供应商信息与资质审核登记表

供应商信息与资质审核登记表一、应用场景说明本登记表适用于企业采购部门对新供应商准入、现有供应商年度资质复核、特定项目合作供应商专项审核等场景。通过规范登记供应商基本信息、资质文件及合作意向，为企业筛选合规、可靠的合作伙伴提供依据，有效降低合作风险，保障采购流程的合规性与供应链稳定性。二、操作流程详解第一步：资料收集与准备采购部门根据合作需求，提前通知供应商准备以下资料：基础资料：供应商营业执照（副本复印件加盖公章）、法定代表人证件号码明（复印件加盖公章）、联系方式（含联系人、电话、邮箱）；资质文件：与所供产品/服务相关的行业许可证（如食品经营许可证、医疗器械经营许可证等）、质量体系认证证书（如ISO9001、ISO14001等）、产品检测报告（如国家/行业强制性认证证书）；其他资料：供应商简介（含组织架构、生产规模、技术实力）、过往合作业绩（合同复印件或客户评价，可隐去敏感信息）、银行资信证明（开户许可证或基本存款账户信息）。注：供应商需保证所有资料真实、有效，复印件需加盖公章，原件备查。第二步：填写登记表基本信息采购专员或供应商对接人根据准备好的资料，完整填写《供应商信息与资质审核登记表》中的“供应商基本信息”“资质文件信息”“经营范围及合作意向”等模块，保证信息与提供的资料一致，无遗漏项。重点关注：统一社会信用代码、注册地址、实际经营地址是否准确；资质文件是否在有效期内，覆盖范围是否与拟合作产品/服务匹配；经营范围是否包含本次合作内容。第三步：资质文件初审采购部门负责人或指定审核人对供应商提交的登记表及资质文件进行初步审核，重点检查：资料完整性：是否按要求提供所有必需文件，复印件是否清晰可辨；合规性：营业执照、行业许可证等是否合法有效，是否存在被吊销、注销等异常情况（可通过“国家企业信用信息公示系统”等官方渠道核验）；匹配度：资质文件是否满足本次采购项目的特殊要求（如特种设备生产许可证、安全生产许可证等）。初审通过后，进入复审环节；不通过的，需一次性列明缺失项或不符合项，通知供应商在3个工作日内补充完善。第四步：实地考察（必要时）对于涉及关键物料、高价值采购或首次合作的供应商，采购部门可组织技术、质量等部门联合进行实地考察，内容包括：生产场地、设备设施是否与登记信息一致；质量控制流程、生产能力是否满足合作需求；仓储物流、售后服务体系是否健全。考察人员需填写《供应商实地考察记录表》，作为审核依据之一。第五步：综合评审与结果反馈采购部门汇总初审意见、实地考察记录（如有），组织技术、质量、财务等部门召开评审会，对供应商的综合能力（如供货能力、质量保障、价格水平、信誉度等）进行评分，形成评审结论：通过：登记为合格供应商，纳入《合格供应商名录》，可开展合作；不通过：说明理由，将供应商资料存档（至少2年），后续不再考虑合作；补充资料：要求供应商进一步提供证明材料，重新启动审核流程。评审结果需经采购部门负责人、分管领导签字确认后，书面通知供应商。第六步：信息归档与动态更新审核通过的供应商信息及资质文件，由采购部门统一归档（电子版+纸质版），并录入供应商管理系统。同时建立供应商资质台账，定期（如每半年或每年）复核资质文件有效期，保证信息持续有效；对资质过期或出现重大变更（如股权结构、经营范围调整）的供应商，及时启动重新审核流程。三、登记表模板供应商信息与资质审核登记表一、供应商基本信息公司名称统一社会信用代码注册地址实际经营地址法定代表人联系人职务联系方式电子邮箱成立时间年月日注册资本万元企业类型开户银行银行账号员工人数人年营业额万元（最近一年）二、资质文件信息序号资质文件名称证书编号发证机关1营业执照2行业许可证（如适用）3质量体系认证证书4产品检测报告5其他（请说明）三、经营范围及合作意向主营业务兼营业务拟合作产品/服务预计合作规模（年/月）合作期限年月至年月特殊要求（如质量标准、交付周期）四、审核意见初审人：某某审核日期：年月日初审意见：□通过□不通过□补充资料（具体意见：______________________）复核人：某某审核日期：年月日复核意见：□通过□不通过□补充资料（具体意见：______________________）终审人：某某审核日期：年月日终审结论：□同意纳入合格供应商名录□不同意合作签字：______________________五、附件清单序号附件名称页码12四、使用要点提示信息真实性核查：供应商需对登记信息的真实性负全责，若提供虚假资料，一经查实立即终止合作，并保留追究其责任的权利。资质文件有效性：所有资质文件需在有效期内，临近到期（如提前3个月）的供应商需及时提交更新文件，否则暂停合作资格。审核标准统一：对不同类型供应商（如生产型、贸易型）应制定差异化审核标准，保证公平公正，避免主观判断偏差。信息保密管理：登记表及供应商资料涉及商业秘密，审核人员需严格遵守保密规定，不得泄露给无关