销售业务合同审查及签订流程表

销售业务合同审查及签订流程表一、适用场景与核心目标本流程表适用于企业销售业务中各类合同的审查与签订环节，包括但不限于产品销售合同、服务合同、框架协议等。核心目标是规范合同管理流程，防范法律风险、财务风险及商业风险，保证合同条款合规、权责清晰，保障企业合法权益，同时提升合同签订效率，促进销售业务顺利开展。涉及岗位包括销售经理、销售代表、法务专员、财务经理、审批负责人等。二、全流程操作步骤详解步骤1：合同发起与信息收集责任主体：销售代表/销售经理操作内容：与客户达成合作意向后，收集客户基本信息（企业名称、统一社会信用代码、法定代表人、联系方式、地址等）及合作需求（产品/服务名称、规格、数量、价格、交付时间、付款方式等）；根据企业标准合同模板，结合客户需求起草合同初稿，保证合同要素完整（包括双方主体信息、标的、数量、质量、价款、履行期限、地点方式、违约责任、争议解决方式等）；填写《合同审批单》，注明合同名称、客户名称、合同金额、预计签订日期、销售负责人等基础信息，附合同初稿及客户资料（如营业执照复印件、需求确认函等）。步骤2：销售部门内部初审责任主体：销售经理操作内容：审核合同初稿中的商业条款是否与客户沟通一致（如产品规格、价格、交付周期、付款节点等）；核查客户基本信息的真实性及合作可行性（如客户信用状况、履约能力等）；确认合同金额是否符合销售权限规定（如超权限需标注并说明）；审核通过后，在《合同审批单》中签署意见，提交至法务专员进行法律审查；若初审不通过，退回销售代表修改并重新提交。步骤3：法务专项审查责任主体：法务专员操作内容：重点审查合同条款的合法性与合规性：主体资格：客户是否为合法存续的企业，法定代表人/授权代表是否具有签约权限；权责条款：双方权利义务是否明确，是否存在显失公平的条款；违约责任：违约情形及责任承担是否具体、合理，是否包含争议解决方式（仲裁/诉讼）及管辖约定；特殊条款：如保密条款、知识产权条款、不可抗力条款等是否完整、有效。对合同中存在的法律风险点提出修改建议，形成《法务审查意见书》；审查通过后，在《合同审批单》中签署意见；若存在法律风险，退回销售部门与客户协商修改，修改后重新提交审查。步骤4：财务合规审查责任主体：财务经理操作内容：审核合同金额的准确性，包括单价、总价、税费计算是否符合企业财务制度；核查付款方式、付款节点、开票信息（如发票类型、税率等）是否与企业财务流程一致，是否存在资金风险（如预付款比例过高、付款条件不明确等）；确认合同涉及的财务审批权限是否符合规定；审查通过后，在《合同审批单》中签署意见；若涉及财务问题，要求销售部门与客户明确约定并修改合同条款。步骤5：最终审批与授权责任主体：审批负责人（如销售总监、总经理）操作内容：综合销售、法务、财务部门的审查意见，对合同的整体可行性、风险可控性进行最终评估；根据合同金额及企业授权制度，确定审批层级（如10万元以下由销售总监审批，10万元以上由总经理审批）；审批通过后，在《合同审批单》中签署“同意签订”意见，并明确授权签字人；若审批不通过，退回销售部门终止合作或重新协商。步骤6：合同签订与盖章责任主体：销售代表、授权签字人、行政专员操作内容：销售代表根据审批通过的合同文本，与客户最终确认条款，约定签订时间及方式（线下签署/电子签署）；授权签字人（如销售总监或总经理）代表企业签署合同，保证签字与预留印鉴一致；行政专员/销售代表加盖企业合同专用章（骑缝章），保证合同文本每页均有盖章或骑缝章完整；签订完成后，获取客户签字盖章的合同原件，核对无误后留存一份，其余分发给相关部门（销售、财务、法务）。步骤7：合同归档与执行跟踪责任主体：销售助理/行政专员操作内容：将签订完成的合同原件、审批单、客户资料等整理归档，建立合同台账，记录合同编号、名称、客户、签订日期、金额、履行期限、责任人等信息；销售部门根据合同约定跟踪履行进度（如订单下达、生产交付、验收确认、款项回收等），及时向客户发送履约通知；财务部门根据合同约定开具发票、跟踪回款，对逾期未付款项及时提醒销售部门催收；合同履行完毕后，将履约证明（如验收单、回款凭证）与合同一并归档，完成闭环管理。三、流程跟踪与记录表模板合同基本信息合同编号（按企业规则填写，如“XS-2024-X”）合同名称（如“产品销售合同”“服务协议”）客户名称销售负责人合同金额（元）签订日期预计履行起始/终止日期流程节点责任主体合同发起与信息收集销售代表/销售经理销售部门内部初审销售经理法务专项审查法务专员财务合规审查财务经理最终审批与授权审批负责人合同签订与盖章授权签字人/行政合同归档与执行跟踪销售助理/行政四、关键风险与操作提示条款审查核心要点：主体资格：签约前务必核实客户营业执照、授权委托书（若由非法定代表人签署），避免因主体不适格导致合同无效；标的与数量：产品/服务名称、规格、型号、数量等需明确具体，避免模糊表述（如“一批”“大约”）；价款与支付：单价、总价、税费、支付方式（银行转账/承兑汇票）、支付节点（如“预付款30%发货，余款70%验收后30日内付清”）需清晰约定，避免争议；违约责任：明确违约情形（如逾期交货、逾期付款）及对应的违约金计算方式（建议设定合理上限，避免过高被法院调整）；争议解决：优先约定由企业所在地法院管辖或仲裁机构仲裁，降低异地维权成本。审批权限管理：严格执行分级审批制度，不同金额、类型的合同对应不同审批层级，严禁越权审批；涉及重大合作（如战略客户、大额订单）需增加高层管理者专题会议审议。签订与归档规范：合同文本必须为双方最终确认版本，禁止在非审批文本上签字盖章；采用电子签署时，需通过企业认证的电子签约平台，保证签署身份真实及法律效力；合同原件至少保存2年（有约定保存期限的从其约定），电子档案需定期备份，防止丢失。履约风险监控：销售部门需定期向客户发送履约提醒，保留沟通记录（如邮件、函件）；财务部门