2026年有色金属公司采购申请审批流程管理制度

2026年有色金属公司采购申请审批流程管理制度第一章总则第一条目的为规范公司采购申请与审批工作，明确采购流程各环节要求，控制采购成本，保障生产经营所需物资、服务及时供应，防范采购风险，维护公司合法权益，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规，结合公司实际经营情况，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构所有采购活动的申请与审批流程，包括但不限于生产用原材料（如金属矿石、辅料等）、设备及配件、办公物资、工程服务、技术服务、咨询服务等采购项目。特殊采购项目（如应急采购、单一来源采购）若需调整流程，需经公司采购管理委员会审批后，按专项方案执行。第三条基本原则需求导向原则：采购申请需基于公司实际生产经营、项目建设或管理需求，严禁无需求、超需求申请采购，确保资源合理配置。合规性原则：采购申请与审批流程需符合国家法律法规、行业标准及公司财务、审计等相关管理制度，严禁违规操作。权责清晰原则：明确各部门、各岗位在采购申请、审核、审批环节的职责，确保流程顺畅、责任可追溯。效率与风险平衡原则：在保障审批规范的前提下，优化流程节点，提高采购效率；同时强化风险管控，防范采购过程中的廉洁风险、质量风险、成本风险。预算控制原则：采购申请需在公司年度预算范围内提出，无预算或超预算的采购申请，需按预算调整流程补充审批后，方可进入采购申请环节。第二章采购申请前期准备第四条需求确认申请部门需根据生产计划、项目进度、库存状况或管理需求，提前梳理采购需求，明确采购物资或服务的名称、规格型号、技术参数、数量、质量标准、交货（服务）时间、交货地点、预算金额等关键信息。涉及生产用原材料采购的，申请部门需结合生产消耗定额、库存余量及未来3个月生产计划，计算合理采购数量，避免库存积压或短缺；涉及设备采购的，需提供设备选型论证报告，说明采购设备的必要性、技术先进性及性价比；涉及服务采购的，需明确服务范围、服务标准及验收要求。申请部门需对采购需求的真实性、合理性负责，组织相关技术人员（如生产技术部门、设备管理部门人员）对采购技术参数、质量标准进行确认，确保需求描述准确、无歧义。第五条预算核对申请部门在提交采购申请前，需核对该采购项目是否纳入公司年度预算。若在预算范围内，需注明预算科目及预算金额；若未纳入预算或超出预算额度，需按公司《预算管理办法》向财务部门提交预算调整申请，经预算管理委员会审批通过后，方可发起采购申请。财务部门需配合申请部门进行预算核对，提供预算执行情况查询服务，对无预算、超预算且未完成预算调整审批的采购需求，及时告知申请部门暂缓发起采购申请。第六条供应商初步筛选（如需）对于金额较大（具体金额标准由公司另行制定）或技术复杂的采购项目，申请部门可在提交采购申请前，联合采购部门对潜在供应商进行初步筛选，了解供应商资质、供应能力、产品质量、报价范围等信息，形成初步供应商推荐名单，作为采购申请的附件材料，为后续采购实施提供参考。初步筛选过程需遵守公平公正原则，不得排斥潜在合格供应商，筛选结果仅作为采购申请的辅助依据，不影响后续正式采购流程中的供应商选择。第三章采购申请提交与审核第七条采购申请提交申请部门完成需求确认、预算核对后，需通过公司内部办公系统提交《采购申请表》，并上传相关附件材料，包括但不限于：技术参数确认单、预算调整审批文件（如需）、初步供应商推荐名单（如需）、设备选型论证报告（如需）、服务需求说明书（如需）等。《采购申请表》需由申请部门负责人签字确认（系统中电子签字或线下纸质签字后扫描上传，具体形式由公司统一规定），确保申请内容真实、完整，符合本制度要求。申请部门需对附件材料的真实性、有效性负责，确保附件文件清晰、可查阅，无虚假信息或无效证明材料。第八条部门内部审核对于规模较大或涉及多岗位协作的申请部门，可建立部门内部审核机制，由申请岗位提交采购申请后，先经部门内部相关岗位（如技术岗、成本岗）审核，再由部门负责人最终确认。部门内部审核重点包括：采购需求是否必要、技术参数是否准确、预算金额是否合理、附件材料是否齐全，审核通过后，由部门负责人提交至下一审核环节；审核不通过的，退回申请岗位修改完善后重新提交。第九条相关职能部门审核采购申请经申请部门负责人确认后，系统自动流转至相关职能部门进行审核，各部门审核职责如下：采购部门：审核采购需求描述是否清晰、完整，是否符合采购管理相关规定；审核初步供应商推荐名单（如需）是否合规；评估采购实施难度及周期，判断是否需调整采购方式（如公开招标、邀请招标、竞争性谈判等），并在审核意见中注明。技术部门（如需）：针对涉及技术参数、质量标准的采购项目，审核技术要求是否合理、是否符合公司生产技术规范，对技术描述不明确或存在风险的，提出修改建议。质量部门（如需）：针对涉及产品质量的采购项目（如原材料、设备），审核质量标准是否明确、是否可检验，评估质量风险，提出质量管控建议（如检验方式、验收标准）。财务部门：审核采购项目预算是否合规，预算金额是否准确，预算调整审批是否完成（如需），判断采购资金是否有保障，对预算不符的采购申请，提出暂缓或调整建议。各职能部门需在收到采购申请后的3个工作日内完成审核（特殊情况需延长审核时间的，需提前告知申请部门及采购部门，延长时间不得超过2个工作日），审核通过的，流转至下一审核环节；审核不通过的，需在系统中注明退回理由，退回申请部门修改完善后重新提交。各职能部门审核意见需明确、具体，不得仅标注“不同意”而不说明理由，确保申请部门能够清晰了解问题所在，高效完成修改。第四章采购审批流程第十条审批权限划分公司根据采购项目的金额、性质、风险等级，划分不同的审批权限，明确各级审批人及审批范围，具体审批权限表由公司采购管理委员会制定并定期更新，确保审批权限清晰、无重叠或遗漏。审批权限分为以下层级（示例，具体以公司实际制定的权限表为准）：部门负责人审批：适用于金额较小、风险较低的常规采购项目（如办公物资采购）。分管领导审批：适用于金额中等、涉及部门协作的采购项目（如生产辅料采购、小型设备配件采购）。总经理审批：适用于金额较大、对生产经营有重要影响的采购项目（如主要原材料批量采购、中型设备采购）。董事会审批：适用于金额巨大、涉及公司战略发展的采购项目（如大型生产线设备采购、重大工程服务采购）。审批权限划分需符合公司治理结构要求，避免审批权限过于集中或分散，确保审批效率与风险管控相平衡。第十一条逐级审批流程采购申请经相关职能部门审核通过后，根据审批权限划分，自动流转至对应的审批人进行逐级审批。审批人需在收到采购申请后的5个工作日内完成审批（金额巨大或情况复杂的采购项目，审批时间可延长至10个工作日，需提前告知申请部门及采购部门），审批时需重点关注：采购需求的必要性、预算的合规性、审核意见的落实情况、采购方式的合理性等。审批通过的，若已达到最终审批层级，采购申请生效，由采购部门接收并启动后续采购实施流程；若未达到最终审批层级，流转至下一审批人继续审批。审批不通过的，审批人需在系统中详细注明退回理由，退回至申请部门或上一审核/审批环节，由相关部门修改完善后重新提交。第十二条特殊情况处理应急采购审批：因生产突发故障、安全事故、自然灾害等紧急情况，需立即采购物资或服务以保障生产安全、减少损失的，可启动应急采购审批流程。申请部门可先口头向分管领导汇报，经同意后先行组织采购，同时在24小时内补提《采购申请表》，注明“应急采购”字样，相关审批环节需在1个工作日内完成，确保应急需求及时满足。单一来源采购审批：因采购项目具有特殊性（如只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况无法从其他供应商处采购等），需采用单一来源采购方式的，申请部门需在《采购申请表》中注明单一来源采购理由，并提交相关证明材料（如供应商唯一性证明、紧急情况说明等），经采购部门、财务部门审核后，报更高层级审批人（具体层级由公司规定）审批，审批通过后方可实施单一来源采购。采购申请修改与撤回：采购申请提交后、未完成最终审批前，申请部门如需修改申请内容（如调整数量、金额、技术参数等），需提交《采购申请修改说明》，经原审核部门审核通过后，重新进入审批流程；如需撤回采购申请，需提交《采购申请撤回申请》，经部门负责人确认后，终止审批流程。第五章审批后管理第十三条采购申请生效与流转采购申请经最终审批人审批通过后，自动生效，系统生成带审批编号的《采购申请表》，发送至采购部门及申请部门，作为采购实施的依据。采购部门需在收到生效的《采购申请表》后，及时与申请部门沟通，确认采购需求细节，制定采购实施计划，启动供应商选择、询价、招标等采购流程，确保按《采购申请表》中的交货（服务）时间完成采购。申请部门需配合采购部门开展采购实施工作，及时提供补充资料，解答采购过程中关于需求描述的疑问，参与供应商评审、合同谈判等环节（如需）。第十四条采购申请变更与重新审批采购申请生效后，若因生产计划调整、技术标准更新、市场变化等原因，需变更采购内容（如调整采购数量、金额、技术参数、交货时间等），需由申请部门提交《采购申请变更单》，说明变更理由及变更内容，并上传相关证明材料（如生产计划调整通知、技术标准更新文件等）。《采购申请变更单》需按原采购申请的审核、审批流程执行，经相关部门审核、对应层级审批人审批通过后，方可变更采购内容。若变更内容涉及预算调整，需先完成预算调整审批。对于变更后采购金额超出原审批权限的，需按新的金额对应的审批权限重新履行审批流程，确保审批权限与采购金额匹配。第十五条采购申请归档采购项目完成后（包括物资验收合格、服务交付完成、款项支付完毕），采购部门需将《采购申请表》及相关附件材料（审核意见、审批文件、变更单、合同、验收报告等）整理归档，形成完整的采购档案。采购档案需按公司《档案管理办法》进行保管，保管期限不少于采购项目完成后3年，其中涉及重大采购项目（如大型设备采购、重大工程服务采购）的档案，保管期限不少于10年。申请部门、财务部门、审计部门等可根据工作需要，查阅采购档案，查阅时需遵守档案查阅管理规定，办理查阅手续，不得擅自复制、涂改或损坏档案材料。第六章责任与监督第十六条部门与岗位责任申请部门：对采购需求的真实性、合理性、必要性负责；对《采购申请表》及附件材料的完整性、准确性负责；对采购申请变更、撤回的合规性负责；配合采购部门完成采购实施及验收工作。若因需求不实、材料虚假或配合不力导致采购延误、成本增加或质量问题，申请部门负责人及相关责任人需承担相应责任。采购部门：对采购申请审核的合规性、准确性负责；对采购审批流程的顺畅性负责；对采购实施的规范性、及时性负责；对采购档案归档的完整性、及时性负责。若因审核疏漏、流程管控不力或采购实施不当导致采购风险，采购部门负责人及相关责任人需承担相应责任。财务部门：对采购预算审核的准确性、合规性负责；对采购资金保障及支付的规范性负责；配合申请部门、采购部门开展预算核对、资金安排工作。若因预算核对错误、资金安排不当影响采购工作，财务部门相关责任人需承担相应责任。技术、质量等职能部门：对采购技术参数、质量标准审核的专业性、准确性负责；提供技术支持与质量管控建议。若因审核失误导致采购物资或服务不符合技术、质量要求，相关部门负责人及责任人需承担相应责任。审批人：对审批决策的合规性、合理性负责，需充分了解采购项目情况，基于审核意见及公司规定做出审批决定。若因审批不当导致采购风险或损失，审批人需承担相应责任。第十七条监督检查公司审计部门需定期（每季度至少一次）对采购申请审批流程执行情况进行监督检查，重点检查：采购申请是否符合需求导向与预算控制原则、审核审批流程是否合规、权限是否匹配、附件材料是否完整、变更流程是否规范等，形成《采购申请审批流程监督检查报告》，上报公司管理层。财务部门在资金支付环节，需核对采购申请审批情况，对未经审批或审批不合规的采购项目，不得办理支付手续，并及时向审计部门及管理层报告。采购管理委员会需定期（每半年至少一次）对采购申请审批流程的合理性、效率性进行评估，根据实际运行情况及国家法律法规、行业标准的变化，及时调整审批权限、优化流程节点，确保制度的适用性与有效性。第十八条责任追究对于违反本制度规定，存在以下行为之一的，公司将根据情节轻重，对相关部门负责人及责任人进行通报批评、经济处罚、岗位调整等处理；情节严重、造成公司经济损失或不良影响的，依法追究赔偿责任；涉嫌违法犯罪的，移交司法机关处理：无需求、超需求发起采购申请，或提供虚假需求信息、虚假附件材料的；未经预算核对或未完成预算调整审批，擅自发起采购申请的；在审核、审批环节敷衍塞责，未履行审核、审批职责，导致违规采购的；超越审批权限审批采购项目，或擅自变更已审批的采购内容的；应急采购后未按规定补提申请，或单一来源采购未按规定提供证明材料的；未按规定归档采购档案，或擅自销毁、涂改、伪造采购档案的；拒绝配合监督检查，或隐瞒违规事实、提供虚假材料的。责任追究过程需遵循公平、公正、公开原则，充分听取当事人陈述与申辩，保障当事人合法权益，处理结果需及时告知当事人，并在公司内部进行公示（涉及保密信息的除外）。第七章附则第十九条制度解释权本制度由公司采购部门负责解释，若各部门在制度执行过程中存在疑问，可向采购部门咨询，采