行业采购申请审批单成本控制与审批流程版

一、适用场景与范围二、标准化操作流程（一）采购申请发起填写申请单：由需求部门申请人登录采购管理系统或填写纸质《采购申请审批单》，准确填写采购物品/服务名称、规格型号、数量、预估单价、申请金额、用途说明、期望交付时间等基础信息。准备附件材料：根据采购类型补充必要支撑材料，如：办公用品类：提供历史采购价格参考或市场询价记录（至少2家供应商报价单）；生产物料类：附物料清单（BOM表）、技术参数要求及生产计划说明；服务外包类：附服务方案、供应商资质文件（营业执照、相关许可证复印件）及服务期限约定。提交初审：将填写完整的申请单及附件提交至部门负责人进行初审。（二）部门负责人审核必要性审核：确认采购内容是否符合部门工作计划及实际需求，避免重复采购或闲置浪费。预算匹配性审核：核对申请金额是否在部门年度/月度预算额度内，超预算采购需注明“预算调整申请”并附财务部门预审意见。签署意见：审核通过后，在“部门审核”栏签字确认并注明“同意申请”；不通过则退回申请人并说明理由。（三）成本控制专项审核成本合理性核查：由成本控制部门（或财务部）对申请单进行审核，重点核查：预估单价是否偏离市场公允价（参考近期采购数据、行业价格指数或第三方比价平台）；数量是否符合实际需求，是否存在虚报、多报情况；大额采购（如超过[具体金额，如2万元]）是否提供“成本分析报告”，说明价格构成及降本空间。比价要求确认：对达到比价标准的采购（如单次金额超[具体金额，如1万元]），要求申请人补充至少3家合格供应商的书面报价单，成本控制部门需对报价单进行复核（如供应商资质、报价明细真实性）。出具审核意见：审核通过后，在“成本控制审核”栏签字并标注“建议批准”；需调整的，注明具体调整意见（如“建议降低单价至元以下”）；不通过的，说明原因并退回需求部门。（四）分级审批决策根据采购金额及重要性，按以下层级逐级审批（企业可根据自身规模调整金额标准）：低金额采购（如500元-5000元）：由成本控制部门审核通过后，报分管采购副总（或部门总监）审批；中金额采购（如5000元-5万元）：需成本控制部门及分管采购副总审核后，报总经理审批；高金额采购（如5万元以上）：经成本控制部门、分管采购副总、总经理审核后，提交至企业决策委员会（或董事会）审批。审批人在“领导审批”栏签署意见，明确“同意”“不同意”或“补充材料后重审”。（五）采购执行与反馈任务下达：审批通过后，采购部门在2个工作日内接收申请单，向申请人确认采购需求细节（如交付地址、技术要求等），并启动采购流程。供应商选择：根据比价结果或定点供应商管理规定，确定最终供应商，签订采购合同（或订单），明确价格、质量、交付、验收标准及违约责任。进度反馈：采购过程中，如遇供应商延迟交货、价格变动等异常情况，需及时反馈至申请人及成本控制部门。（六）验收与归档货物/服务验收：采购物品到货或服务完成后，由需求部门、采购部门、成本控制部门（必要时）共同验收，填写《验收确认单》，注明数量、质量、是否与约定一致等信息。费用结算：验收合格后，采购部门凭审批通过的申请单、验收确认单、合同及发票（如需）至财务部门办理结算，财务部门需核对审批流程完整性及金额准确性。资料归档：采购部门将申请单、附件、合同、验收单、付款凭证等资料整理成册，按月度归档保存，保存期限不少于[具体年限，如3年]。三、采购申请审批单模板采购申请审批单申请单号：CG-YYYYMMDD-X申请部门申请日期年月日采购类型□办公用品□生产物料□服务外包□工程修缮□其他：______供应商信息（如已确定）名称：____________________联系人：*电话：*（内部分机）采购明细规格型号单位数量预估单价（元）申请金额（元）用途说明合计金额大写：____________________元小写：¥______________预算信息预算编码______________预算余额______________成本控制审核比价情况（附报价单页数：______）□已提供3家以上比价□定点供应商无需比价□其他：______成本分析（如适用）说明价格合理性、降本措施等：______________________________________________________审核意见□同意采购，建议批准□需调整：______________________________________□不同意，原因：______________审核人*部门审核审核意见□同意申请，符合部门需求及预算□不同意，原因：______________审核人*日期领导审批审批意见□同意□不同意□补充材料后重审审批人*（根据金额填写对应领导职务）日期采购执行采购负责人*合同编号（如签订）______________交付时间年月日实际金额¥______________验收情况□合格□不合格（不合格说明：____________________）验收人、、*日期备注（其他需说明事项）______________________________________四、关键注意事项与风险提示信息真实性：申请人须保证采购信息（名称、规格、数量、预估价）真实准确，严禁虚报、瞒报，否则将追究相关人员责任。预算刚性约束：无预算或超预算采购需提前履行预算调整流程，未获批不得强行申请；紧急采购（如生产突发故障需立即修复）可在24小时内口头报备后先行采购，但需在3个工作日内补全审批手续。成本控制要求：达到比价标准未提供有效比价记录的，审批人有权驳回申请；对于可重复采购的常规物品，鼓励签订长期框架协议以锁定成本。审批时限：各环节审批人应在收到申请单后[具体时限，如2个工作日内]完成审核，无正当理由拖延导致采购延