2026年塑料制品公司智能会议室预约调度管理制度

2026年塑料制品公司智能会议室预约调度管理制度第一章总则第一条为规范公司智能会议室的预约、使用与调度管理，保障会议室资源高效利用，满足公司生产经营、技术研发、商务洽谈等各类会议需求，结合智能会议室设备特性（如多媒体控制系统、视频会议功能、环境智能调节系统等）及公司实际办公情况，制定本制度。第二条本制度适用于公司所有智能会议室（含不同规格，如可容纳10人以下的小型洽谈室、10-30人的中型会议室、30人以上的大型会议室）的预约申请、使用管理、设备维护及调度协调工作，公司全体员工（含正式员工、试用期员工、实习人员）及经审批使用会议室的外部人员均需遵守本制度。第三条智能会议室管理遵循“统一预约、合理分配、高效利用、规范使用”的原则，优先保障公司重要会议（如董事会会议、重大项目评审会、重要客户洽谈会）需求，同时兼顾各部门日常会议需求，避免资源闲置或过度占用。第四条公司综合管理部是智能会议室预约调度的归口管理部门，负责制定会议室使用规则、维护预约系统、协调会议室资源、监督使用情况、组织设备维护；各部门指定专人担任“会议协调员”，协助本部门员工办理会议室预约、提醒会议纪律、反馈设备问题；智能会议室设备维护由综合管理部委托专业技术团队（或内部技术岗位）负责，确保设备正常运行。第二章预约管理第五条智能会议室预约需通过公司指定的“智能办公系统”（或线上预约平台）进行，不接受口头预约；特殊情况下（如系统故障、紧急会议），可向综合管理部提交书面《紧急会议室使用申请》，经审批后使用，系统恢复后需补录预约信息。第六条预约时间要求：（一）日常会议（如部门周例会、工作沟通会）需提前2个工作日预约，预约时长原则上不超过3小时；（二）重要会议（如项目评审会、跨部门协调会）需提前3个工作日预约，预约时长可根据会议需求确定，最长不超过8小时（含午休时间的，需注明“含午休时段，会议室暂停使用”）；（三）大型会议（如公司年会、外部合作论坛）需提前7个工作日预约，同时需提交《大型会议保障方案》（含参会人数、设备需求、现场布置要求），由综合管理部协调场地、设备及后勤支持。第七条预约流程：（一）申请人登录“智能办公系统”，选择“会议室预约”模块，填写会议名称、参会人数、会议时间、所需设备（如投影仪、视频会议终端、麦克风）、参会人员（内部员工需勾选姓名，外部人员需注明人数及单位）等信息；（二）系统自动显示可选会议室（根据参会人数、设备需求筛选），申请人选择目标会议室后，提交至本部门“会议协调员”审核；（三）会议协调员确认本部门无冲突会议、信息填写完整后，提交至综合管理部；综合管理部在1个工作日内审核，审核通过后，系统向申请人及参会人员发送预约成功通知（含会议室编号、使用时间、设备操作指南）；审核不通过的，需说明原因（如会议室已被占用、设备无法满足需求），并协助调整预约方案。第八条预约变更与取消：（一）需变更会议时间、地点或设备需求的，申请人需提前1个工作日在系统中提交“预约变更申请”，经综合管理部审核通过后生效；变更后导致原预约时段空闲的，系统自动释放该时段资源；（二）需取消预约的，申请人需提前1个工作日在系统中操作“取消预约”；未按时取消且未使用会议室的（即“爽约”），系统记录一次“违规记录”，同一申请人累计3次“爽约”的，暂停其1个月预约权限。第三章使用与调度管理第九条会议使用前，申请人需提前15分钟到达会议室，通过人脸识别（或门禁卡）开启智能设备，按照《智能会议室设备操作指南》调试设备（如连接电脑、测试麦克风、检查网络）；设备出现故障的，需立即联系综合管理部或技术维护团队，无法及时修复的，综合管理部需在30分钟内协调备用会议室（若有）。第十条会议期间需遵守以下规则：（一）不得超预约时间使用会议室，会议结束后需提前10分钟整理会场（关闭设备、清理垃圾、恢复座椅摆放），系统将在预约结束时间自动关闭部分设备（如投影仪、空调），超时使用需额外支付“超时占用费”（按公司《办公资源使用收费标准》执行）；（二）不得在会议室内吸烟、进食（瓶装水除外）、堆放杂物，禁止使用与会议无关的设备（如连接私人电脑下载无关软件），禁止修改设备系统设置（如更改IP地址、卸载控制软件）；（三）外部参会人员需由内部申请人在会议室门口迎接，核实身份后带入，会议结束后送至门口；涉及公司机密的会议，需提前告知外部人员“保密要求”，禁止录音、录像，必要时需签订《保密承诺书》。第十一条会议室调度协调：（一）当多个部门申请同一时段、同一规格会议室时，综合管理部按“重要性优先、申请时间优先”原则分配：优先保障涉及公司战略决策、核心业务的会议，其次按申请提交时间排序；（二）已预约的会议室因设备故障、紧急公务（如政府部门临时检查、重要客户突发到访）需临时占用的，综合管理部需提前2小时通知原申请人，说明原因并协调更换会议室或调整会议时间，原申请人需配合调整；（三）会议期间出现设备故障且无法短时间修复的，综合管理部需立即启动“备用方案”：小型会议协调至邻近空闲会议室，大型会议协调至备用场地，同时安排技术人员抢修故障设备。第四章设备维护与安全管理第十二条智能会议室设备日常维护：（一）技术维护团队需每周对所有会议室设备进行一次巡检，检查内容包括：多媒体设备（投影仪、显示器、麦克风）是否正常启动、视频会议终端是否连接稳定、环境控制系统（空调、灯光、窗帘）是否灵敏、网络是否通畅，巡检后形成《设备巡检报告》，报综合管理部存档；（二）综合管理部需每季度组织一次设备使用培训，培训内容包括：设备基本操作、常见故障排查、应急处理流程，确保各部门“会议协调员”及高频使用人员掌握操作技能；（三）设备出现故障的，使用人需立即通过“智能办公系统”提交《设备故障报修单》，技术维护团队需在1个工作日内响应，小型故障（如麦克风无声音、投影仪模糊）需在24小时内修复，大型故障（如视频会议系统瘫痪、主板损坏）需在3个工作日内修复，同时提供临时替代方案（如借用便携式设备）。第十三条安全管理：（一）会议室内安装的监控设备（用于设备安全、会议纪律监督），仅由综合管理部授权人员查看，不得用于其他用途，监控录像保存期限为30天，到期自动覆盖；（二）涉及公司商业秘密的会议，使用人需在会议开始前开启“会议保密模式”（通过系统关闭会议室外部显示屏、禁用无关端口），会议结束后删除设备中留存的涉密文件（如PPT、会议纪要）；（三）离开会议室时，使用人需确认所有设备已关闭、门窗已锁闭，发现安全隐患（如电线裸露、设备冒烟）需立即断电并报告综合管理部。第五章监督与责任第十四条综合管理部每月对智能会议室使用情况进行统计分析，形成《会议室使用报告》，内容包括：各会议室使用率、设备故障次数、违规使用记录、预约爽约情况，报告在公司内部公示，督促各部门规范使用。第十五条对违反本制度的行为，按以下规定处理：（一）未通过系统预约擅自使用会议室的，对申请人进行通报批评，扣减部门月度绩效考核分值；（二）会议结束后未整理会场、损坏设备或违规操作导致设备故障的，责任人需承担设备维修费用，情节严重的（如故意损坏、泄露涉密信息），按公司《奖惩管理制度》给予纪律处分；（三）“会议协调员”未履行审核职责、导致重复预约或信息错误的，对其进行诫勉谈话，累计3次的，取消“会议协调员”资格；（四）技术维护团队未按时巡检、拖延故障修复的，对团队负责人进行约谈，影响重要会议开展的，扣减团队绩效奖金。第十六条建立“会议室使用反馈机制”，使用人可在会议结束后通过系统提交《会议室使用评价》，评价内容包括：设备满意度、调度及时性、环境整洁度，综合管理部根据评价结果优化管理流程（如增加设备培训、调整调度规则）。第六章附则第十七条本制度由公司综合管理部负责解释，若与国家相关法律法规（如《数据安全法》《个人信息保