2026年有色金属公司贵金属台账管理制度

2026年有色金属公司贵金属台账管理制度第一章总则第一条目的为规范公司贵金属采购、入库、存储、领用、消耗、回收、处置等全流程管理，建立清晰、准确、完整的贵金属台账记录体系，保障贵金属资产安全完整，防范管理风险，提高资产使用效率，依据《中华人民共和国会计法》《企业内部控制基本规范》等相关法律法规及公司资产管理相关规定，结合公司实际情况，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有贵金属的管理活动，包括但不限于金、银、铂、钯等各类贵金属原材料、半成品、成品、边角料、回收料及报废贵金属。公司各部门、各下属单位（以下统称“各单位”）涉及贵金属收发存及相关业务的，均应遵守本制度规定。第三条管理原则账实相符原则：贵金属台账记录必须与实际库存数量、规格、状态保持一致，定期进行盘点核对，确保账、物、卡三相符。全程追溯原则：贵金属从采购入库到最终处置的每个环节，均应在台账中完整记录，确保每一笔业务可追溯、可核查。责任明确原则：明确各部门、各岗位在贵金属台账管理中的职责权限，做到责任到人、分工清晰、协同配合。合规规范原则：台账记录、管理流程必须符合国家相关法律法规及公司内部管理制度要求，确保信息真实、准确、合法。第二章管理职责第四条财务部职责负责制定和修订贵金属台账管理制度，监督制度的执行落实；负责建立公司级贵金属总账，核算贵金属的价值，定期与实物管理部门核对台账；参与贵金属的盘点工作，监督盘点过程，审核盘点结果，处理盘点差异；负责贵金属相关会计凭证的审核、归档，确保财务记录与台账记录一致。第五条物资管理部职责作为贵金属实物管理的牵头部门，负责建立和维护贵金属实物台账（明细账）；负责贵金属采购入库、领用出库、调拨、回收、处置等环节的实物验收、发放及台账登记工作；负责贵金属的仓储管理，落实存储安全措施，定期对库存贵金属进行清查盘点，及时上报盘点差异；负责收集、整理贵金属相关业务单据，及时传递给财务部，确保台账记录与业务实际同步；配合财务部开展贵金属价值核算、审计检查等工作。第六条采购部职责负责贵金属采购业务的执行，及时将采购合同、到货通知等信息传递给物资管理部和财务部；协助物资管理部做好采购贵金属的入库验收工作，提供相关技术资料和质量证明文件；负责跟踪采购贵金属的到货情况，及时处理采购过程中的异常问题，确保台账记录的采购信息准确。第七条使用部门职责负责本部门领用贵金属的日常管理，建立部门级领用台账，记录领用、消耗、结余情况；严格按照领用用途使用贵金属，杜绝浪费、挪用等行为，及时将消耗、回收情况反馈给物资管理部；配合物资管理部、财务部开展贵金属盘点和台账核对工作，提供相关数据和资料。第八条审计部职责负责对贵金属台账管理制度的合规性、执行情况进行审计监督；定期或不定期对贵金属台账记录的真实性、准确性、完整性进行审计检查，核实账实是否相符；对审计过程中发现的问题，提出整改意见，跟踪整改落实情况。第九条相关岗位职责台账管理员：负责贵金属台账的日常登记、更新、核对工作，确保记录及时、准确、完整，妥善保管台账及相关单据；仓储管理员：负责贵金属的入库验收、存储保管、出库发放等实物管理工作，及时将业务信息反馈给台账管理员，配合盘点工作；领用负责人：负责本部门贵金属领用申请、使用管理和回收工作，确保领用的贵金属按规定用途使用，及时上报消耗和结余情况。第三章台账建立与登记规范第十条台账分类贵金属台账分为公司级总账、实物明细账、部门领用台账三级：公司级总账：由财务部建立，按贵金属种类核算总数量、总价值，反映公司贵金属整体存量及变动情况；实物明细账：由物资管理部建立，按贵金属的种类、规格、批次、存储位置等明细信息登记，反映每一笔实物的收发存情况；部门领用台账：由各使用部门建立，按领用日期、用途、数量、结余等信息登记，反映本部门领用贵金属的使用和结余情况。第十一条台账登记内容采购入库环节：需登记采购合同编号、到货日期、贵金属名称、规格型号、纯度、数量、单价、金额、供应商名称、质量检验结果、验收人员、入库单号等信息；领用出库环节：需登记领用日期、领用部门、领用用途、领用人员、贵金属名称、规格型号、数量、出库单号、审批人员等信息；调拨环节：需登记调拨日期、调拨部门、接收部门、贵金属名称、规格型号、数量、调拨单号、审批人员等信息；回收环节：需登记回收日期、回收部门、回收原因、贵金属名称、规格型号、数量、纯度、回收单号、经办人等信息；处置环节：需登记处置日期、处置原因、处置方式（出售、报废等）、贵金属名称、规格型号、数量、处置单价、处置金额、审批人员、处置单号等信息；盘点环节：需登记盘点日期、盘点人员、贵金属名称、规格型号、账存数量、实存数量、差异数量、差异原因、处理结果等信息。第十二条台账登记要求及时性：贵金属相关业务发生后，台账管理员应在1个工作日内完成台账登记，确保业务信息与台账记录同步，不得拖延或遗漏；准确性：台账登记的各项信息必须真实、准确，与业务单据、实物情况一致，不得随意涂改、编造。如需修改错误记录，应注明修改原因、修改日期及修改人，保留原始记录痕迹；完整性：台账登记应涵盖本制度规定的全部内容，确保每一笔业务的关键信息无缺失，形成完整的业务链条记录；规范性：台账记录应使用规范的文字、数字和计量单位，字迹清晰（电子台账应格式统一），便于查阅和核对。第十三条台账载体与保管贵金属台账可采用电子台账或纸质台账形式，电子台账应使用公司指定的管理系统或软件，建立数据备份机制，防止数据丢失；纸质台账应使用统一格式的账簿，按规定装订成册；电子台账的操作应设置权限管理，明确不同岗位的操作权限，操作人员应使用本人账号登录操作，对操作行为负责；台账及相关业务单据（采购合同、入库单、出库单、盘点表等）应妥善保管，电子台账备份至少保留5年，纸质台账及单据保存期限不少于10年，保存期满后按公司档案管理规定处理。第四章业务流程与台账管理第十四条采购入库管理贵金属到货后，采购部应及时通知物资管理部进行验收。物资管理部仓储管理员、质量检验人员共同对到货贵金属的名称、规格型号、纯度、数量、外观等进行核对检验，核对采购合同、质量证明文件等资料；验收合格后，仓储管理员填写入库单，明确各项明细信息，经验收人员、采购部经办人签字确认后，物资管理部台账管理员凭入库单及时登记实物明细账；采购部将入库单、采购合同、发票等相关单据传递给财务部，财务部审核无误后，登记公司级总账，确保账账相符。第十五条领用出库管理使用部门因生产经营需要领用贵金属时，应填写领用申请单，注明领用用途、数量、规格等信息，经部门负责人审批后，提交物资管理部；物资管理部审核领用申请单无误后，由仓储管理员按申请单内容发放贵金属，领用人员核对无误后签字确认；物资管理部台账管理员凭审批后的领用申请单和出库单，及时登记实物明细账，减少相应库存数量；使用部门台账管理员凭出库单登记部门领用台账，跟踪领用贵金属的使用情况。第十六条调拨管理各单位之间需要调拨贵金属的，调出部门填写调拨申请单，注明调拨原因、贵金属明细、调出部门、接收部门等信息，经调出部门负责人、接收部门负责人及物资管理部审批后执行；物资管理部仓储管理员负责办理实物调拨手续，核对实物数量和状态，调出、接收双方经办人签字确认；物资管理部台账管理员凭审批后的调拨申请单和调拨单，及时更新实物明细账，调整相关单位的库存记录；财务部根据调拨单信息，核对总账记录，确保调拨业务在账务中准确反映。第十七条回收管理使用部门在生产过程中产生的贵金属边角料、废料等可回收物资，应及时集中存放并登记，向物资管理部提出回收申请；物资管理部安排人员对回收物资进行清点、检验，确定其名称、数量、纯度等信息，填写回收单，经双方经办人签字确认；物资管理部台账管理员凭回收单登记实物明细账，增加回收物资库存；可回收利用的贵金属由物资管理部统一管理，按领用流程重新发放使用；无法利用的，按处置流程处理。第十八条处置管理对于报废、过期或无使用价值的贵金属，由物资管理部会同使用部门、技术部门进行鉴定，确认符合处置条件后，填写处置申请单，注明处置原因、贵金属明细、处置方式等信息；处置申请单经物资管理部负责人、财务部负责人、公司分管领导审批后，按审批的处置方式执行（出售、报废销毁等）；采用出售方式处置的，应遵循公开、公平、公正的原则，选择合规的交易对象，签订处置合同，明确交易价格、结算方式等条款；处置完成后，物资管理部台账管理员凭处置申请单、处置合同、收款凭证等资料，及时登记实物明细账，核销相应库存；财务部凭相关单据进行账务处理，确保处置业务的账实、账账一致。第五章盘点与核对第十九条盘点频率月度盘点：物资管理部每月末对库存贵金属进行全面盘点，核对实物与明细账是否一致；季度盘点：每季度末由物资管理部牵头，财务部参与，进行季度盘点，重点核查贵金属的数量、规格、状态及台账记录的完整性；年度盘点：年末进行全面盘点，由审计部监督，物资管理部、财务部、使用部门共同参与，确保盘点结果真实、准确。第二十条盘点流程盘点前，物资管理部应整理贵金属台账，准备盘点表，明确盘点范围和盘点人员分工；盘点过程中，盘点人员按盘点表逐项核对实物，记录实际库存数量、规格、状态，对差异情况进行标注；盘点结束后，编制盘点报告，注明账存数量、实存数量、差异数量、差异原因等信息，经盘点人员、监盘人员签字确认；对于盘点发现的差异，物资管理部应及时查明原因，提出处理意见，按审批权限上报审批后，调整台账记录和账务处理。第二十一条台账核对月度核对：物资管理部每月将实物明细账与使用部门领用台账核对，确保领用、消耗、结余信息一致；季度核对：财务部每季度将公司级总账与物资管理部实物明细账核对，确保账账相符；核对过程中发现的差异，应及时查明原因，由责任部门整改，台账管理员调整相关记录，确保核对工作闭环。第六章监督与责任第二十二条监督检查财务部、审计部应定期或不定期对贵金属台账管理情况进行检查，重点核查台账记录的真实性、准确性、完整性，以及业务流程的合规性；检查内容包括台账登记是否及时规范、账实是否相符、业务单据是否齐全、审批流程是否合规等；对检查中发现的问题，下达整改通知，明确整改期限和要求，跟踪整改落实情况。第二十三条责任追究对严格遵守本制度，台账管理规范、账实相符的部门和个人，公司给予表彰或奖励；对违反本制度规定，有下列行为之一的，视情节轻重给予相应处理；造成公司资产损失的，追究相关人员赔偿责任；涉嫌违法的，移交司法机关处理：（1）未按规定建立或登记贵金属台账，导致台账缺失、信息不全的；（2）台账记录虚假、不准确、不及时