行政办公物资采购与领用管理制度

行政办公物资采购与领用管理制度一、总则为规范公司行政办公物资的采购与领用流程，保障日常办公需求，提高物资使用效率，降低运营成本，特制定本制度。本制度适用于公司各部门所有行政办公物资（包括办公用品、设备耗材、劳保用品等）的采购申请、审批、执行、领用及管理活动，各部门须严格遵照执行。二、适用范围与日常应用场景本制度适用于公司各部门在以下场景中的行政办公物资管理活动：日常办公需求：如笔、纸、文件夹等消耗性物资的补充；新入职员工配置：为新员工提供办公文具、设备（如电脑、文具套装）等初始物资；项目临时需求：部门因专项工作需要采购或领用非日常性物资；设备耗材更换：打印机、复印机等设备的墨盒、硒鼓等耗材更换；部门物资调整：因部门人员变动或工作调整，需重新分配或回收物资。三、采购管理操作流程（一）需求提出与部门初审需求填报：各部门根据实际办公需求，由申请人填写《行政办公物资采购申请表》（表1），注明物资名称、规格型号、单位、数量、预估单价、用途、使用人及期望到货日期，经部门负责人审核签字后，提交至行政部。需求初审：行政部收到申请表后，2个工作日内对需求的合理性进行审核，包括：物资是否为办公必需品，是否存在重复申领；数量是否符合实际工作需要，是否存在过度申领；规格型号是否明确，避免模糊表述（如“一批文具”需细化至“A4纸500张，中性笔10支”）。初审通过后，按金额分级报批；不通过的，退回部门并说明原因。（二）分级审批根据采购金额实行分级审批，保证流程合规：500元（含）以下：由行政部负责人审批；500-2000元（含）：由行政部负责人审核后，报分管副总审批；2000元以上：由行政部负责人、分管副总审核后，报总经理审批。审批通过后，进入采购执行环节；未通过的，由行政部告知部门并说明理由。（三）供应商选择与下单供应商选择：单次采购金额1000元以下的，可从行政部《合格供应商名录》（表4）中选择定点供应商询价比价，选择性价比最高的供应商；单次采购金额1000元以上的，须邀请至少3家合格供应商报价，综合评估价格、质量、供货周期等因素，确定最终供应商并填写《采购比价记录表》（表5）备查；确无合格供应商的，由行政部通过公开渠道（如电商平台、采购平台）筛选，保证供应商资质合规。下单与合同：与供应商确认采购细节后，行政部下达采购订单，注明物资名称、规格、数量、单价、交货时间、付款方式等；金额5000元以上的采购，须签订正式采购合同，明确双方权利义务，保证物资质量与交付。（四）验收与入库物资验收：物资送达后，由行政部组织验收人员（至少2人）与申请人共同核对：数量是否与订单一致，包装是否完好；规格型号、质量是否符合申请要求（如办公用品检查是否有破损，设备耗材检查是否兼容）；随机文件（如说明书、保修卡）是否齐全。验收合格后，填写《物资验收单》（表2），三方签字确认；验收不合格的，当场拒收并通知供应商退换货，同时记录问题原因。入库登记：验收合格的物资，由行政部管理员及时登记入《行政办公物资台账》（表3），更新物资信息（编号、名称、规格、入库数量、入库日期、存放位置），保证账实相符。四、领用管理操作流程（一）领用申请与审批领用申请：员工因工作需要领用物资时，填写《行政办公物资领用申请表》（表6），注明领用部门、领用人、物资名称、规格、数量、用途，经部门负责人审批签字后提交至行政部。领用审批：行政部核对领用信息与台账库存，确认库存充足后予以审批；库存不足的，告知申请人需等待采购入库后再领用。（二）物资发放与登记发放核对：行政部管理员根据审批通过的领用表，发放物资并当场核对：物资名称、规格、数量是否与领用表一致；领用人身份与部门是否匹配，避免冒领。登记签字：发放后，领用人须在《行政办公物资台账》（表3）中签字确认，更新物资“领用日期”“领用数量”“领用人”及“结存数量”信息，保证领用轨迹可追溯。（三）特殊领用与回收贵重物资领用：如笔记本电脑、投影仪等单价较高的物资，领用须注明“借用”或“专用”，由部门负责人签字后报行政部备案，使用期间由领用人妥善保管，离职或调岗时须交还行政部，经检查无误后办理交接手续。旧物资回收：对于可重复使用的物资（如文件夹、订书机等），领用新物资时需交回旧物资（损坏严重的需说明原因），由行政部评估后报废或维修再利用，减少浪费。五、常用表单模板表1：行政办公物资采购申请表申请部门申请人联系方式申请日期物资名称规格型号单位数量用途说明使用人期望到货日期部门负责人意见：签字：日期：行政部意见：签字：日期：分管副总/总经理意见：签字：日期：表2：物资验收单验收单号验收日期验收地点供应商名称物资名称规格型号单位应收数量随机文件□齐全□缺失（缺失项：________）验收结论：□合格□不合格（不合格原因：________）验收人员：申请人：供应商代表：表3：行政办公物资台账物资编号物资名称规格型号单位入库日期入库数量领用日期领用数量结存数量存放位置管理员表4：合格供应商名录供应商名称联系人联系方式主营物资合作年限评级（A/B/C）备注表5：采购比价记录表采购申请编号物资名称规格型号需求数量比价日期供应商A报价单价报价总价质量承诺供货周期供应商B报价单价报价总价质量承诺供货周期供应商C报价单价报价总价质量承诺供货周期选择结果：□A□B□C（选择理由：________）审批人：经办人：日期：表6：行政办公物资领用申请表领用部门领用人联系方式领用日期物资名称规格型号单位数量部门负责人意见：签字：日期：行政部发放人：领用人签字：六、执行要点与注意事项（一）流程规范严禁未经审批自行采购或领用物资，杜绝“先采购后补单”行为；采购申请表、领用申请表须填写完整、信息准确，模糊表述（如“一批”“若干”）将导致审批驳回；验收环节须双人核对，保证数量、质量无误，避免“只签不验”。（二）责任主体各部门负责人为本部门物资使用第一责任人，需严格审核需求，控制不合理领用；行政部负责采购、验收、入库、发放及台账管理，保证物资账实相符；领用人须妥善保管所领物资，严禁挪作私用或故意损坏，损坏需按公司规定赔偿。（三）物资管理行政部每月对库存物资进行盘点，保证台账与实际库存一致，盘点差异需查明原因并书面报告；对于临近保质期的物资（如胶水、墨水等），行政部提前通知部门领用，避免过期浪费；贵重物资（如电脑、打印机）建立专项管理台账，记录使用人、存放位置及维护情况，定期检查。（四）节约要求提倡节约使用物资，推行无纸化办公，减少一次性