质量管理体系内审与自查表

质量管理体系内审与自查工具模板类指南一、适用范围与应用场景本工具模板适用于各类组织实施质量管理体系（如ISO9001、GB/T19001等）的内部审核与自查工作，具体场景包括但不限于：体系文件发布后或重大变更（如组织架构、流程调整）后的运行有效性验证；定期（如每季度、每半年）对体系运行状况进行全面检查，保证持续符合标准要求；外部审核（如认证审核、监督审核）前，预判潜在问题并完成整改；针对已发生的不符合项或客户投诉，追溯体系漏洞并验证纠正措施有效性；新部门、新项目或新流程上线前的体系适配性评估。二、内审与自查全流程操作指南（一）准备阶段：明确目标与资源保障确定审核/自查范围与目的明确本次检查覆盖的部门、流程、标准条款（如“覆盖ISO9001:2015标准第8章（运行）全部条款，涉及生产部、质检部、采购部”）；设定具体目标（如“识别体系运行中的薄弱环节，验证客户投诉整改措施的落实情况”）。组建审核/自查团队选拔具备内审员资质或熟悉体系要求的人员，保证团队独立性与专业性（如内审组长由质量经理担任，组员包括生产主管、技术工程师*等）；明确分工：组长负责整体策划与报告审核，组员按部门/条款分配检查任务，必要时邀请技术专家（如设备工程师*）参与专项检查。收集与准备文件资料收集体系文件（质量手册、程序文件、作业指导书、表单记录等）、相关法规标准、外部审核报告、历史不符合项清单等；编制《内审/自查计划》（见表1），明确审核时间、地点、人员、检查内容及方法，经管理者代表*批准后提前3天通知受检部门。（二）实施阶段：现场检查与问题记录首次会议召集审核组与受检部门负责人，介绍审核目的、范围、流程及时间安排，确认沟通机制，解答疑问。现场检查采用“文件查阅+现场观察+人员访谈”相结合的方式：文件查阅：抽查记录（如培训记录、设备点检表、不合格品处理单）是否完整、规范，是否符合体系文件要求；现场观察：验证实际操作是否与作业指导书一致（如生产现场5S管理、检验员检测方法）；人员访谈：随机抽取岗位人员（如操作工、质检员），询问其对岗位职责、体系要求（如“不合格品如何处置”）的理解与执行情况。检查过程中发觉不符合项时，及时与部门负责人沟通确认，避免争议，保证问题描述客观准确。记录问题与证据收集使用《检查记录表》（见表2）详细记录检查情况，包括：检查项目、标准条款、检查方法、发觉的问题（具体描述“何事、何地、何时、何人、何种情况”）、客观证据（如记录编号、现场照片、访谈录音摘要）；问题记录需具体、可追溯，避免模糊表述（如“培训记录不全”应改为“2023年第三季度新员工入职培训记录中，有3名员工（工号X/X/X）未签署《培训效果评估表》”）。（三）报告阶段：问题汇总与原因分析汇总检查结果审核组召开内部会议，汇总各检查点发觉的问题，分类统计（如按严重程度分为“严重不符合”“一般不符合”“观察项”，或按部门/流程类型分类）；依据《不合格品控制程序》等文件，判定不符合项性质（严重不符合指体系系统性失效或可能导致严重后果，一般不符合指局部问题）。编制《内审/自查报告》报告内容包括：审核概况（目的、范围、时间、人员）、审核依据（标准条款、体系文件）、审核发觉（符合项概述、不符合项清单，见表3）、问题原因分析（从“人、机、料、法、环、测”6个维度初步分析，如“培训记录不全”原因可能是“培训管理员*未及时归档记录”）、结论体系运行有效性评价。报告经审核组全体成员签字确认后，提交管理者代表及最高管理者审阅。（四）改进阶段：整改落实与闭环管理制定纠正与预防措施针对不符合项，由责任部门（如“生产部”）填写《纠正预防措施报告》（见表4），明确：纠正措施（针对已发生问题的整改，如“3日内补齐3名员工的培训评估表并重新培训考核”）；预防措施（针对潜在问题的预防，如“优化培训记录管理流程，增加‘每月5日前归档’的提醒机制”）；整改责任人、完成时限（一般不超过15个工作日）。跟踪验证整改效果审核组通过现场复查、查阅记录等方式，验证纠正与预防措施的落实情况及有效性（如“检查补齐的培训评估表是否签署完整，新流程是否执行”）；对整改不到位的问题，要求责任部门重新制定措施并延长整改期限，直至问题关闭。体系更新与持续改进将本次审核发觉的问题及改进措施纳入管理评审输入，分析体系运行的系统性风险，必要时修订体系文件（如更新《培训管理程序》）；定期回顾内审/自查结果，跟踪趋势问题（如“某类不符合项重复发生”），推动体系持续优化。三、模板表格示例表1：质量管理体系内审/自查计划表序号审核部门/区域审核条款/项目审核方法审核人员计划时间备注1生产部ISO9001:20188.5.1（生产和服务提供控制）查阅生产记录、现场观察张*2023-10-109:00-11:00抽查3批次产品生产流程2质检部ISO9001:20188.2.3（产品检验和试验）查阅检验报告、访谈检验员李*2023-10-1014:00-16:00核对检验记录与标准符合性3采购部公司《采购控制程序》4.3（供应商评价）查阅供应商档案、评价记录王*2023-10-119:00-10:30重点检查新供应商评价记录表2：质量管理体系检查记录表部门/区域：生产部检查日期：2023-10-10检查人员：张*序号检查项目/条款检查方法1作业指导书有效性现场抽查3个岗位的作业指导书版本号2生产设备点检记录查阅10月设备点检表表3：不符合项清单序号部门不符合项描述对应条款/文件严重程度责任人整改期限1生产部焊接车间C区3台焊机（设备编号：HJ-001/002/003）的10月点检记录未填写设备参数异常情况《设备管理程序》5.2.1（点检要求）一般不符合刘*2023-10-152采购部供应商A（编号：GY-2023-01）的首次评价报告中，缺少其ISO9001认证证书复印件《采购控制程序》4.3.2（供应商评价资料）严重不符合陈*2023-10-12表4：纠正预防措施报告不符合项编号：NCP20231001部门：生产部责任人：刘*不符合项描述：焊接车间C区3台焊机（HJ-001/002/003）10月点检记录未填写设备参数异常情况原因分析：1.点检员赵未按《设备点检作业指导书》要求逐项填写异常情况；2.生产班长周未及时审核点检记录，导致问题未被发觉纠正措施：1.赵于10月12日前补填3台焊机点检记录的异常项（无异常则标注“正常”）；2.周对10月所有点检记录进行全面复核，保证无遗漏预防措施：1.10月15日前组织设备操作工、班长开展《设备点检要求》专项培训；2.在点检表中增加“班长审核栏”，要求每日下班前完成签字确认整改完成情况：□已完成□进行中□延期（原因：____________________）验证结果：□符合要求□不符合要求（需重新整改）验证人：张*验证日期：2023-10-16四、使用过程中的关键要点与风险规避保证审核独立性：内审员不得审核自身负责的工作，避免利益冲突；自查时需由部门负责人之外的人员主导，保证客观性。问题描述客观具体：避免主观臆断（如“责任心不强”），以事实和数据为依据（如“连续3天未按规程操作”），便于责任部门整改。聚焦体系有效性：不仅要检查“是否做了”（记录完整性），更要验证“是否做到位”（结果有效性），如培训不仅要看记录，还要通过考核评估员工掌握程度。严格闭环管理：对不符合项的整改措施需跟