2026年有色金属公司采购退货理赔管理制度

2026年有色金属公司采购退货理赔管理制度第一章总则第一条目的为规范公司采购物资退货与理赔管理工作，明确退货理赔的条件、流程及各部门职责，保障公司合法权益，减少采购损失，维护与供应商的良好合作关系，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国产品质量法》等相关法律法规，结合公司采购管理实际情况，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构因采购物资质量不合格、数量不符、规格型号错误、交货延迟等问题，向供应商提出退货、换货或索赔的所有活动，包括生产用原材料（如金属矿石、辅料等）、设备及配件、办公物资等采购品类。不适用于因公司自身使用不当、储存失误导致物资损坏而提出的退货理赔申请。第三条基本原则合规性原则：退货理赔工作需符合国家法律法规及采购合同约定，确保流程合法、依据充分，避免法律风险。实事求是原则：基于客观事实与真实证据提出退货理赔申请，不得虚构问题、夸大损失，确保申请内容真实、准确。及时高效原则：发现采购物资存在问题后，相关部门需在规定时限内启动退货理赔流程，加快问题处理进度，减少对生产经营的影响。公平协商原则：与供应商沟通退货理赔事宜时，秉持公平公正态度，优先通过协商达成一致；协商不成的，按采购合同约定的争议解决方式处理。责任明确原则：清晰划分各部门在退货理赔申请、审核、执行、跟踪等环节的职责，确保工作衔接顺畅，责任可追溯。第二章退货理赔条件与证据收集第四条退货理赔条件符合以下情形之一的，公司可向供应商提出退货、换货或索赔申请：质量不合格：采购物资质量不符合国家/行业标准、采购合同约定或公司技术要求，经检验确认存在性能缺陷、成分不达标、外观损坏等问题，无法满足生产或使用需求的。数量不符：实际收到的物资数量少于采购合同约定数量，且非运输途中合理损耗（合理损耗标准按合同约定或行业惯例执行）的。规格型号错误：供应商交付的物资规格型号、技术参数与采购合同约定不一致，导致无法正常使用的。交货延迟：供应商未按采购合同约定的时间交货，且未提前与公司协商并获得同意，导致公司生产计划延误或产生额外成本的。其他违约情形：供应商存在采购合同约定的其他违约行为，如包装不符合要求导致物资损坏、未提供约定的质量证明文件等，给公司造成损失的。第五条证据收集要求发现采购物资存在问题后，申请部门需在2个工作日内启动证据收集工作，确保证据真实、完整、可追溯，具体包括以下材料：采购合同复印件（重点标注与问题相关的条款，如质量标准、数量约定、交货时间等）；物资验收记录（注明验收时间、参与验收人员、发现的问题及初步判断）；质量检验报告（由公司质量部门或第三方专业检验机构出具，明确检验依据、检验结果及不合格项）；物资照片或视频（清晰展示物资外观、标识、损坏情况或规格型号不符之处）；交货单、物流运输单据（证明交货时间、交货数量及物资运输情况）；因问题物资导致的损失证明（如生产停工记录、额外采购替代物资的成本凭证、维修费用单据等，如需索赔）。证据收集完成后，申请部门需对材料进行整理，按“问题描述-对应证据-损失说明（如需）”的逻辑分类归档，确保后续审核与沟通时有据可依。质量部门需配合申请部门进行质量问题鉴定，在收到检验需求后3个工作日内出具质量检验报告；涉及第三方检验的，需协调第三方机构加快检验进度，确保不影响退货理赔流程推进。第三章退货理赔申请与审核第六条退货理赔申请提交申请部门完成证据收集后，需通过公司内部办公系统提交《采购退货理赔申请表》，详细填写以下信息：采购基本信息（采购合同编号、供应商名称、物资名称、规格型号、采购数量、采购金额、交货日期）；问题描述（明确属于质量不合格、数量不符等哪种情形，说明问题发现时间、具体表现及对公司的影响）；申请诉求（如退货、换货、折价接收、索赔金额及计算依据等，需与采购合同约定或实际损失相符）；附件清单（列出提交的证据材料名称及份数）。《采购退货理赔申请表》需经申请部门负责人签字确认（系统电子签字或线下纸质签字后扫描上传），确保申请内容真实、诉求合理，同时上传所有收集的证据材料。第七条部门内部审核申请部门提交申请后，需先进行部门内部审核，由部门内部相关岗位（如物资管理岗、成本核算岗）对以下内容进行复核：问题描述是否准确，是否与证据材料一致；申请诉求是否符合采购合同约定，索赔金额计算是否合理（如按合同约定的违约金比例计算，或按实际损失金额计算）；证据材料是否完整、有效，是否能支撑申请诉求。内部审核通过的，由申请部门负责人提交至采购部门进行下一步审核；审核不通过的，退回申请岗位补充完善，补充时间不得超过3个工作日，避免流程延误。第八条跨部门联合审核采购部门收到申请后，需在3个工作日内牵头组织质量部门、财务部门进行联合审核，各部门审核职责如下：采购部门：审核问题是否属于供应商责任，申请诉求是否符合采购合同约定，证据材料是否能支撑责任认定；同时初步判断供应商可能的反馈，提出沟通策略建议。质量部门：针对质量相关问题，审核质量检验报告的规范性与准确性，确认质量问题是否属实、是否符合退货理赔条件；对非质量类问题（如数量不符、交货延迟），审核验收记录、交货单等证据的有效性。财务部门：审核索赔金额的计算依据是否充分，是否与实际损失相符（如损失证明是否真实、金额计算是否准确）；确认退货理赔涉及的财务处理方式（如退款、扣款、发票处理等）是否合规。联合审核时，若各部门对申请内容有异议，需及时与申请部门沟通核实，申请部门需在1个工作日内予以答复或补充材料；审核通过的，由采购部门将《采购退货理赔申请表》及相关材料提交至分管领导审批；审核不通过的，由采购部门书面告知申请部门不通过理由，说明需补充完善的内容。第九条审批流程根据退货理赔涉及的金额或影响程度，公司划分不同的审批权限（具体权限标准由公司另行制定），审批流程如下：金额较小（如低于XX元）或影响范围较窄的，由分管采购工作的领导审批；金额中等（如XX元至XX元）或涉及换货、停工损失索赔的，由总经理审批；金额较大（如高于XX元）或对公司生产经营影响重大的（如核心生产原材料大规模质量问题），需提交公司管理层会议审议通过。审批人需在收到申请材料后3个工作日内完成审批，重点关注以下内容：责任认定是否清晰，证据是否充分；申请诉求是否合理、合规，是否符合公司利益；处理方案是否会对与供应商的长期合作产生负面影响（需平衡短期权益与长期合作关系）。审批通过的，由采购部门负责启动与供应商的沟通协商；审批不通过的，由采购部门反馈申请部门，说明原因并指导调整申请方案（如调整索赔金额、变更诉求类型）。第四章退货理赔执行与跟踪第十条与供应商沟通协商采购部门在收到审批通过的《采购退货理赔申请表》后1个工作日内，联系供应商，告知其采购物资存在的问题、公司的诉求及相关证据，邀请供应商在3个工作日内回复意见。沟通方式优先采用书面形式（如邮件、函件），明确沟通内容、时间节点及双方权责，避免口头沟通导致的责任不清；如需当面沟通或电话沟通，需做好沟通记录，经双方确认后归档。针对供应商提出的异议，采购部门需联合申请部门、质量部门进行核实，在2个工作日内给予答复；若供应商要求重新检验，需协商确定检验机构（公司认可的第三方机构）及检验时间，检验费用由责任方承担（按合同约定或协商结果）。双方达成一致后，需签订《采购退货理赔协议》，明确处理方式（如退货时间、换货交付时间、退款金额及到账时间、索赔款支付方式等）、责任划分及违约条款（如供应商未按协议执行的处理方式），协议需经采购部门负责人审核、公司法务部门（如有）合规性审查后，由双方签字盖章确认。第十一条退货与换货执行若达成退货协议，采购部门需在协议签订后2个工作日内通知申请部门及仓储部门准备退货事宜，明确退货时间、退货数量、包装要求及运输方式：仓储部门需按协议要求对退货物资进行整理、包装，粘贴退货标识，避免与其他物资混淆；采购部门需协调物流运输，确保退货物资安全送达供应商指定地点，并要求供应商在收到退货后出具收货确认单；申请部门需跟踪退货进度，确认供应商是否按时接收退货，若出现运输延误或供应商拒收情况，及时与采购部门沟通解决。若达成换货协议，采购部门需在协议签订后向供应商明确新物资的质量标准、交货时间及验收要求，同时跟踪供应商生产或备货进度，确保按协议时间交货；新物资到货后，申请部门需联合质量部门按正常验收流程进行验收，验收合格后方可入库使用，验收不合格的，按协议约定进一步处理（如再次换货或转为退货）。第十二条索赔款与退款跟踪若协议涉及索赔款或退款，财务部门需在协议签订后将相关金额及支付时间录入财务系统，作为跟踪依据；同时与采购部门保持沟通，了解供应商履约进度。供应商需按协议约定的时间支付索赔款或退还货款，财务部门需在约定时间到期前1个工作日提醒采购部门跟进；若供应商未按时支付，采购部门需立即与供应商沟通，了解原因并督促其履约，同时将情况反馈至财务部门及分管领导。财务部门收到供应商支付的索赔款或退款后，需在1个工作日内核对金额是否与协议一致，确认无误后进行财务处理，并将到账信息同步至采购部门及申请部门；若金额不符，需及时与供应商核实，确保公司权益不受损失。第十三条流程闭环确认退货、换货或索赔款/退款完成后，采购部门需在2个工作日内确认流程闭环，具体包括：退货完成：收到供应商退货收货确认单，确认物资已收回；换货完成：新物资验收合格并入库，确认符合使用需求；索赔/退款完成：财务部门确认款项到账，金额无误。流程闭环后，采购部门需在内部办公系统中更新《采购退货理赔申请表》的状态为“已完成”，同时将所有相关材料（申请表格、审核意见、沟通记录、协议、收货确认单、到账凭证等）整理归档，形成完整的退货理赔档案。第五章供应商后续管理第十四条供应商评价记录采购部门需将供应商在退货理赔中的表现纳入供应商年度评估体系，具体记录以下内容：问题响应速度（从公司提出问题到供应商首次回复的时间）；配合程度（是否积极提供资料、配合检验、协商解决方案）；履约情况（是否按协议约定完成退货、换货或支付款项，有无二次违约）。年度评估时，采购部门需根据上述记录对供应商进行评分，评分结果作为供应商分级（优秀、合格、不合格）的重要依据，对多次出现问题且配合度低的供应商，降低其合作优先级。第十五条供应商整改要求（如需）对于因质量问题、交货延迟等导致退货理赔的供应商，采购部门需在流程闭环后10个工作日内，向供应商发送《整改要求通知书》，明确以下内容：本次问题的根本原因（基于检验结果或双方沟通结论）；整改要求（如优化生产工艺、加强质量管控、完善交货计划管理等）；整改期限（根据问题严重程度确定，一般为15至30个工作日）；整改验收方式（如提交整改报告、后续供货质量抽检等）。供应商需在整改期限内提交整改报告，采购部门需联合质量部门对整改报告进行审核，评估整改措施的有效性；后续合作中，质量部门需加强对该供应商物资的抽检频次，验证整改效果，若整改后仍出现同类问题，按公司供应商管理规定采取限制合作、取消准入资格等措施。第六章责任与监督第十六条部门与岗位责任申请部门：对退货理赔申请的真实性、证据收集的完整性负责；及时跟踪问题处理进度，配合采购部门与供应商沟通；若因申请内容虚假、证据缺失或配合不力导致公司权益受损，申请部门负责人及相关责任人需承担相应责任。采购部门：对退货理赔流程的推进效率、与供应商沟通的规范性负责；确保协议条款合法合规，跟踪供应商履约情况；若因沟通不当、协议疏漏或跟踪不力导致流程延误或损失扩大，采购部门负责人及相关责任人需承担相应责任。质量部门：对质量检验报告的准确性、质量问题鉴定的专业性负责；配合申请部门收集质量证据，参与供应商整改验收；若因检验失误或鉴定错误导致责任认定偏差，质量部门相关责任人需承担相应责任。财务部门：对索赔金额计算的合规性、款项到账的跟踪及时性负责；确保财务处理符合公司财务制度及国家税法规定；若因金额计算错误或跟踪不到位导致公司经济损失，财务部门相关责任人需承担相应责任。审批人：对审批决策的合理性、合规性负责，需基于充分证据与合同约定做出审批决定；若因审批不当导致公司权益受损，审批人需承担相应责任。第十七条监督检查公司审计部门需每季度对采购退货理赔工作进行监督检查，重点关注以下内容：退货理赔流程是否合规，是否存在未按制度要求提交申请、审核或审批的情况；证据材料是否充分、真实，责任认定是否准确；与供应商签订的协议是否合法合规，条款是否完整，是否存在损害公司利益的约定；流程推进是否及时，是否存在拖延导致损失扩大的情况；供应商后续管理是否到位，整改要求是否落实，评估记录是否完整。审计部门需在检查完成后5个工作日内形成《采购退货理赔工作监督检查报告》，指出存在的问题并提出整改建议，上报公司管理层；相关部门需在收到整改建议后10个工作日内完成整改，并将整改情况反馈至审计部门。采购部门需每月对退货理赔数据进行统计分析，包括退货理赔次数、涉及金额、主要问题类型、供应商分布等，识别采购管理中的薄弱环节（如特定供应商问题频发