会议场地及设备准备检查清单模板

会议场地及设备准备检查清单模板一、适用场景说明本清单适用于各类会议筹备场景，包括但不限于：公司内部例会、项目启动会、客户洽谈会、产品发布会、培训研讨会、年度总结会等。通过系统化的检查流程，可保证会议场地、设备及相关物料准备到位，规避因遗漏或疏忽导致的会议中断、体验不佳等问题，保障会议高效有序进行。二、操作流程指引（一）会前3-5天：筹备规划阶段明确会议需求确认会议主题、目标、参会人数（含主嘉宾、工作人员人数）、预计时长。确认会议形式（线下/线上/线上线下混合）、特殊需求（如分组讨论、同声传译、产品展示等）。明确会议负责人（*经理）及各环节分工（场地对接、设备调试、物料准备等）。场地预订与确认根据参会人数选择场地容量（预留10%-15%冗余空间），确认场地availability。与场地方沟通细节：桌椅摆放方式（课桌式/剧院式/圆桌式）、投影/屏幕尺寸、电源接口数量、网络覆盖范围、茶歇区位置、有无储物间等。确认场地费用、支付方式及取消政策，签订场地使用协议。设备与物料清单制定根据会议需求列出所需设备及物料（参考“三、检查清单模板”），标注数量、型号及特殊要求（如麦克风需带防风罩、投影仪需HDMI接口等）。联系设备供应商或场地方确认设备可用性，预约租赁或调试时间。（二）会前1-2天：场地布置与设备调试场地环境检查提前进入场地，确认空间布局是否符合需求（如舞台搭建、签到台位置、指示标识摆放等）。检查场地卫生（地面、桌椅、墙面、卫生间）、通风/空调系统运行情况、照明亮度（主会场、签到区、茶歇区分区控制）。确认安全通道畅通、消防设施齐全（灭火器、应急灯），张贴紧急疏散路线图。设备安装与调试按清单安装设备：投影仪/显示屏吊装或摆放、音响系统连接、麦克风（手持/领夹/头戴）电池安装、灯光设备调试。逐项测试设备功能：投影/显示屏：清晰度、色彩、信号源切换（电脑、视频播放器）；音响：音量大小、音质（无杂音、电流声）、麦克风收音距离（主会场、分会区全覆盖）；网络：有线/无线网络稳定性（测速、登录验证），线上会议平台测试（腾讯会议/Zoom等）；辅助设备：翻页笔、激光笔、录像设备（存储空间、电量）、同声传译设备（频道测试）。物料摆放与确认签到区：摆放签到表、笔、指示牌（含会议楼层指引）、参会证（提前打印分类摆放）。会议桌：摆放会议资料（议程、笔记本、笔）、桌牌（嘉宾姓名）、瓶装水（按座位数量准备）。茶歇区：确认茶歇台摆放位置，分类摆放点心、水果、饮料，配备纸巾、牙签、垃圾桶。应急物料：准备备用电池、电源延长线、胶带、剪刀、急救包（创可贴、消毒棉片等）。（三）会前1小时：最终确认与人员到位全面复检对照“检查清单模板”逐项核对场地、设备、物料状态，保证无遗漏。再次测试关键设备：投影仪开关机、麦克风静音/取消静音、网络登录、视频播放（提前导入会议开场视频/PPT）。人员与流程对接召集工作人员（技术员、服务人员）明确分工：设备维护（技术员）、嘉宾引导（服务人员）、物料补给（助理）、应急联络（经理）。确认会议流程细节：开场时间、嘉宾发言顺序、茶歇时间、互动环节等，与主持人、主讲人最后沟通。检查参会人员通知：发送提醒短信/邮件（含会议时间、地点、交通指引、注意事项），确认重要嘉宾是否已出发。（四）会议期间：实时监控与应急处理设备监控：*技术员全程留守会场，每30分钟巡检一次设备运行状态，及时处理卡顿、无声、黑屏等问题。场地维护：*服务人员及时补充茶歇物料、清理会场垃圾，引导参会人员就座、保持秩序。应急响应：若遇设备故障，立即启用备用设备（如备用麦克风、备用电脑）；若遇人员突发不适，引导至休息区并联系医疗人员。（五）会后：场地恢复与复盘场地与设备归还拆除临时搭建（如舞台、指示牌），将桌椅恢复原状，清理场地垃圾（茶歇区、卫生间重点清洁）。清点设备数量，归还租赁设备（与供应商确认完好状态），关闭所有电源、空调。物料整理与复盘回收可重复利用物料（如桌牌、签到表），整理剩余会议资料、茶歇物料（登记备案后续使用）。召开复盘会：总结本次筹备中的优点与不足（如设备调试时间过长、物料遗漏等），更新检查清单模板，优化下次筹备流程。三、检查清单模板（一）场地环境检查检查项具体内容状态（正常/异常/待处理）备注（问题说明及处理方案）空间容量是否满足参会人数（预留10%-15%空间）桌椅摆放方式（课桌式/剧院式/圆桌式）、数量、稳固性通风/空调温度是否适宜（22-26℃）、有无异味照明系统主会场、签到区、茶歇区亮度是否充足卫生状况地面、桌椅、墙面、卫生间清洁度安全通道是否畅通、应急设施是否齐全噪音控制场地周边有无施工、高噪音源（二）设备设施检查检查项具体内容状态（正常/异常/待处理）备注（问题说明及处理方案）投影/显示屏尺寸是否合适、清晰度、信号源切换正常音响系统音量适中、无杂音、音质清晰麦克风手持/领夹/头戴数量、电池电量、收音距离网络设备有线/无线网络稳定、带宽满足需求电源插座数量是否充足、分布是否合理、有无接地保护灯光设备主灯、补光灯、氛围灯功能正常辅助设备翻页笔、激光笔、录像设备（电量/存储）备用设备备用麦克风、投影仪灯泡、电脑、电池（三）物料准备检查检查项具体内容状态（正常/异常/待处理）备注（问题说明及处理方案）签到物料签到表、笔、指示牌、参会证（分类摆放）会议资料议程、笔记本、笔、桌牌（嘉宾姓名）茶歇物料点心、水果、饮料、纸巾、牙签、垃圾桶指示标识会议楼层指引、会场分区标识、卫生间指引应急物料备用电池、电源延长线、胶带、急救包（四）人员安排检查检查项具体内容状态（正常/异常/待处理）备注（问题说明及处理方案）总负责人*经理（统筹协调、应急决策）技术人员*技术员（设备调试、故障处理）服务人员*服务人员（嘉宾引导、物料补给）应急联系人场地方联系人、设备供应商、医疗急救四、关键注意事项提醒提前测试：所有设备需在会前24小时内完成调试，网络建议进行压力测试（如线上会议，模拟多用户登录）。备用方案：关键设备（如投影仪、麦克风）必须准备备用件，重要资料需U盘+云端双重备份。时间预留：场地布置、设备调试需预留充足时间（至少比会议开始时间提前2小时到场）。沟通确认：与场地方、供应商明确需求细节（如桌椅尺寸、设备型号