匹配度用数字和百分比量化工作成果采用清晰的标题和分段,便于阅读选择简洁专业的字体和版式控制篇幅在1-2页之内突出显示核心技能和重要成就使用主动语态描述工作内容检查拼写和语法,确保零错误求职信写作要点个性化表达与针对性成功的求职信必须体现对目标公司和岗位的深入了解。在写作前,应当充分研究公司背景、企业文化、岗位要求和行业特点。求职信内容要紧扣岗位需求,用具体事例说明自己如何满足岗位要求。避免使用千篇一律的模板,要展现个人特色和真诚态度。精准定位明确说明应聘岗位,展示对公司和岗位的了解程度。突出匹配用具体案例说明自己的能力和经验与岗位要求的契合度。展现价值说明能为公司带来什么价值,如何助力公司发展目标。语言简洁,突出优势尊敬的人力资源部:我对贵公司招聘的市场经理一职非常感兴趣。作为一名拥有5年市场营销经验的专业人士,我在品牌推广和数字营销方面积累了丰富经验。在上一家公司,我成功策划并执行了多个大型营销项目,使品牌知名度提升40%,销售额增长25%。我深信这些经验能够为贵公司的市场拓展带来积极贡献。期待有机会进一步交流。第八章:电子邮件与网络公文写作电子邮件格式规范1主题明确邮件主题要简洁准确地概括邮件内容,便于接收者快速判断邮件重要性和处理优先级。避免使用含糊或过于笼统的主题。2称呼得体根据收件人的身份和关系选择合适的称呼,如"尊敬的XX先生/女士"、"亲爱的XX"等。正式邮件应使用正式称谓。3正文简洁邮件正文应开门见山,直接说明写邮件的目的。使用短段落和要点式表达,便于阅读。重要信息可用加粗或颜色突出。4署名规范邮件结尾应包含礼貌用语和完整的个人信息,如姓名、职位、公司、联系方式等,便于对方回复和联系。网络公文的特点与写作技巧网络公文是适应数字化办公需求而产生的新型公文形式。它具有传播速度快、覆盖范围广、互动性强的特点。写作时既要遵循传统公文规范,又要考虑网络传播特点。内容要简洁明了,便于在电子设备上阅读;格式要清晰规范,便于归档和检索;语言可适当活泼,但不失专业性。电子邮件写作案例商务邮件范文解析主题:关于2024年度战略合作洽谈会议的邀请尊敬的李总:您好!感谢贵公司一直以来对我公司的信任与支持。为进一步深化双方合作,我公司拟于2024年3月15日(周五)下午14:00在公司会议室召开战略合作洽谈会议。会议主要议题:1.回顾2023年合作成果2.探讨2024年合作计划3.商讨新项目合作机会诚挚邀请您拨冗出席,如有任何问题,请随时与我联系。期待您的回复。此致敬礼!王明|市场部经理|XX科技有限公司电话:138-0000-0000|邮箱:wangming@常见错误与改进建议主题不明确错误:"关于会议"→改进:"关于3月15日战略合作会议的邀请"正文过于冗长错误:大段文字没有分段→改进:使用短段落和要点列表缺少行动号召错误:没有明确要求→改进:"请在3月10日前回复确认"署名信息不完整错误:只有姓名→改进:包含职位、公司、联系方式网络公文写作趋势新媒体环境下的公文创新随着移动互联网和社交媒体的发展,公文写作正在经历深刻变革。传统公文的严肃性和规范性得以保留,同时融入了更多新媒体元素,使内容更加生动、传播更加高效。现代公文越来越注重用户体验,采用图文结合、视频嵌入等多媒体形式,提高信息传达效率。同时,互动性增强,读者可以通过评论、转发等方式参与讨论,形成良好的沟通闭环。语言风格与传播效果简洁化表达网络公文追求精炼,避免冗长表述,用最少文字传达最多信息,适应快节奏阅读习惯。可视化呈现善用图表、信息图等可视化工具,将复杂数据和信息转化为易懂的视觉元素。移动端优化考虑移动设备阅读体验,优化排版和格式,确保在各种屏幕上都能良好显示。公文写作常见错误与纠正语法、格式、用词误区语法错误主谓不一致:"公司和员工都表示支持"成分残缺:"经过讨论"(缺少主语)句式杂糅:混用不同句式造成语义不清标点符号误用:顿号、逗号、分号使用不当格式错误标题格式不规范,缺少必要要素段落缩进不统一,影响整体美观字体字号混乱,没有统一标准落款位置错误,日期格式不正确用词误区口语化表达:使用"弄"、"搞"等非正式用语模糊词语:"大概"、"可能"、"差不多"重复累赘:"首先第一"、"总共一共"情绪化用词:带有强烈个人情感色彩实例对比与改进方法类型错误示例正确示例时间表述这个月底之前完成2024年3月31日前完成数量表述大约100人左右约100人责任表述相关部门负责由市场部负责,财