2026年塑料制品公司运输过程跟踪管理制度

2026年塑料制品公司运输过程跟踪管理制度第一章总则第一条为规范公司货物运输过程跟踪管理，实时掌握货物运输状态，防范货物丢失、破损、延迟交付等风险，保障塑料原材料（如塑料粒子、助剂）、塑料制品成品运输安全，提升客户服务质量，结合塑料制品运输特性（部分产品需防潮、防压）及行业物流管理惯例，特制定本制度。第二条本制度适用于公司所有货物运输场景，包括原材料采购运输、成品销售运输（含国内配送、跨区域运输），涉及物流部门、采购部门、销售部门、仓储部门、安全管理部门及所有参与运输管理的人员，各部门及人员须严格遵照执行。第三条运输过程跟踪管理遵循“实时监控、责任明确、风险预警、闭环管理”的原则，确保运输全流程可追溯，符合《中华人民共和国道路运输条例》《物流术语》（GB/T18354）等国家相关法规与标准，严禁运输商擅自变更路线、延迟反馈运输信息等行为。第四条本制度执行过程中不泄露公司具体运输路线、合作物流商名称、客户信息、货物具体数量及价值等敏感信息，所有表述均为通用管理规范，确保脱敏后仍具备完整的跟踪管理逻辑与实操性。第二章组织职责第五条公司成立运输过程跟踪管理小组（以下简称“跟踪小组”），由公司分管物流的负责人担任组长，物流部门负责人为副组长，采购专员、销售专员、仓储管理员、安全管理专员为组员，统筹运输跟踪管理工作。第六条跟踪小组主要职责：（一）审定运输跟踪管理标准、跟踪频次及信息反馈要求；（二）协调解决运输跟踪中的跨部门问题（如运输异常处置、信息同步延迟）；（三）组织运输异常事故的调查与处理，制定整改措施；（四）每季度评估运输跟踪管理成效，推动跟踪工具优化与人员业务能力提升。第七条物流部门职责：（一）负责运输跟踪的核心管理工作，选择具备实时跟踪能力的合规运输商，签订运输合同明确跟踪义务；（二）建立“公司物流管理系统”，实现货物运输信息（位置、状态、时效）的实时录入与查询；（三）安排专人负责运输跟踪，按频次收集运输信息，更新至管理系统，发现异常立即协调处置；（四）对接运输商与相关部门，同步运输进度，确保采购、销售、仓储部门及时获取货物状态；（五）留存运输跟踪记录（位置截图、沟通记录、异常处置单），建立运输跟踪档案，保存期限不低于3年。第八条采购部门职责：（一）在原材料采购时，向物流部门提供运输需求（如到货时间、货物防潮要求），协助确认跟踪重点；（二）查询原材料运输进度，与供应商、物流部门对接，确认到货时间，提前通知仓储部门准备接收；（三）若原材料运输出现异常（如延迟、货损），配合物流部门与供应商沟通，推动问题解决；（四）接收原材料后，反馈验收结果至物流部门，作为运输跟踪闭环的依据。第九条销售部门职责：（一）在成品销售时，向物流部门提供客户接收信息（如地址、联系人、接收时间要求），明确客户对运输跟踪的需求；（二）向客户同步运输跟踪信息（如“货物已发出，预计3天到达”），提升客户体验；（三）若成品运输出现异常，及时安抚客户，配合物流部门处置（如安排补货、协商延迟赔付）；（四）接收客户验收反馈后，同步至物流部门，完成运输跟踪闭环。第十条仓储部门职责：（一）货物出库时，核对货物信息（品名、规格、数量），粘贴唯一跟踪码（关联物流管理系统），移交运输商；（二）根据物流部门提供的运输跟踪信息，提前做好货物接收准备（如原材料入库仓位、成品卸货场地）；（三）货物到达后，按跟踪信息核对货物，检查是否有破损、短缺，记录验收结果，反馈至物流部门；（四）若发现货物破损、短缺，协助物流部门留存证据（如照片、视频），便于后续理赔。第十一条安全管理部门职责：（一）评估运输过程中的安全风险（如长途运输的货物防护、恶劣天气的运输安全），制定防范措施；（二）监督物流部门运输跟踪管理制度执行情况，每月开展一次抽查，对违规行为（如跟踪信息未及时更新）提出整改要求；（三）参与运输异常事故（如交通事故、货物丢失）的调查，提供安全评估意见与处置建议；（四）每半年组织一次运输安全与跟踪管理培训，提升相关人员风险防范与应急处置能力。第三章运输前跟踪准备第十二条运输计划与跟踪方案制定：（一）物流部门根据采购需求（原材料）或销售需求（成品），在货物出库前1个工作日制定运输计划，明确运输方式（公路、铁路等）、预计运输时长、途经节点（如“XX省XX市中转”）、跟踪频次（如“每4小时更新一次位置”）；（二）针对特殊货物（如需防潮的塑料粒子、易损的成品件），制定专项跟踪方案，增加跟踪频次（如“每2小时更新一次货物温湿度”），明确防护要求（如“车厢需密封、铺防潮膜”）。第十三条运输商与跟踪工具确认：（一）物流部门选择运输商时，要求其具备实时跟踪能力（如配备GPS定位设备、支持手机APP反馈信息），提供跟踪工具使用说明；（二）与运输商约定信息反馈责任，明确“运输前1小时确认发车信息、运输中按频次反馈位置与货物状态、到达前2小时通知接收方”的要求；（三）在物流管理系统中录入运输商信息、跟踪工具链接（如GPS定位查询地址），确保相关部门可便捷查询。第十四条货物标识与信息录入：（一）仓储部门在货物出库前，为每批次货物粘贴唯一跟踪码（含二维码或编号），跟踪码关联货物信息（品名、规格、数量、出库时间）；（二）物流部门将货物信息、运输计划、运输商信息录入物流管理系统，生成运输跟踪单，同步至采购、销售、仓储部门，确保各部门可查询。第四章运输中实时跟踪管理第十五条跟踪频次与内容：（一）短途运输（≤200公里）：每2小时更新一次运输信息，内容包括当前位置、预计到达时间、货物外观状态（如“无破损”）；（二）长途运输（＞200公里）：每4小时更新一次位置信息，每日固定时间（如10:00、16:00）反馈货物状态（如“温湿度正常、货物无移位”）；（三）特殊货物：每2小时更新一次专项信息（如防潮货物的温湿度、易损货物的防护状态），确保无安全隐患。第十六条跟踪信息收集与更新：（一）物流部门安排专人负责跟踪，通过运输商反馈（如电话、APP推送）、GPS定位查询等方式收集信息，在30分钟内录入物流管理系统；（二）系统实时显示货物位置（地图标注）、运输进度（如“已完成60%路程”）、异常提示（如“偏离路线”），相关部门可通过系统查询；（三）若运输商未按约定反馈信息，物流部门须在1小时内联系运输商，查明原因并督促反馈，确保跟踪不中断。第十七条运输异常处置：（一）若发现运输延迟（如“预计到达时间延迟2小时以上”），物流部门立即联系运输商，查明原因（如“堵车、车辆故障”），制定应对措施（如“更换车辆、调整路线”），同步至采购或销售部门，必要时通知客户；（二）若发现货物异常（如“温湿度超标、包装破损”），物流部门要求运输商立即停止运输，采取补救措施（如“更换防潮膜、加固包装”），留存证据，同时协调安全管理部门评估风险，避免损失扩大；（三）若发生重大异常（如交通事故、货物丢失），物流部门立即启动应急预案，上报跟踪小组，联系交警、保险公司，组织人员赶赴现场处置，同时通知采购或销售部门，做好客户安抚与后续补货准备；（四）所有异常处置过程均需记录在《运输异常处置单》，录入物流管理系统，作为后续运输商评估的依据。第五章运输后跟踪闭环第十八条货物验收与信息核对：（一）货物到达后，仓储部门（原材料）或客户（成品）按物流管理系统中的跟踪信息核对货物（品名、规格、数量），检查外观是否有破损、短缺；（二）若验收合格，仓储部门或客户在物流管理系统中确认“已接收”，反馈验收结果（如“合格，无异常”）；（三）若验收不合格（破损、短缺），仓储部门或客户留存证据（照片、视频），反馈至物流部门，物流部门协调运输商与保险公司理赔。第十九条跟踪记录归档：（一）物流部门在运输跟踪闭环后3个工作日内，整理运输全程记录（运输计划、跟踪信息截图、异常处置单、验收结果），归入运输跟踪档案；（二）档案按运输日期、货物类型分类存放，便于后续查询（如客户投诉追溯、运输商评估）。第二十条运输商评估：（一）物流部门每月根据运输跟踪数据（跟踪信息准确率、异常发生率、处置及时率）评估运输商，分为“优秀、合格、不合格”三个等级；（二）对优秀运输商，增加合作频次；对不合格运输商（如“异常发生率超过10%”），暂停合作，要求整改，整改不达标则终止合作。第六章监督考核与附则第二十一条监督检查：（一）跟踪小组每月对运输跟踪管理工作进行检查，内容包括跟踪信息更新及时性、异常处置有效性、档案完整性；（二）安全管理部门每月抽查物流管理系统中的跟踪记录，检查是否存在“跟踪信息缺失、异常未处置”等问题，对违规部门提出整改要求，限期整改。第二十二条考核机制：（一）物流部门：考核指标包括跟踪信息准确率（目标值≥98%）、异常处置及时率（目标值≥95%）、客户满意度（目标值≥90分）；（二）采购、销售、仓储部门：考核指标包括信息反馈及时性（目标值≥98%）、验收记录完整性（目标值100%）；（三）考核结果与绩效挂钩，对连续3个月考核达标的部门或个人给予奖励；对考核不达标、造成损失（如跟踪不及时导致货物丢失）的，给予通报批评