员工离职管理流程与手续指南

员工离职管理流程与手续指南一、适用情境说明本指南适用于企业内部各类员工离职场景，包括员工主动辞职、劳动合同到期终止（双方协商一致或一方提出）、因客观情况变化（如部门撤销、业务调整等）导致的岗位取消等非争议性离职情形。旨在规范离职流程，保障企业与员工的合法权益，保证工作平稳交接，降低离职风险。二、离职办理全流程步骤第一步：离职意向提出与申请提交责任主体：离职员工操作说明：主动辞职：员工需提前30日（试用期内提前3日）以书面形式向直接部门负责人提交《离职申请表》，说明离职原因、预计离职日期及个人诉求。合同到期/岗位取消：人力资源部或部门负责人应提前15日书面通知员工离职事宜，员工需在收到通知后3个工作日内确认离职意向并提交《离职申请表》。关键要求：书面申请需包含员工姓名、工号、部门、职位、入职日期、申请离职日期等基本信息，并由员工本人签字确认。第二步：部门审批与工作评估责任主体：部门负责人、人力资源部操作说明：部门负责人审批：部门负责人收到《离职申请表》后，5个工作日内完成审批，重点评估离职对部门工作的影响，确认是否同意员工按期离职或需调整离职日期。工作交接安排：若同意离职，部门负责人需指定工作交接人（通常为同岗位资深员工或直属上级），与员工共同制定《工作交接清单》，明确交接内容、完成时限及责任分工。人力资源部备案：部门审批通过后，将《离职申请表》及《工作交接清单》提交人力资源部备案。第三步：离职面谈与信息核实责任主体：人力资源部专员操作说明：面谈沟通：人力资源部收到备案材料后，3个工作日内与员工进行离职面谈，知晓离职真实原因、对公司管理或工作环境的意见建议，并记录《离职面谈记录表》。信息核实：人力资源部核对员工劳动合同签订情况、试用期考核结果、是否存在未结清的薪酬或培训服务期约定等，确认是否符合离职条件。关键要求：面谈需保持客观中立，尊重员工隐私，避免引导性提问；面谈记录需经员工与HR双方签字确认。第四步：工作交接与物品归还责任主体：离职员工、交接人、部门负责人操作说明：执行工作交接：员工按照《工作交接清单》逐项完成工作内容交接，包括但不限于：业务资料、客户信息、系统账号密码、项目进度说明、待办事项跟进计划等。交接过程中，交接人需核对交接内容的完整性与准确性，双方签字确认。公司财物归还：员工需在离职前3个工作日内归还所有公司财物，包括但不限于：电脑、工牌、门禁卡、办公用品、文件资料、保密协议涉及的材料等。填写《物品归还清单》，由行政部或资产管理部门核对并签字确认。关键要求：涉及核心业务或保密信息的交接，需部门负责人全程监督；未完成交接或物品未归还的，人力资源部暂缓办理后续离职手续。第五步：薪资结算与社保公积金处理责任主体：人力资源部、财务部操作说明：薪资核算：人力资源部根据员工考勤、工作交接完成情况、绩效结果等，核算员工最后一个月的工资、未休年假折算工资、奖金（若有）等，填写《离职薪资结算表》。社保公积金停缴：人力资源部在员工离职次月为其办理社保、公积金停缴手续，保证停缴时间准确无误（需符合当地政策要求）。薪资发放：财务部在员工离职当日或双方约定的发薪日（需在离职手续办结后15日内），将最后薪资发放至员工原绑定的银行账户，并提供《薪资明细单》。第六步：离职证明开具与档案转递责任主体：人力资源部操作说明：开具离职证明：员工完成所有离职手续后，人力资源部在1个工作日内为其开具《离职证明》，注明员工姓名、证件号码号、入职日期、离职日期、职位名称及劳动合同期限等信息（无需包含离职原因或评价内容）。档案转递：若员工要求，人力资源部根据员工提供的合法档案接收单位证明，在离职后30日内将其人事档案（如劳动合同、离职证明等）通过机要方式转递至新单位或户籍地人才市场。第七步：后续手续与关系解除责任主体：人力资源部、IT部、行政部操作说明：系统权限关闭：IT部在员工离职当日关闭其公司邮箱、内部系统、通讯软件等权限，保证信息安全。员工信息归档：人力资源部将离职申请、交接清单、离职证明等材料整理归档，保存期限不少于2年（符合档案管理要求）。关系解除确认：双方确认所有离职手续办结后，劳动合同正式解除，劳动关系终止。三、常用工具表格清单表1：《离职申请表》序号项目内容1员工基本信息姓名*、工号、部门、职位2入职与离职信息入职日期、申请离职日期3离职原因（勾选/填写：个人原因/合同到期/岗位调整等）4申请人签字5部门负责人审批意见及签字6人力资源部备案意见及签字表2：《工作交接清单》序号交接事项详细说明交接状态（已完成/待完成）交接人接收人日期1业务资料项目文件、客户合同等2系统账号OA系统、CRM系统账号密码3待办事项未完成任务及跟进计划4其他事项（如：外部对接人联系方式）表3：《物品归还清单》序号物品名称规格型号数量归还状态（完好/损坏）经手人签字日期1公司电脑2工牌3保密文件表4：《离职薪资结算表》序号项目金额（元）计算说明1最后月工资（含基本工资、岗位工资等）2未休年假折算（按日工资×未休天数）3奖金/提成（根据公司制度核算）4应发合计5代扣代缴个税6实发金额四、关键注意事项提醒沟通及时性：部门负责人与HR应在收到离职申请后第一时间响应，避免因流程拖延引发员工不满或劳动争议。交接完整性：工作交接需覆盖所有业务环节，特别是涉及客户资源、数据信息的部分，需保证接收人能独立承接后续工作。保密义务：员工离职后仍需遵守公司保密协议，不得泄露工作中接触的商业秘密，否则需承担法律责任。法律合规性：离职证明内容需符合《劳动合同法》规定，不得添加对员工不利的评价或虚假信息；薪资结算需符合当地最低工资标准及加班费规定。风险规避：对