企业公文写作格式规范官方文件规范写作指南

企业公文写作格式规范官方文件规范写作指南一、适用范围与典型应用场景本指南适用于企业内部各类正式公文的撰写与排版，涵盖通知、报告、请示、函、会议纪要、决定、意见等主要文种。典型应用场景包括：内部管理：发布规章制度、工作部署、人事任免、奖惩通知等；跨部门协作：就专项工作发起协调、请求支持、反馈进展等；对外沟通：与客户、供应商、部门等单位的业务往来函件；决策支持：向管理层提交工作汇报、专项请示、决策建议等；会议组织：记录会议内容、明确议定事项、分配工作任务等。二、公文核心格式要素规范公文需严格遵循统一格式，保证要素完整、排版规范。核心要素及要求（一）标题组成：发文机关+事由+文种（如“公司关于2024年春节放假安排的通知”）；字体：小标宋简体；字号：二号；排版：居中显示，标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号（事由中多个并列短语可用顿号分隔）。（二）主送机关定义：公文的主要受理机关，顶格书写，后加冒号；规范：如涉及多个机关，用顿号分隔（“各部门、各子公司：”）；如为统称，可写“各相关单位：”；主送机关不止一行时，回行时与冒号后文字对齐。（三）字体：仿宋GB2312；字号：三号；行距：固定值28磅；段落：首行缩进2字符，段前段后间距0行；结构：开头说明发文依据或目的，主体阐述具体事项，结尾提出要求或说明生效日期（如“请遵照执行”“特此通知”）。（四）附件标注：下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称（如“附件：1.《公司考勤管理制度（2024版）》”）；排版：附件名称后不加标点，附件如有多份，用阿拉伯数字标注顺序（“附件：1.X2.X”）；附件内容单独成页，标题为“附件X+名称”（如“附件1：公司考勤管理制度（2024版）”），格式参照要求。（五）发文机关署名规范：下空一行（附件说明下空一行）居右排布，后加冒号；联合行文时，发文机关名称按规范顺序排列，每行排列的机关名称字数相等；替代：如需标注签发人，由“签发人：+姓名+职务”组成（居右空一字，编排在发文机关之上）。（六）成文日期格式：阿拉伯数字将年、月、日标全（如“2024年3月15日”），不能使用“二〇二四年”等汉字数字；排版：右空四字编排，与发文机关署名上下对齐（联合行文时署名在前，日期在后，右空四字编排）。（七）印章规范：单一机关行文时，印章用红色，不得出现空白印章；联合行文时，所有发文机关均需加盖印章，印章之间互不相交或相切；位置：印章上弧距2-4mm，下压发文机关署名和成文日期（日期右空四字，印章中心下压署名）。三、公文规范化撰写操作流程（一）明确发文目的与受众梳理核心信息：明确公文需传达的核心事项（如“通知放假”“汇报项目进展”“请求审批预算”）；确定受众范围：根据内容判断主送机关（如内部通知主送“各部门”，对外函件主送“单位”）；选择文种：根据目的匹配文种（如请求指示用“请示”，答复询问用“函”，部署工作用“通知”）。（二）收集整理材料核实数据准确性：保证公文中的数据、案例、政策依据等真实可靠（如“2023年营收数据需经财务部门确认”）；梳理逻辑结构：按“背景-事项-要求”或“总-分-总”框架整理内容，避免信息交叉重复；附上必要支撑材料：如需引用制度、数据，可整理为附件（如“附件：2023年度销售数据统计表”）。（三）撰写初稿标题拟定：严格遵循“发文机关+事由+文种”格式，避免使用“关于……的申请报告”（“报告”与“请示”文种重复）；撰写：开头简明扼要说明依据（如“根据公司年度工作安排……”），主体分条列项表述（如“一、放假时间二、注意事项”），结尾明确要求（如“请各部门于3月20日前提交值班表”）；附件标注：在后注明附件名称及数量，保证附件与内容一致。（四）审核与修改部门初审：由起草部门负责人审核内容准确性、部门职责匹配度（如“人事部门审核考勤通知，保证与现行制度一致”）；会签审核：涉及跨部门事项，需相关部门会签（如“举办活动需经行政部（场地）、财务部（预算）会签”）；终审签发：由公司分管领导或主要领导签发（签发人处标注“总”“经理”等，避免真实姓名）。（五）排版与定稿格式调整：按本指南“核心格式要素”设置字体、字号、行距、段落缩进；校对检查：重点检查错别字、标点符号（如“请示”文种不得使用“；”结尾）、附件完整性；打印用印：使用A4纸张双面打印（根据要求单面打印），左侧装订，加盖骑缝章（多页文件）或落款章。四、常见公文格式模板及要素说明（一）通知模板要素内容示例标题公司关于开展2024年度安全生产大检查的通知主送机关各部门、各子公司：各单位：为贯彻落实《省安全生产条例》及公司《2024年安全工作要点》，现决定开展安全生产大检查，有关事项通知一、检查时间：2024年4月1日-4月30日二、检查内容：1.消防设施是否完好有效；2.特种作业人员是否持证上岗；3.安全生产培训记录是否完整。三、工作要求：1.各单位于4月5日前制定自查方案；2.检查结果于5月5日前报安全管理部。特此通知。发文机关公司（或“公司安全生产委员会”）成文日期2024年3月20日附件附件：1.《安全生产大检查自查表》（二）请示模板要素内容示例标题关于审批项目预算的请示主送机关*总：*总：为推进项目建设（项目背景：为解决问题，提升效率），经市场调研及初步测算，项目预算需万元，具体明细1.设备采购费：万元；2.人工成本：万元；3.其他费用：万元。根据《公司项目管理办法》第X条规定，特提请审批该项目预算。妥否，请批示。发文机关项目组（或“部门”）成文日期2024年3月18日附件附件：1.《项目预算明细表》2.《项目可行性研究报告》（三）会议纪要模板要素内容示例标题公司2024年第一季度经营分析会议纪要会议时间2024年3月10日9:00-11:30会议地点公司第一会议室参会人员总、副总、各部门负责人缺席人员市场部经理（因公出差）主持人*副总记录人办公室*文会议围绕2024年第一季度经营情况及下一步工作部署展开讨论，议定事项一、肯定第一季度营收同比增长X%，但市场部新客户拓展未达预期，需于4月底前提交改进方案（责任部门：市场部，责任人：*经理）；二、同意财务部提出的“优化应收账款管理流程”方案，自5月1日起执行（责任部门：财务部）；三、人力资源部需于3月20日前完成第二季度招聘计划，重点补充研发岗位人员（责任部门：人力资源部）。分送总、副总、各部门，存档于办公室成文日期2024年3月10日五、写作规范与风险规避（一）内容准确性要求涉及数据、政策、制度等内容需经相关部门核实（如财务数据需财务部确认，制度引用需法务部审核）；避免使用“大概”“可能”等模糊表述，需明确时间、数量、责任主体（如“3月25日前完成”而非“近期完成”）。（二）逻辑与结构规范层次分明，采用“一、（一）1.（1）”序号体系，序号字体统一为“一、”为黑体，“（一）”为楷体GB2312，“1.”为仿宋GB2312，“（1）”为仿宋GB2312；避免“一事多请”或“多事一报”（如“请示”需一文一事，“报告”不得夹带请示事项）。（三）用语与格式禁忌禁止使用口语化、网络用语（如“搞定”“给力”），需使用书面语（如“完成”“高效”）；标点符号使用规范：标题中不使用句号，中分项列举用逗号分隔，末尾用句号；引文使用引号（“”），书名使用书名号（《》）。（四）保密与时效管理涉及密级公文（如商业机密、未公开决策），需标注密级（“秘密”“机密”），按保密规定管理；公文需在有效期内发布（如“通知”中明确