员工离职流程与交接文档模板

员工离职流程与交接文档模板企业人员流动是组织发展中不可避免的环节，规范的离职流程与完善的交接文档不仅能保障劳动关系的合法终止，更能确保岗位工作的平稳过渡，减少因人员变动带来的业务中断风险。本文结合实务经验，梳理离职全流程操作要点，并提供多场景适用的交接文档模板，助力企业构建标准化离职管理体系。一、离职流程的规范化操作路径（一）离职申请与审批阶段员工提出离职意向时，需根据劳动合同或公司制度书面提交离职申请（试用期员工通常提前3日，正式员工提前30日）。申请需明确离职日期、离职原因（可选填），并经直属上级初步沟通后启动审批流程。部门负责人需在收到申请后1个工作日内组织离职面谈，记录员工离职动机（如职业发展、薪资福利、工作环境等），同步评估岗位空缺对团队的影响，形成《离职面谈记录表》（模板见附录）。若涉及核心岗位或涉密人员，需同步通知人力资源部启动岗位交接预案。（二）工作交接与资源清算阶段1.交接计划制定人力资源部在审批通过后，联合离职员工与继任者（或直属上级）制定《岗位交接计划时间表》，明确交接周期（通常为3-5个工作日，复杂岗位可延长至15日）、每日交接任务及责任人。交接内容需覆盖：日常工作流程与操作规范（如系统操作手册、客户对接话术）未完成项目进度与关键节点（含合作方联系人、风险预警点）公司资产与办公用品（如电脑、门禁卡、办公钥匙）账号权限与密码（需同步申请权限注销或移交）2.专项交接执行财务交接：离职员工需完成费用报销、借款清还，财务部门出具《财务结清证明》。IT资产交接：IT部门回收设备并清除敏感数据，同步注销内部系统账号（如OA、邮箱、业务系统）。人事手续办理：人力资源部在离职日当天完成离职证明开具、社保公积金停缴申报，并向员工说明竞业限制与保密义务的延续性（若有相关协议）。二、多场景交接文档模板设计（一）通用岗位交接清单（示例）交接模块具体内容要求完成状态交接人签字接收人签字--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------工作内容交接1.日常工作流程文档（含操作步骤、常见问题处理方法）

2.未完成任务清单（标注优先级、截止日期、依赖资源）资料交接1.电子文档（分类存储路径：如“/共享盘/财务部/2024年预算表”）

2.纸质文件（存放位置、归档编号）外部关系交接1.客户/供应商联系人清单（含对接人姓名、电话、合作需求）

2.近期合作进展说明（如合同谈判阶段、付款节点）资产与权限交接1.公司资产（电脑、工牌、钥匙等，需与行政台账核对）

2.系统账号（OA、邮箱、业务系统账号及密码）（二）技术岗位专项交接模板（以软件工程师为例）1.代码与项目交接代码仓库：提供Git仓库地址、分支说明、核心模块注释文档，标注待优化/修复的Bug清单（附复现步骤）。部署环境：服务器IP、登录凭证、部署脚本（含测试环境、生产环境差异说明）。2.知识沉淀文档项目技术方案（架构图、技术选型原因、第三方依赖库版本）应急预案（如服务器宕机、数据丢失的恢复流程）（三）销售岗位客户交接模板1.客户信息交接表客户名称对接人合作周期未结事项（如合同续签、款项催收）特殊需求（如定制化服务偏好）--------------------------------------------------------------------------------------------XX科技王经理3年需跟进2024年Q3续费谈判优先响应售后问题2.销售话术与资源交接客户沟通话术库（含价格谈判策略、异议处理技巧）潜在客户线索池（标注线索来源、跟进阶段、关键决策人）三、离职管理的风险规避与优化建议（一）法律风险防控劳动合同解除：确保离职证明内容合法（不得包含负面评价），离职日期与实际离岗日一致，避免“被离职”纠纷。竞业限制执行：若员工签署竞业限制协议，需在离职时书面告知竞业限制范围、期限及补偿金标准，每月定期核查员工就业情况。（二）交接质量保障推行“双签字确认制”：交接清单需经离职员工、接收人、直属上级三方签字，明确交接完成标准（如“系统操作演示通过”“客户对接无遗漏”）。设立交接过渡期：离职员工可在离职后1周内提供远程支持（需书面约定，避免劳动纠纷），确保接收人顺利上手。（三）流程优化方向数字化管理：使用协同文档工具（如飞书多维表格、腾讯文档）共享交接进度，自动提醒待办事项。经验沉淀：将高频问题的解决方案纳入《岗位操作手册》，减少对个人经验的依赖。附录：离职管理工具包1.《离职申请表》（含电子签版本）2.《离职面谈记录表》（含常见离职原因分析维度）3.《岗位交接计划时间表》