财务报销审批流程与规范表

适用范围与常见情形本流程规范适用于公司内部所有因公产生的费用报销场景，包括但不限于员工因公出差、业务招待、办公采购、差旅交通、会议培训等必要支出的报销处理。无论是日常零星费用报销，还是集中批量报销，均需遵循本流程，保证费用支出的合理性、合规性及财务数据的准确性。操作流程详解一、费用发生前：申请与规划事前审批（如需）：单笔费用金额较大或超出部门预算时（如单笔超过5000元），申请人需提前填写《费用预申请表》，注明费用用途、预算金额、预计发生时间等，经部门负责人及分管领导审批通过后方可执行。费用规划：优先选择符合公司规定的报销标准（如交通方式、住宿标准、招待限额），保证费用支出必要且经济。二、费用发生后：凭证收集与单据填写合规凭证收集：整理费用发生过程中产生的合规支出凭证（如消费明细单、行程单、服务协议等），保证凭证真实、完整，能清晰反映费用发生的时间、地点、事项及金额。若为多人共同发生的费用（如团队招待），需注明参与人员及分工。填写《费用报销单》：登录财务系统或使用指定表单，准确填写报销人信息（姓名、部门、工号）、费用所属日期、费用类别（如差旅费、办公费等）、报销金额、费用事由。按费用类别逐项明细填写（如差旅费需分交通费、住宿费、餐费等），不得合并填写大项。附言栏需简要说明费用与业务的关联性（如“项目客户洽谈差旅费”）。三、部门初审：责任审核部门负责人*审核：核查报销费用的真实性：确认费用是否确属部门业务需要，是否与工作计划匹配。审核报销单据填写规范性：检查金额是否准确、分类是否清晰、事由是否明确，附件是否齐全。确认费用是否符合部门预算：若超预算，需核实是否有事前审批手续。初审通过后签字确认，并在报销单“部门审核”栏注明意见（如“属实，同意报销”）。四、财务复核：合规性审查财务专员审核：核查凭证合规性：检查支出凭证是否真实有效（如是否有单位盖章、是否为正规票据等），金额与报销单是否一致。审核报销标准执行情况：对照公司《费用管理办法》，核对费用是否超标（如住宿费是否超过地区标准、交通费是否符合职级对应标准）。检查审批流程完整性：确认部门负责人审核签字、事前审批（如需）等环节是否齐全。复核问题处理：若发觉凭证不齐、填写错误或超标准，注明退回原因并交由申请人补充修改。复核通过后，在“财务审核”栏签字，并提交至对应审批权限领导。五、分级审批：权限确认根据报销金额及费用类型，由不同层级领导审批：小额报销（金额≤2000元）：由部门负责人*审批即可。中等金额报销（2000元＜金额≤10000元）：需部门负责人及分管领导共同审批。大额报销（金额＞10000元）：需部门负责人、分管领导及总经理*依次审批。审批领导需在“领导审批”栏明确签署意见（如“同意”“按流程办理”），不得仅签名不批注。六、出纳付款：资金结算出纳收到审批完成的报销单，确认所有审批手续完备后，安排付款。付款方式：优先选择银行转账至员工个人账户（需提供准确银行卡号），或根据公司规定发放现金（需填写《借款单》冲抵的除外）。付款后，在报销单“出纳付款”栏签字，并注明付款日期。七、资料归档：留存备查财务部门：每月将审批完成的报销单、附件凭证按部门分类整理，装订成册，标注月份及凭证号，存档保存（保存期限不少于5年）。申请人：可登录财务系统查询报销进度，付款完成后及时核对到账金额，如有差异及时与财务部门沟通。模板表格：费用报销单报销单号申请日期年月日申请人*（姓名）所属部门工号联系方式费用所属期间年月日至年月日费用类别□差旅费□办公费□招待费□交通费□其他费用明细发生日期发生地点费用事由金额（元）备注合计金额大写金额附件清单□支出凭证（共张）□行程单□审批表□其他部门审核负责人签字：__________日期：__________意见：____________________财务审核经办人签字：__________日期：__________意见：____________________领导审批分管领导签字：__________日期：__________意见：____________________总经理签字：__________日期：__________意见：____________________出纳付款付款方式：□转账□现金付款日期：__________金额：__________签字：__________关键注意事项时效性要求：费用需在发生后15个工作日内提交报销，逾期需在报销单中说明原因，经部门负责人及财务主管审批后方可受理。禁止行为：不得虚报、冒领费用，不得将个人消费混入公费报销，不得拆分报销金额规避审批权限。附件规范：所有支出凭证需原件提交，复印件需注明“与原件一致”并由申请人签字；电子凭证需打印并由申请人签