企业采购流程管理与审批标准化手册

企业采购流程管理与审批标准化手册为规范企业采购行为，保证采购活动的合规性、经济性与效率，明确各部门职责分工，降低采购成本，防范采购风险，特制定本手册。本手册旨在为企业采购全流程提供标准化指引，保障采购活动与企业战略目标一致，支持企业持续健康发展。一、适用范围与典型应用场景（一）适用范围本手册适用于企业所有部门的各类采购活动，涵盖但不限于：原材料及辅料采购、生产设备与工具采购、办公设备与用品采购、服务类采购（如咨询、维护、外包）、项目专项采购等。采购形式包括常规采购、临时采购及紧急采购。（二）典型应用场景日常运营采购：如生产车间每月需补充的劳保用品、行政部门采购的办公用纸及打印机耗材等。生产物资采购：如生产线所需的特定规格原材料、零部件，需保证质量与交付时效。固定资产采购：如新增生产设备、服务器、办公家具等，需评估技术参数与投资回报。服务外包采购：如设备年度维护服务、IT系统支持服务、法律咨询服务等，需明确服务标准与验收方式。紧急采购：如突发设备故障需立即更换的配件、疫情期间急需的防疫物资等，需简化流程但保证合规。二、采购流程全阶段操作指引（一）需求发起与提报需求提出：需求部门根据业务需求，填写《采购需求申请表》，详细注明物资名称、规格型号、数量、预估单价、预算总额、用途说明、期望到货日期及特殊要求（如质量认证、环保标准等）。部门审核：需求部门负责人对需求的必要性、合理性及预算匹配性进行审核，确认签字后提交至采购部门。特殊需求补充：如采购金额超过部门年度预算的10%或涉及大宗物资，需附《采购需求可行性分析报告》，说明市场调研情况、采购紧迫性及替代方案等。（二）采购计划与预算审核计划汇总：采购部门每月25日前收集各部门次月《采购需求申请表》，汇总编制《月度采购计划》，按物资类别、优先级排序。预算审核：财务部门对《月度采购计划》的预算总额进行复核，保证符合企业年度预算安排；超预算部分需需求部门提交《预算调整申请表》，经财务总监审核后，报总经理审批。计划审批：采购部门将审核通过后的《月度采购计划》提交分管采购副总审批，审批通过后作为当月采购执行依据。（三）供应商选择与管理供应商筛选：优先从企业《合格供应商名录》中选择供应商；新供应商需提交《供应商准入申请表》，附营业执照、生产/经营许可证、相关资质证书（如ISO9001认证）、产品检测报告等，由采购部门联合技术、质量部门进行资质审核。采购方式确定：询比价采购：单笔采购金额≤5万元（或企业规定标准），至少向3家合格供应商发出询价单，填写《询比价记录表》，对比价格、交期、售后服务后选定供应商。招标采购：单笔采购金额＞5万元或涉及复杂技术/服务需求，采用公开或邀请招标方式，组建招标小组（由采购、技术、财务、使用部门代表组成，如经理、工程师、*会计等），编制招标文件，组织开标、评标，结果公示3个工作日无异议后确定中标供应商。单一来源采购：仅能从唯一供应商处采购（如专利产品、定制化配件），需填写《单一来源采购审批表》，说明理由，经总经理审批后执行。供应商沟通：采购部门与选定供应商确认供货周期、价格、运输方式、付款条件等细节，形成《采购谈判备忘录》。（四）合同签订与审批合同起草：采购部门根据《采购谈判备忘录》及采购需求，起草《采购合同》，明确以下核心条款：标的物名称、规格型号、数量、单价及总价；质量标准、验收方法及异议处理方式；交货时间、地点、运输方式及费用承担；包装标准、合理损耗及售后服务承诺；付款方式、期限及发票要求；违约责任、争议解决方式及合同生效条件。合同审核：采购部门负责人审核合同条款与采购需求的一致性；法务部门（或指定法务专员，如*法务）审核合同合规性、法律风险及条款严谨性；金额≥10万元的合同，需总经理最终审批。合同签署与生效：审批通过后，由法定代表人或授权代表签字并加盖企业公章，合同一式三份（采购部门、供应商、财务部门各执一份）。（五）订单下达与执行跟踪订单：采购部门根据生效合同，在ERP系统中创建《采购订单》，同步发送至供应商，并电话确认接收。进度跟踪：采购专员每周跟踪订单执行进度，重点监控生产排期、发货状态及物流信息；如遇可能延期（如供应商生产故障、物流异常），需提前3个工作日通知需求部门，协调解决方案（如调整交期、更换供应商）。发货确认：供应商发货后，提供《发货清单》（含物流单号、批次号、数量等），采购部门核对订单信息一致性，同步更新采购台账。（六）验收入库与质量检验到货准备：仓库部门根据《采购订单》提前清理收货场地，准备装卸工具；需求部门准备检验设备及人员。联合验收：数量验收：仓库管理员核对实物数量与《发货清单》《采购订单》是否一致，如短缺需当场记录并要求供应商补发；质量验收：需求部门（或质检部门）按合同约定的质量标准进行检验，包括外观检查、功能测试、文件资料核对（如合格证、检测报告）；特殊情况处理：对需第三方检测的物资（如特种设备、原材料），由采购部门委托具备资质的检测机构，检测合格后方可入库。单据签批：验收合格后，三方（仓库管理员、需求部门验收人、采购专员）共同在《验收入库单》上签字确认；不合格品需填写《不合格品处理单》，明确退货、换货或折价处理方案，经采购部门与供应商确认后执行。（七）付款结算与财务处理票据收集：供应商根据合同约定开具合规票据（如增值税专用发票），发票信息需与合同、订单、验收单一致（名称、税号、金额等）。付款申请：采购部门核对“四单匹配”（合同、订单、验收单、发票）无误后，填写《付款申请单》，附全套单据，按审批权限逐级报批（采购经理→财务总监→总经理）。资金支付：财务部门审批通过后，按合同约定方式（电汇、承兑汇票等）向供应商付款，同步更新应付账款台账，并在ERP系统中标记付款状态。（八）采购档案归档资料整理：采购部门在每笔采购完成后10个工作日内，将以下资料整理归档：《采购需求申请表》《预算调整申请表》；《询比价记录表》《招标文件》《中标通知书》；《采购合同》《采购谈判备忘录》；《采购订单》《发货清单》《验收入库单》《不合格品处理单》；发票复印件、《付款申请单》及付款凭证。档案管理：档案按“年度+采购类型”分类编号，存储于企业档案室或电子档案系统，保存期限不少于5年，保证查阅便捷、安全完整。三、标准化模板表格（一）《采购需求申请表》申请部门申请人联系方式申请日期需求编号物资名称规格型号单位数量预估单价预算总额资金来源用途说明期望到货日期附件（技术参数等）需求部门负责人意见：签字：日期：采购部门意见：签字：日期：财务部门意见：签字：日期：分管领导意见：签字：日期：（二）《询比价记录表》询价单编号采购物资名称规格询价日期供应商名称联系人联系方式报价（单价）报价（总价）交货期质量保证条款付款条件供应商资质文件（附件）采购部门评审意见：最终选定供应商：备注：（三）《采购合同》（主要条款框架）合同编号：甲方（采购方）：名称、地址、法定代表人、联系方式乙方（供应商）：名称、地址、法定代表人、联系方式第一条采购内容：物资名称、规格型号、数量、单价、总价（详见附件清单）第二条质量标准：[如：符合国家GB标准/行业标准/甲方提供的技术图纸]第三条交货条款：交货时间、地点、运输方式、费用承担第四条验收：验收期限、验收方法、异议处理第五条付款方式：[如：合同签订后预付30%，验收合格后付65%，质保期满后付5%]第六条违约责任：逾期交货、质量不符等的违约金计算方式第七条争议解决：提交甲方所在地人民法院诉讼解决第八条其他：合同生效条件、附件效力双方签字盖章页：甲方（盖章）、法定代表人（签字）、日期；乙方（盖章）、法定代表人（签字）、日期（四）《验收入库单》入库单编号采购订单号合同号供应商名称物资名称规格型号单位应收数量实收数量单价金额质量检验结果（合格/不合格）检验员验收日期仓库管理员签字需求部门签字采购员签字备注（五）《付款申请单》申请部门申请人申请日期付款编号合同号供应商名称付款事由付款金额（大写/小写）收款账户信息：开户行、账号对应发票信息：代码、号码、金额附件清单：合同、订单、验收单、发票复印件采购部门意见：签字：日期：财务部门意见：签字：日期：分管领导意见：签字：日期：总经理意见：签字：日期：备注：四、关键控制点与风险提示（一）需求合理性控制风险点：需求部门提报虚假需求、超量采购或盲目采购，导致资源浪费。控制措施：需求部门负责人需对需求的必要性签字确认；采购部门结合库存情况复核需求数量，避免重复采购。（二）供应商资质审查风险点：供应商资质不全或能力不足，导致物资质量不达标或交付延误。控制措施：严格审核供应商营业执照、生产许可证及相关行业资质；定期对供应商进行绩效评估（交货准时率、合格率等），淘汰不合格供应商。（三）采购方式合规性风险点：未按规定采用招标、询比价等采购方式，存在利益输送风险。控制措施：明确不同采购金额对应的采购方式，严禁化整为零规避招标；招标过程需全程留痕，评标记录存档备查。（四）合同条款严谨性风险点：合同条款模糊（如质量标准、违约责任不明确），引发纠纷。控制措施：法务部门对合同条款进行审核，明确双方权利义务；重大合同需聘请外部法律顾问参与起草。（五）验收环节规范性风险点：验收走过场，不合格物资入库影响生产或使用安全。控制措施：实行“三方验收”制度（仓库、需求部门、采购部门）；对关键物资进行抽样或全检，留存检验记录。（六）付款依据完整性风险点：无合同、无验收单付款，或发票与实际采购不符，导致资金损失。控制措施：严格执行“四单匹配”原则