财务报销审批流程及凭证管理规范

财务报销审批流程及凭证管理规范一、适用范围与常见应用场景本规范适用于公司内部所有涉及费用报销的场景，涵盖员工日常办公费用（如办公用品、通讯费）、差旅费用（如交通、住宿、餐饮）、业务招待费、项目专项支出及其他经批准的合理费用。适用于全职员工、实习生及外部合作人员（需提前备案）为公司业务开展所产生的费用报销管理，保证费用支出的合规性、合理性与可追溯性。二、标准化操作流程详解（一）费用发生前：事前申请与确认大额/特殊费用提前报备：单笔费用超过5000元或涉及会议、培训、固定资产采购等特殊类型时，需提前3个工作日通过“费用申请系统”提交《事前申请单》，注明费用用途、预算金额、预计发生时间及明细，经部门负责人及分管领导审批通过后方可执行。常规费用准备：日常小额费用（如交通费、办公耗材）无需提前申请，但需保证费用与公司业务直接相关，且符合预算范围。（二）报销单据准备：信息完整与附件齐全填写《费用报销单》：通过财务系统或线下模板填写，需包含以下核心信息：申请人*（姓名、工号、部门）、报销日期、费用类型（下拉选择：办公费/差旅费/招待费等）、费用明细（分项列支，如“市内交通费-地铁，金额50元”）、总金额、支付方式（公户转账/备用金）、关联项目编号（如涉及）。整理合规附件：根据费用类型准备对应支撑材料，保证真实、完整、清晰：差旅费：出差审批单、机票/车票（含行程单）、住宿发票（需注明入住日期及天数）、会议通知（如有）；办公费：采购清单、供应商出具的合规票据（需含公司名称、税号、明细金额）；业务招待费：招待事由、参与人员（外部客户需注明单位名称）、消费清单。票据粘贴规范：使用《凭证粘贴单》（见模板）将票据按类别整齐粘贴，避免覆盖票据信息，并在粘贴单上注明票据总张数及金额汇总。（三）提交审批：按权限逐级流转部门初审：申请人将填写完整的《费用报销单》及附件提交至部门负责人*，负责人需核对费用真实性、业务相关性及预算符合性，确认无误后签字，并提交至下一审批环节。分级审批：根据费用金额确定审批权限：金额≤2000元：部门负责人*审批；2000元＜金额≤10000元：部门负责人+分管领导审批；金额＞10000元：部门负责人+分管领导+财务总监*审批。财务部审核：财务专员收到审批通过的单据后，重点检查：票据合规性（抬头、税号、印章是否正确，是否在有效报销期内）；附件完整性（是否与报销单明细一一对应）；金额计算准确性（分项合计与总金额是否一致，报销标准是否符合公司规定，如差旅住宿上限）。（四）付款与凭证归档付款处理：财务审核通过后，通过公户转账至申请人指定账户（需提供准确银行卡号），或发放备用金（仅适用于符合条件的小额临时支出）。付款完成后，财务人员在报销单上标注“已付”及付款日期。凭证归档：每月结束后，财务部将已报销单据（含《费用报销单》、附件、《凭证粘贴单》）按部门、月份分类整理，装订成册，标注“XX部门XX年XX月报销凭证”，电子版同步存档，保存期限不少于5年。三、配套表单模板参考表1：费用报销单基本信息填写内容申请人姓名*工号XXXXXXX所属部门销售部报销日期YYYY年MM月DD日费用类型□办公费□差旅费□招待费□其他（请注明：_________）费用明细序号费用项目1办公耗材2市内交通费合计金额￥350.00支付方式□公户转账□备用金关联项目编号PRJ-2024-001审批签字申请人：_________部门负责人：_________分管领导：_________财务：_________表2：凭证粘贴单粘贴区域（请将票据整齐粘贴在此框内，避免重叠）附件清单序号12附件总张数：_______张总金额：￥_______元表3：审批记录表报销单号费用总金额审批环节审批人审批意见审批时间FP-2024001350.00部门初审张*同意2024-03-01分管领导审批李*同意2024-03-02财务审核王*票据合规2024-03-03付款完成财务部已付2024-03-05四、执行要点与风险提示真实性优先：所有费用必须为实际发生且与公司业务相关，禁止虚报、冒报费用，一经发觉将追究相关人员责任。时效性要求：费用应在发生后15个工作日内提交报销，逾期需说明原因并经财务总监*特批，最长不超过30天。票据合规性：需取得合法有效的合规票据，票据抬头需为公司全称，税号准确无误，涂改、无效票据不予报销。审批权限不可逆：审批需按流程逐级进行，不可越级审批，特殊紧急情况需提前与财务部沟通，事后补签手续。特殊情况处理：如遇票据遗失（如车票、小票），需提交《情况说明》并经部门负责人签字确认，可凭其他证明材料报销，单笔金额超过200元需分管领导审批。预算控