文档归档与资料管理制度手册

文档归档与资料管理制度手册一、总则（一）目的为规范组织内各类文档的归档、保管、利用及销毁工作，保证文档资料的完整性、安全性和可追溯性，提高管理效率，防范信息风险，特制定本制度。（二）依据根据《_________档案法》《企业内部控制规范》及相关行业管理规定，结合组织实际情况制定。（三）适用范围本制度适用于组织内所有部门、分支机构及员工在工作过程中形成的具有保存价值的各类文档，包括但不限于行政文件、业务合同、项目资料、人事档案、财务凭证、会议纪要、技术图纸等。二、职责分工（一）各部门负责本部门文档的日常收集、整理、初步分类及预归档工作，保证文件材料齐全、规范。指定专人担任部门资料员，负责与档案管理对接，协助完成文档移交。（二）档案管理员负责统筹全组织档案管理工作，制定档案分类方案、编号规则及保管期限表。对各部门移交的档案进行审核、整理、编目、入库及数字化处理，保证档案质量。负责档案的保管、维护、借阅服务及到期鉴定工作，定期检查档案安全状况。（三）分管领导审批档案管理制度、分类方案及重大档案处置事项（如销毁、移交）。监督各部门档案管理工作的执行情况，协调解决跨部门档案管理问题。三、文档归档范围与分类标准（一）归档范围行政类文件：以组织名义发布的请示、报告、通知、制度、会议纪要、大事记等。业务类文件：各类合同协议、招投标文件、客户资料、市场调研报告、业务报表等。项目类文件：项目立项书、可行性研究报告、实施方案、验收报告、项目总结等。人事类文件：员工招聘录用、劳动合同、培训记录、绩效考核、离职手续等材料。财务类文件：会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等（按财务专项管理）。技术类文件：研发报告、技术图纸、工艺流程、专利材料、设备说明书等。其他具有保存价值的文件：如荣誉证书、媒体报道、重要往来函件等。（二）分类标准采用“年度-机构-问题”三级分类法，具体一级分类（年度）：按文件形成年度划分，如“2024年”。二级分类（机构）：按部门或项目组划分，如“行政部”“市场部”“XX项目组”。三级分类（问题）：按文件内容性质划分，如“综合管理”“合同管理”“项目进展”。四、文档归档操作流程（一）文件收集与预归档时间要求：各类文件在办理完毕后3个工作日内，由经办人将原件及电子版提交部门资料员。内容要求：文件需字迹清晰、内容完整（含签发人、日期、印章等要素），复印件需注明“与原件核对无异”并由经办人签字。部门资料员职责：对收集的文件进行初步筛选，剔除重复件、无保存价值的文件，按“年度-部门”分类暂存，建立《部门文件预归档台账》（见表1）。（二）整理与编目整理规范：对文件进行排序（按时间或逻辑顺序），去除金属夹、回形针等易锈蚀物品，采用左侧装订或胶装，保证不掉页、不倒页。文件过大的（如工程图纸），按折叠规格折叠为A4大小，标题露在折外。编号规则：档案编号采用“年度-部门代码-问题代码-流水号”格式，示例：2024-XZ-GL-001（2024年-行政部-管理类-001号）。部门代码：行政部（XZ）、财务部（CW）、市场部（SC）、项目部（XM）等，由档案管理员统一制定。问题代码：综合管理（GL）、合同管理（HT）、项目管理（XM）等，参照分类标准执行。编目要求：档案管理员对整理完毕的档案逐份编制《档案著录表》，内容包括：归档编号、文件题名、形成部门、形成日期、页数、密级、保管期限、存放位置等（见表2）。（三）移交与验收移交时间：每年6月和12月底前，各部门资料员将预归档档案移交至档案管理员。移交流程：资料员填写《档案移交清单》（见表3），一式两份，注明档案数量、编号、题名等信息。档案管理员对照清单逐项核对，检查档案完整性、规范性，核对无误后双方签字确认，各执一份留存。入库登记：验收合格的档案由档案管理员录入档案管理系统，更新《档案总台账》，并按编号顺序存入档案柜，标注存放位置（如：A区-1排-3层-01柜）。五、档案保管与利用（一）保管要求存放环境：档案库房需保持干燥、通风（湿度45%-60%，温度14-24℃），配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光设施，定期检查并记录。电子档案管理：电子档案需存储在专用服务器或加密存储介质中，定期（每季度）进行备份，备份数据异地存放。重要电子档案需转换为PDF/A等长期保存格式，防止软件升级导致文件无法打开。保密管理：涉密档案（如商业秘密、未公开合同）需单独存放，设置访问权限，仅限授权人员查阅。（二）借阅与利用借阅权限：员工因工作需要借阅档案，需经部门负责人审批；借阅涉密档案需经分管领导审批。借阅流程：借阅人填写《档案借阅登记表》（见表4），注明借阅档案信息、用途、归还日期。档案管理员核对审批手续后，提供档案复印件（原则上不借阅原件），特殊情况借阅原件需经分管领导批准，并限期（不超过3个工作日）归还。利用要求：借阅人需爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、损毁，不得擅自复制或外传。查阅档案后需在《档案借阅登记表》上签字确认。六、档案鉴定与销毁（一）保管期限划分根据文件价值，保管期限分为永久、长期（30年以上）、短期（10-30年）三类，具体参照《档案保管期限表》（见表5）执行。（二）鉴定流程到期鉴定：档案管理员每两年对到期档案进行一次鉴定，组织由档案管理员、部门负责人、法务人员组成的鉴定小组，评估档案是否具有继续保存价值。鉴定结果处理：对仍有保存价值的档案，重新划定保管期限；对无保存价值的档案，编制《档案销毁清册》（见表6），经分管领导审批后销毁。（三）销毁执行销毁档案时，由档案管理员和监销人（部门负责人或纪检人员）共同现场监销，保证档案彻底销毁（如碎纸处理），并在《档案销毁清册》上签字确认。禁止个人私自销毁档案，销毁清册需永久保存。七、监督与责任追究定期检查：档案管理员每季度对各部门档案管理情况进行检查，重点检查文件收集完整性、归档及时性及规范性，形成《档案检查通报》报分管领导。责任追究：对违反本制度的行为，视情节轻重给予处理：未按时归档或归档文件不完整，责令部门限期整改，扣减部门负责人当月绩效分；捃毁、丢失、擅自销毁档案或泄露档案秘密，给予纪律处分；造成损失的，追究赔偿责任；涉嫌违法的，移交司法机关处理。八、附则本制度由档案管理员负责解释和修订，修订后需报分管领导审批生效。本制度自发布之日起施行，原有相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。表1：部门文件预归档台账序号文件题名形成日期经办人预归档状态（暂存/移交）备注12024年度工作计划2024-01-05张三暂存2关于召开春节放假会议的通知2024-01-15李四暂存表2：档案著录表归档编号文件题名形成部门形成日期页数密级保管期限存放位置备注2024-XZ-GL-0012024年度工作计划行政部2024-01-055普通长期A区-1排-3层-01柜表3：档案移交清单移交部门移交人接收人移交日期档案数量（份）备注行政部王五赵六2024-06-3025序号归档编号文件题名页数密级保管期限12024-XZ-GL-0012024年度工作计划5普通长期22024-XZ-GL-002春节放假通知2普通短期表4：档案借阅登记表借阅日期借阅部门借阅人档案编号文件题名借阅用途归还日期审批人备注2024-07-01市场部陈七2024-SC-HT-005XX项目合同项目核对2024-07-03周八表5：档案保管期限表文件类别保管期限备注组织章程、年度工作总结永久会议纪要、内部管理制度长期（30年）业务合同、招投标文件长期（