2026年有色金属公司行业展会参展管理制度

2026年有色金属公司行业展会参展管理制度第一章总则第一条制度目的为规范公司参与行业展会的组织、筹备、执行及后续跟进工作，确保参展活动有序开展，充分发挥展会平台作用，提升公司品牌知名度、拓展市场渠道、促进业务合作，降低参展成本，保障参展效果与公司合法权益，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有部门及全体员工参与境内外各类有色金属行业相关展会的各项工作，包括展会筛选、参展筹备、现场执行、展品管理、客户对接、费用管控、效果评估等环节。第三条基本原则目标导向原则：参展活动需围绕公司年度市场目标、业务发展规划开展，确保参展目的明确、与公司战略方向一致。合规规范原则：参展过程严格遵守国家相关法律法规、展会主办方规定及公司内部管理制度，杜绝违规操作。效益优先原则：综合评估展会规模、行业影响力、目标客户集中度等因素，优先选择性价比高、能实现预期效益的展会，合理控制参展成本。协同协作原则：各部门需明确职责、密切配合，确保参展各环节衔接顺畅，形成工作合力。保密安全原则：参展过程中妥善保管公司商业秘密、客户信息及展品相关技术资料，严防信息泄露；做好展品、人员及财物安全管理。第二章展会筛选与立项第四条展会信息收集市场部门负责收集境内外有色金属行业展会信息，包括展会名称、主办方、举办时间、地点、展会规模、参展范围、往届参展企业名单、目标客户群体、收费标准等内容。销售部门根据业务拓展需求，提供目标市场、潜在客户集中的展会方向建议；技术部门协助判断展会是否符合公司产品技术展示需求。市场部门对收集的展会信息进行整理、分类，建立《行业展会信息库》，并定期更新，确保信息的准确性和时效性。第五条展会评估与筛选市场部门牵头成立展会评估小组，成员包括销售、技术、财务等部门相关人员，每季度对《行业展会信息库》中的展会进行综合评估。评估指标包括：展会行业影响力及知名度、目标客户覆盖率、往届参展效果反馈、与公司业务匹配度、参展费用预算、举办地市场潜力等。评估小组根据评估结果，筛选出符合公司参展需求的展会，形成《拟参展展会推荐表》，明确推荐理由、预期目标及初步参展预算。第六条参展立项审批市场部门将《拟参展展会推荐表》及相关支撑材料（如展会主办方资料、往届展会报告等）提交至公司营销管理部门审核。营销管理部门审核通过后，报公司分管领导审批；对于参展费用超过公司规定额度或重要展会，需提交公司总经理办公会审议。审批通过后，市场部门正式确定参展项目，明确参展负责人及各部门配合事项，启动参展筹备工作；审批未通过的，需重新评估或取消参展计划。第三章参展筹备工作第七条参展方案制定参展负责人牵头制定《参展执行方案》，明确参展目标（如品牌推广、客户开发、产品展示、市场调研等）、参展人员安排、展品清单、展台设计搭建要求、宣传物料准备、现场活动规划（如产品推介会、客户洽谈会等）及时间节点。《参展执行方案》需征求销售、技术、设计、财务等相关部门意见，修改完善后报营销管理部门备案。第八条展品准备技术部门根据参展目标及《参展执行方案》，确定展品清单，明确展品型号、规格、数量及展示要求，确保展品能体现公司产品技术优势与核心竞争力。生产部门负责按展品清单组织生产或调配展品，确保展品质量符合标准，且在规定时间内完成生产、检测及包装。参展负责人协调物流部门办理展品运输事宜，明确运输方式、时间及保险要求，跟踪展品运输进度，确保展品按时、安全送达展会现场；同时准备展品说明书、检测报告等相关技术资料。第九条展台设计与搭建市场部门根据《参展执行方案》及公司品牌形象要求，选择具备资质、经验丰富的展台设计搭建服务商，明确设计风格、功能分区（如产品展示区、客户洽谈区、休息区等）及搭建预算。设计服务商提供展台设计方案后，市场部门组织相关部门审核，重点关注设计方案是否符合参展目标、品牌形象及展会主办方场地要求，审核通过后签订搭建合同，明确搭建时间、质量标准及验收要求。参展负责人跟踪展台搭建进度，在搭建完成后组织验收，确保展台符合设计方案及质量要求，及时协调解决搭建过程中出现的问题。第十条宣传物料与人员准备市场部门负责设计、制作参展宣传物料，包括企业画册、产品宣传单页、海报、展架、礼品等，确保宣传物料内容准确、设计规范，符合公司品牌形象，且数量能满足参展需求。参展负责人根据参展需求确定参展人员名单，参展人员需熟悉公司产品、业务流程及参展目标，具备良好的沟通能力与客户服务意识；市场部门组织参展人员进行岗前培训，内容包括参展流程、展品知识、沟通技巧、应急处理及保密要求等。行政部门协助参展人员办理差旅手续（如机票、酒店预订），准备参展所需办公用品（如合同、名片、笔记本、打印机等）及应急物品（如常用药品、充电器等）。第十一条费用预算与管控财务部门根据《参展执行方案》及参展项目，编制参展费用预算，包括展位费、展台设计搭建费、展品运输费、宣传物料制作费、参展人员差旅费、现场活动费及其他杂费。参展过程中，各项费用支出需严格按照预算执行，参展负责人需做好费用申请与报销工作，确保票据真实、合规；财务部门对参展费用进行跟踪管控，如出现费用超支，需及时分析原因并报相关领导审批。第四章展会现场执行第十二条现场布展参展人员提前到达展会现场，与展台搭建服务商、物流服务商对接，完成展台最终调试、展品摆放及宣传物料布置，确保展台整洁、有序，展品展示效果良好。参展负责人检查参展物料（如宣传资料、办公用品、礼品）及设备（如电脑、打印机、音响等）是否齐全、完好，确保现场活动所需设备能正常运行。第十三条现场客户对接与活动执行参展人员按照分工开展工作：产品展示区人员负责向客户介绍展品特点、技术优势及应用场景，解答客户疑问；客户洽谈区人员负责接待客户，开展业务洽谈，记录客户需求、联系方式及合作意向，填写《客户信息登记表》；市场调研人员负责收集展会现场竞争对手信息、行业发展动态及客户反馈，填写《展会市场调研表》。按照《参展执行方案》组织现场活动（如产品推介会），参展负责人提前做好活动筹备与宣传，确保活动按时开展，吸引目标客户参与，提升活动效果；活动过程中做好记录，收集客户反馈。参展人员需严格遵守展会主办方规定及公司参展纪律，着装整洁、言行规范，展现公司良好形象；工作时间内不得擅自离岗，确需离岗需经参展负责人同意。第十四条现场安全与应急处理参展负责人指定专人负责现场安全管理，每日开展安全检查，包括展品安全、设备安全、用电安全及人员安全，发现安全隐患及时处理；妥善保管参展物料、客户资料及个人财物，防止丢失或损坏。如遇展品损坏、设备故障、客户投诉或其他突发情况，参展人员需及时向参展负责人汇报，参展负责人按照《参展执行方案》中的应急处理预案妥善处理，必要时联系展会主办方或公司相关部门协助解决。第五章展会后续工作第十五条展品与物料回收展会结束后，参展人员负责整理展品、宣传物料及办公用品，对可回收利用的物料进行分类打包；参展负责人协调物流部门办理展品及物料回运事宜，跟踪回运进度，确保展品及物料安全、及时返回公司。回运后的展品由技术部门进行检查、保养或重新入库；剩余宣传物料由市场部门统一保管，用于后续市场活动。第十六条客户信息整理与跟进参展结束后3个工作日内，参展人员将《客户信息登记表》提交至销售部门，销售部门对客户信息进行整理、筛选，分类建立客户档案（如潜在客户、意向客户、已有合作客户），明确客户跟进责任人及跟进计划。销售部门按照跟进计划及时与客户联系，了解客户需求，推进业务合作，定期向营销管理部门反馈客户跟进情况；对于重要客户，可邀请客户到公司考察或安排专人上门拜访。第十七条参展效果评估与总结参展结束后1周内，市场部门牵头组织参展人员开展参展效果评估工作，对照参展目标，从品牌推广效果（如展台参观人数、宣传物料发放数量）、客户开发成果（如新增客户数量、意向合作金额）、市场调研收获（如行业动态、竞争对手信息）及费用使用情况等方面进行评估，形成《参展效果评估报告》。市场部门根据《参展效果评估报告》及参展过程中的经验教训，撰写参展总结，提出改进措施，为后续参展工作提供参考；《参展效果评估报告》及参展总结需报营销管理部门备案，并纳入公司展会管理档案。第十八条费用结算与档案管理参展结束后2周内，参展负责人整理参展费用相关票据，按照公司费用报销流程办理报销手续，财务部门完成费用结算，对参展费用预算执行情况进行分析。市场部门负责将参展过程中的所有资料（如参展方案、审批文件、合同、客户信息表、评估报告、总结、照片视频等）进行分类归档，建立完整的参展档案，便于后续查阅与管理。第六章职责分工第十九条市场部门职责负责展会信息收集、评估与筛选，制定参展执行方案，组织参展宣传物料设计与制作，选择展台设计搭建服务商，开展参展人员培训及参展效果评估与总结。牵头协调参展各环节工作，跟踪参展进度，解决参展过程中的相关问题，确保参展活动顺利开展。第二十条销售部门职责提供展会筛选建议，参与参展方案制定，协助确定展品清单，负责展会现场客户对接与洽谈，以及展会后客户信息整理与跟进。反馈客户需求及市场动态，为参展目标制定与产品展示提供依据。第二十一条技术部门职责确定参展展品清单，提供展品技术支持，准备展品相关技术资料，协助参展人员进行展品介绍与技术答疑。负责回运展品的检查、保养与入库管理。第二十二条生产部门职责按照展品清单组织生产或调配展品，确保展品质量与生产进度，按时交付展品。第二十三条财务部门职责编制参展费用预算，对参展费用进行管控与结算，审核费用报销票据，分析费用预算执行情况。第二十四条物流部门职责负责展品及物料的运输与回运，确保运输安全与时效，跟踪运输进度。第二十五条行政部门职责协助办理参展人员差旅手续，准备参展所需办公用品及应急物品，提供后勤保障支持。第七章监督与考核第二十六条监督检查营销管理部门负责对参展全过程进行监督检查，包括展会筛选与立项、筹备工作进度与质量、现场执行情况及后续工作落实情况，确保各项工作符合本制度要求。监督检查过程中发现问题的，及时向相关部门及人员反馈，要求限期整改；对严重违反本制度的行为，需上报公司领导处理。第二十七条考核机制公司将参展工作纳入相关部门及员工的绩效考核体系，考核指标包括参展筹备工作的及时性与质量、展会现场执行效果、客户开发数量与质量、参展费用控制情况及后续客户跟进成效等。考核结果与部门绩效、员工绩效工资、奖金及晋升挂钩：对参展工作表现优秀、超额完成参展目标的部门及员工，给予表彰奖励；对未按本制度执行、工作失误导致参展效果不佳或造成公司损失的部门及员工，给予批评教育，情节严重的，追究相应责任。第八章附则第二十八条保密要求所有参与参展工作的员工，需严格遵守公司保密规