行业的合同审查与审批管理工具

行业通用合同审查与审批管理工具模板一、适用业务场景本工具适用于各类企业及组织在日常运营中涉及的外部合作合同管理，包括但不限于：采购与供应链合同（原材料采购、设备采购等）、服务外包合同（技术服务、咨询服务、劳务外包等）、合作项目合同（联合研发、市场推广合作等）、租赁合同（办公场地、设备租赁等）、销售合同（产品销售、服务销售等）。通过标准化流程，保证合同条款合规、权责清晰，降低法律风险与运营争议，提升合同管理效率。二、标准化操作流程1.合同发起与资料准备发起主体：业务部门负责人或合同经办人（如主管、专员）根据合作需求发起合同流程。提交材料：合作方主体资格证明（营业执照复印件、法定代表人证件号码明等，需加盖公章）；合同草案（需明确合作内容、双方权利义务、金额、履行期限、违约责任等核心条款）；相关附件（如技术协议、补充说明、招投标文件等，若有）。系统录入：通过企业OA系统或合同管理平台，填写《合同基本信息表》（含合同名称、合作方、合同类型、涉及金额、预计履行期限等），并上述材料，提交至业务部门负责人初审。2.业务部门初审审查重点：合作内容是否符合业务目标，是否满足实际需求；合同金额、付款方式、交付标准等商务条款是否与谈判结果一致；合作方履约能力初步评估（如过往合作记录、资质等级等）。输出结果：若初审通过，在系统中签署“初审意见”，并流转至法务部门；若需修改，标注具体修改意见，退回经办人补充完善后重新提交。3.法务部门审查审查重点：主体合法性：合作方是否为合法存续的法人/组织，签约人是否具备有效授权；条款合规性：是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在无效或可撤销条款；权责明确性：双方权利义务是否对等，违约责任是否具体、可执行，争议解决方式（诉讼/仲裁）是否明确；风险防控：知识产权、保密条款、不可抗力等特殊条款是否完善，是否存在潜在法律风险（如格式条款不公平）。输出结果：出具《合同审查意见书》，明确“通过”“修改后通过”或“不通过”的结论，并逐条说明修改建议；对于重大风险合同（如标的额超过*万元、涉及核心业务），需组织法务、业务、财务部门联合评审。4.财务部门会签（涉及费用支出的合同）审查重点：合同金额是否在预算范围内，付款条件是否合理（如预付款比例、进度款节点、质保金约定）；税费承担方式是否清晰，发票类型（增值税专用发票/普通发票）是否符合财务要求；资金安排是否与企业现金流状况匹配，是否存在支付风险。输出结果：签署财务会签意见，确认金额与支付条款合规后，流转至审批领导；若涉及预算调整，需同步提交预算变更申请。5.领导审批审批权限划分：金额≤万元：由部门负责人及分管领导（总）审批；万元＜金额≤万元：需总经理（*总）审批；金额＞*万元或重大战略合同：需提交董事会/决策委员会审批。审批重点：合同是否符合公司战略发展方向；合作方与公司合作的长期价值与风险；审批流程是否完整，前置环节意见是否落实。输出结果：审批通过后，在系统中签署“审批同意”，进入签署环节；审批不通过，注明理由并退回至发起部门。6.合同签署与用印签署准备：法务部门根据审批通过的版本，最终校对合同文本，保证与审查意见一致；办理用印申请，提交至行政/公章管理部门。签署规范：合同需由双方法定代表人或授权代表签字，并加盖公司公章（或合同专用章）；多页合同需加盖骑缝章，每页小签或盖章确认；电子合同需通过合法第三方平台签署，保证签署过程可追溯。文件归档：签署完成后，合同原件（含附件）由行政部统一归档，扫描件同步至合同管理系统，保证电子与纸质档案一致。7.合同履行与跟踪责任部门：业务部门为合同履行第一责任人，需定期跟踪合作方履约情况（如交付进度、质量验收、付款到账等）。异常处理：若合作方违约（如延迟交付、质量不达标），业务部门需及时收集证据（如验收报告、沟通记录），书面告知法务部门，启动争议解决程序（协商、仲裁或诉讼）。履行完成：合同到期或义务履行完毕后，业务部门需提交《合同履行总结报告》，说明履约结果，并归档至合同管理系统。三、核心工具模板模板1：合同基本信息表合同编号合同名称合作方名称（甲方/乙方）合同类型（采购/服务/合作等）涉及金额（元）币种履行期限经办人业务部门提交日期模板2：合同审查意见书合同编号合同名称审查部门审查人审查日期审查内容具体意见修改建议主体资格商务条款法律条款其他条款审查结论：□通过□修改后通过□不通过（需说明理由）审查人签字：部门负责人签字：模板3：合同审批流程表审批环节责任部门/人职责时限要求输出文档发起业务部门提交合同草案及资料1个工作日合同基本信息表初审业务部门负责人审核业务需求与商务条款1-2个工作日初审意见法务审查法务部门审查合法性与风险2-3个工作日合同审查意见书财务会签财务部门审核金额与支付条款1-2个工作日财务会签意见领导审批分管领导/总经理/董事会战略与权限审批2-3个工作日审批意见签署归档行政部/业务部门用印与档案管理1个工作日合同原件及归档记录模板4：合同履行跟踪表合同编号合同名称履行阶段（如：预付款、交付、验收、质保）计划完成时间实际完成时间履约情况（正常/异常）异常说明（若有）责任人更新日期四、关键管理要点1.合同条款审查核心原则合法性：严禁违反法律法规强制性规定，如“合同无效条款”“格式条款显失公平”等；明确性：避免模糊表述（如“尽快”“大概”），金额、时间、标准等需量化（如“交付时间为合同签署后15个工作日内”“质量标准需符合GB/T19001-2016”）；完整性：涵盖合作主体、标的、权利义务、履行方式、违约责任、争议解决、生效条件等核心要素，避免遗漏关键条款。2.审批流程规范严禁越权审批：严格按照权限划分流程，不得因紧急情况简化审批环节或绕过必审部门；时限管理：各部门需在规定时限内完成审查，超时未反馈视为“无意见”；留痕机制：所有审查意见、审批记录需在系统中留存，保证可追溯，避免责任争议。3.档案管理要求电子与纸质同步：合同签署后，扫描件至系统，原件由行政部统一编号归档，存放于专用档案柜，防火、防潮、防虫；保密管理：合同信息涉及商业秘密的，仅限经办人、审批人及相关部门人员查阅，严禁外泄；借阅登记：因工作需要借阅合同原件的，需填写《借阅申请表》，经部门负责人及法务部门批准，限期归还。4.风险防控机制定期复盘：每季度对已履行合同进行复盘，分析常见问题（如违约原因、条款漏洞），优化合同模板与审查标准；异常预警：对于履行异常的合同（如延迟付款、质量投诉），业务部门需在24小时内上报法务及分管领导，制定应对方案；合作方动态管理：建立合作方档案库，定期更新其资质、履约记录，对存在重大违约风险的合作方，纳入“黑名单”并终止合作。5.跨部门协作要点信息同步：业务部门需及时向法务、财务部门通报合作进展，保证前置环节掌握最新信息；争议联动：发生合同纠纷时，业务部门负责收集证据，