2026年塑料制品公司员工档案数字化管理制度

2026年塑料制品公司员工档案数字化管理制度第一章总则第一条为规范公司员工档案数字化管理工作，提升档案管理效率与利用价值，保障员工档案信息安全（含个人隐私与公司涉密信息），依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国个人信息保护法》《企业职工档案管理工作规定》等相关法律法规，结合本公司塑料制品生产经营过程中员工管理实际（含生产车间、研发、行政、销售等多岗位员工档案特点），制定本制度。第二条本制度所称“员工档案数字化”，是指将公司员工的纸质档案（如入职登记表、劳动合同、绩效考核表）、电子文件（如电子版简历、线上培训记录）通过扫描、录入、分类归档等方式，转化为可在公司指定信息系统中存储、检索、使用的数字化档案，并建立纸质档案与数字化档案的对应关联关系的管理过程。第三条员工档案数字化管理遵循“安全优先、规范统一、全程可控、高效利用”的原则，覆盖档案数字化采集、存储、检索、利用、销毁全流程，重点防范档案信息泄露、丢失、篡改风险，确保数字化档案真实、完整、可用。第四条本制度适用于公司所有员工档案（含在职员工、离职员工、退休员工档案）的数字化管理，负责档案管理的人力资源部、技术支持的信息部、监督保障的法务部及各用人部门，需按本制度履行管理职责；公司所有涉及档案数字化操作的人员（如档案管理员、信息系统操作员），均需遵守本制度相关规定。第二章组织体系及职责第五条公司成立员工档案数字化管理小组（以下简称“档案管理小组”），作为档案数字化管理的决策与监督机构。小组组长由分管人力资源工作的副总经理担任，副组长由人力资源部负责人、信息部负责人共同担任，成员包括法务部、安全管理部、财务部负责人及各部门档案联络人（每部门指定1名专员负责本部门员工档案相关对接）。第六条档案管理小组主要职责：（一）贯彻落实国家档案管理与个人信息保护相关法律法规，审定公司员工档案数字化管理制度及配套文件（如《员工档案数字化操作规范》《档案信息安全管理细则》）；（二）界定员工档案数字化范围与分类标准（分为“基础信息档案”“岗位管理档案”“薪酬福利档案”“奖惩考核档案”四类），明确不同类型档案的数字化要求；（三）监督档案数字化管理制度执行情况，检查数字化档案采集质量、存储安全、检索权限管控等工作落实情况；（四）处理档案数字化过程中的重大问题（如档案信息泄露事件、数字化系统故障），审定解决方案与追责措施；（五）定期评估档案数字化管理效果（如检索效率、安全风险发生率），优化管理制度与技术方案（如升级信息系统安全功能）。第七条人力资源部作为档案数字化管理牵头部门，主要职责：（一）负责员工档案数字化的组织实施，制定年度档案数字化工作计划（如确定当年需完成数字化的离职员工档案数量），报档案管理小组审批后执行；（二）负责纸质档案的整理与移交，对需数字化的纸质档案（如员工入职时提交的学历证书复印件、体检报告）进行分类、编号、核对，确保纸质档案完整无破损后，移交数字化操作团队；（三）负责数字化档案的审核与归档，检查扫描后的电子档案（如清晰度、完整性）是否符合标准，核对电子档案与纸质档案的一致性，审核通过后在公司档案管理系统中完成分类归档；（四）负责档案管理系统的日常使用管理，维护员工档案数字化索引（如按员工姓名、工号、部门建立检索标签），受理各部门的档案查询申请，按权限提供数字化档案使用服务；（五）建立纸质档案与数字化档案的关联台账，记录纸质档案存放位置（如档案柜编号、层位）与对应数字化档案的系统存储路径，定期核对台账，确保两者一一对应；（六）开展档案数字化宣传培训，指导各部门档案联络人掌握档案数字化相关要求（如如何规范提交电子版员工考核记录），提升全员档案数字化管理意识。第八条信息部作为档案数字化技术支持部门，主要职责：（一）负责公司档案管理系统的搭建与维护，确保系统具备档案采集（支持扫描上传、批量导入）、存储（加密存储、定期备份）、检索（多条件精准查询）、权限控制（按岗位分配访问权限）等功能；（二）提供档案数字化技术支持，包括配置扫描设备（如高拍仪、扫描仪）、优化扫描参数（如分辨率、文件格式为PDF或JPG）、解决系统操作故障（如上传失败、检索无结果）；（三）保障档案信息系统安全，为系统设置多重安全防护（如账号密码登录、人脸识别验证、数据传输加密），定期进行系统安全漏洞扫描与病毒查杀，防止黑客攻击或数据泄露；（四）负责数字化档案的备份管理，采用“本地备份+异地备份”双重模式，本地备份存储于公司专用服务器，异地备份存储于合规的云存储平台，备份频率为每周1次，确保数据丢失后可及时恢复；（五）配合人力资源部优化档案管理系统功能，根据档案数字化管理需求（如新增离职员工档案分类标签），提供系统升级方案，确保系统满足实际使用需求。第九条法务部、安全管理部等相关部门职责：（一）法务部：审核档案数字化管理制度及档案管理系统用户协议的合法性，确保符合《个人信息保护法》中关于个人信息收集、使用、存储的要求；为档案信息泄露事件提供法律咨询，协助制定法律维权方案；（二）安全管理部：负责档案数字化操作区域（如档案扫描室）的物理安全管理，安装监控设备与门禁系统，仅授权人员可进入；监督纸质档案移交、存储过程中的安全防护，防止纸质档案丢失或被篡改；（三）各部门档案联络人：负责本部门员工档案相关电子文件（如电子版绩效考核表、培训记录）的收集与初步审核，确保文件真实、完整后提交人力资源部；协助人力资源部核对本部门员工数字化档案信息，反馈档案使用过程中的问题。第十条档案数字化操作人员（如人力资源部档案专员、信息部技术人员）职责：（一）严格按照《员工档案数字化操作规范》开展工作，扫描纸质档案时确保清晰度（分辨率不低于300dpi）、无歪斜、无漏扫，录入电子信息时确保准确无误（如员工工号、入职日期）；（二）遵守档案信息保密规定，不私自复制、传播数字化档案信息，不向未授权人员透露档案管理系统账号密码；操作结束后及时退出系统，关闭扫描设备，防止信息泄露；（三）发现档案问题（如纸质档案破损、电子信息录入错误）及时向人力资源部或信息部报告，不得擅自处理；定期整理数字化操作记录（如扫描日志、归档记录），提交人力资源部存档。第三章档案数字化全流程管理第十一条档案数字化范围与采集标准公司员工档案数字化范围覆盖员工从入职到离职（或退休）全周期的关键档案，具体分类及采集标准如下：（一）基础信息档案：包括员工入职登记表、身份证复印件、学历证书与职业资格证书复印件、体检报告、劳动合同（含补充协议）；采集标准为：纸质文件扫描后需清晰显示文字与印章，电子文件需为原件扫描件（非照片拍摄），文件格式统一为PDF；（二）岗位管理档案：包括岗位调动申请表、职务任免通知、岗位培训记录（含线上培训证书、线下培训签到表扫描件）、岗位说明书；采集标准为：电子文件需标注员工姓名、工号及文件生成日期，培训记录需关联对应的培训项目名称；（三）薪酬福利档案：包括薪酬调整申请表、工资条（电子版）、社保公积金缴纳记录、补充福利申领材料（如医疗报销票据扫描件）；采集标准为：涉及金额的信息需清晰可辨，社保公积金记录需与官方平台数据一致，纸质票据扫描后需包含票据编号与报销金额；（四）奖惩考核档案：包括绩效考核表（年度、季度）、奖惩通知（如优秀员工表彰文件、违规处罚决定书）、员工申诉材料及处理结果；采集标准为：考核表需有考核人签字扫描件，奖惩通知需有公司盖章扫描件，确保文件具备法律效力。第十二条档案数字化采集流程（一）纸质档案整理：人力资源部档案专员对需数字化的纸质档案进行分类、编号，按“一人一档”原则整理，在档案袋上标注员工姓名、工号及档案类别；对破损的纸质档案（如边缘撕裂、字迹模糊）进行修复（如粘贴、复印清晰版本），确保扫描质量；（二）扫描与录入：数字化操作人员使用公司指定的扫描设备（如高拍仪）扫描纸质档案，扫描参数按采集标准设置（分辨率300dpi、PDF格式）；对扫描后的电子文件进行命名（命名规则为“员工工号-档案类别-文件名称-日期”，如“2023001-基础信息-身份证复印件-202306”）；同时将员工关键信息（如姓名、工号、入职日期）录入档案管理系统，建立电子文件与员工信息的关联；（三）审核与修正：人力资源部档案专员对扫描后的电子档案进行审核，检查是否存在漏扫、歪斜、清晰度不足等问题，对不合格的电子档案退回重新扫描；核对录入的员工信息与纸质档案是否一致，发现错误及时修正，确保信息准确；（四）归档与关联：审核通过的电子档案，由人力资源部档案专员在档案管理系统中按分类完成归档，同时在关联台账中记录纸质档案存放位置（如“档案柜A-3层-05号档案袋”）与电子档案系统路径，确保纸质档案与数字化档案可相互追溯。第十三条数字化档案存储与安全管理（一）存储载体：数字化档案统一存储于公司档案管理系统（部署在信息部专用服务器），禁止存储于个人电脑、私人U盘、非授权云存储平台等载体；系统按档案类别设置存储目录，如“基础信息档案/2023年入职员工”“离职员工档案/2022年”，便于管理与检索；（二）访问权限控制：档案管理系统采用“分级授权”模式，人力资源部负责人可查看所有员工数字化档案，部门负责人仅可查看本部门员工档案，普通员工仅可查看本人基础信息档案（如身份证复印件、劳动合同）；权限申请需填写《档案系统权限申请表》，经人力资源部审核、档案管理小组审批后开通，权限有效期按实际需求设定（如临时项目需求可设为1个月）；（三）信息传输安全：数字化档案在系统内传输时采用加密协议（如SSL加密），避免传输过程中被截取；外部人员（如审计机构）需获取档案信息时，需签订《档案信息保密协议》，通过公司指定的加密传输渠道（如加密邮件）发送，不得通过普通邮件或即时通讯软件传输；（四）安全审计：档案管理系统自动记录所有操作日志（如登录时间、查询内容、修改记录），日志保存期限不少于3年；信息部每季度对操作日志进行审计，检查是否存在未授权访问、异常下载等行为，发现问题及时向档案管理小组报告。第十四条数字化档案检索与利用（一）检索方式：档案管理系统支持多条件检索，包括按员工工号精准检索、按姓名模糊检索、按部门+档案类别组合检索（如“生产车间-奖惩考核档案”）；检索结果仅显示用户权限范围内的档案列表，点击列表可查看对应的电子档案；（二）利用流程：各部门因工作需要使用数字化档案（如人事部办理社保需查看员工身份证信息、部门负责人考核员工需查看历史绩效表），需填写《数字化档案使用申请表》，注明使用用途、使用期限及所需档案类别，经部门负责人签字后提交人力资源部；人力资源部审核通过后，在系统中为其开通临时检索权限或直接提供所需档案的电子版（标注“仅限工作使用”）；（三）利用限制：数字化档案仅可用于公司内部管理工作（如员工考核、薪酬核算、社保办理），不得用于商业用途或对外泄露；使用过程中不得篡改、删除电子档案内容，不得私自打印未授权的档案信息（如员工薪酬明细）；使用完毕后，人力资源部及时收回临时权限，记录使用情况；（四）档案共享：公司内部需跨部门共享数字化档案（如财务部核算工资需共享员工薪酬调整记录），通过档案管理系统的“共享功能”实现，共享时设置共享期限与查看权限，到期后系统自动取消共享，避免长期共享导致信息泄露。第十五条数字化档案销毁与备份恢复（一）销毁管理：数字化档案需销毁时（如员工离职满5年且无后续关联业务，或因档案重复存储需清理），需填写《数字化档案销毁申请表》，经人力资源部审核、档案管理小组审批后，由信息部在系统中执行销毁操作，并删除所有备份；销毁操作需有2人以上在场监督，填写《数字化档案销毁记录》，记录销毁时间、内容、参与人员，确保可追溯；禁止未经审批私自销毁数字化档案；（二）备份恢复：当数字化档案因系统故障、病毒攻击等原因丢失或损坏时，信息部立即启动备份恢复流程，优先使用本地备份恢复；本地备份损坏时，使用异地备份恢复；恢复后由人力资源部核对恢复的数字化档案与纸质档案的一致性，确保无数据缺失或错误；恢复过程记录在《数字化档案备份恢复日志》中，提交档案管理小组备案。第四章监督管理与责任第十六条监督管理（一）日常监督：档案管理小组每月抽查数字化档案管理情况，重点检查档案采集质量（如扫描清晰度、信息录入准确性）、权限管控（如是否存在越权访问）、备份情况（如备份是否按时完成），发现问题及时要求整改；（二）专项审计：每半年由法务部、安全管理部联合开展档案数字化专项审计，审核档案管理制度执行的合规性（如是否符合《个人信息保护法》）、档案信息安全防护措施的有效性，出具审计报告，提出改进建议；（三）员工监督：公司员工如发现档案数字化管理中的违规行为（如未授权人员查看他人档案、数字化档案信息被篡改），可通过内部监督电话或邮箱举报，人力资源部对举报信息严格保密，在7个工作日内调查核实并反馈处理结果。第十七条责任追究（一）部门责任：人力资源部未按规定开展档案数字化审核，导致数字化档案信息错误或缺失的，扣减部门年度绩效奖金10%-15%，约谈部门负责人；信息部未做好档案管理系统安全防护或备份工作，导致数字化档案泄露、丢失的，扣减部门年度绩效奖金15%-20%，信息部负责人需向档案管理小组提交书面检讨；各部门档案联络人未及时提交本部门员工电子档案或提交虚假档案的，扣减部门月度绩效奖金5%-8%，部门负责人需督促整改。（二）个人责任：档案数字化操作人员因工作疏忽导致纸质档案漏扫、电子信息录入错误的，给予警告处分，扣减当月绩效奖金300-500元；未经授权私自访问、复制、传播数字化档案信息的，给