企业管理-医院行政主管工作流程SOP

会计实操文库15/15企业管理-医院行政主管工作流程SOP1.目的规范医院行政主管的日常工作行为与管理流程，明确行政统筹、事务协调、制度落实、应急处置等核心工作的操作标准。以“高效协同、规范有序、保障运营、服务临床”为核心原则，确保医院行政工作科学统筹、高效推进，强化各科室间的协同联动，提升行政服务质量与管理效能，为医院整体运营与发展提供坚实的行政保障。2.适用范围本SOP适用于各级各类医疗机构（综合医院、专科医院、社区卫生服务中心、民办医院等）的行政主管岗位，覆盖行政部、办公室、综合管理部等行政核心部门，涉及日常行政事务管理、会议组织、公文处理、部门协调、制度建设、物资管理、人员考勤、应急事务处置、数据统计汇报等全流程工作。3.职责分工-行政主管：全面负责本SOP的执行落地，主导医院行政工作的统筹规划与日常推进；牵头组织会议、处理公文、协调跨部门事务；负责行政制度的起草、落实与监督；统筹行政物资采购与管理；督导行政科室人员工作；处置突发行政类应急事务；完成数据统计与汇报；对行政工作的效率、质量及合规性负责。-行政科室人员（文员、内勤、后勤专员等）：配合行政主管开展日常行政事务，负责公文收发、会议记录、物资登记、考勤统计等具体执行工作；及时反馈工作进展与问题；对本职工作的规范性与及时性负责。-各临床/医技科室负责人：配合行政主管开展协调工作，及时反馈科室行政需求（如物资申领、会议建议、制度修订意见）；落实医院行政制度与决策；协助完成行政相关数据统计与资料提供；对科室行政工作的配合度与落实效果负责。-医院管理层（院长、副院长等）：审批行政工作规划、制度文件、重大采购项目等；指导行政主管开展工作；协调解决行政工作中的重大疑难问题；对行政工作的整体方向与决策负责。-其他职能部门（财务科、人事科、设备科等）：协同行政主管推进跨部门工作（如联合开展制度修订、物资采购审核、人员招聘协调等）；按要求提供行政工作所需的相关数据与支持；对跨部门协同工作的及时性与有效性负责。4.核心工作流程及操作标准4.1日常行政事务统筹阶段1.工作规划与梳理：-每日/每周初，行政主管梳理当日/本周行政工作重点，明确工作目标、责任人员与完成时限，形成工作台账（包含事务类型、优先级、进度要求等）；-定期（每月/每季度）结合医院运营计划，制定行政工作推进计划，同步梳理上一周期工作完成情况，形成闭环管理。2.公文处理：-收文处理：接收上级单位、外部机构或内部科室公文（纸质/电子）后，立即核对公文完整性（标题、正文、附件、签发人、公章等），登记公文信息（来文单位、文号、标题、接收时间、份数）；按公文性质与紧急程度分类呈送管理层审批，或转相关科室办理；跟踪办理进度，确保公文在规定时限内办结；办结后及时归档，建立公文管理台账；-发文处理：根据医院决策或工作需求，牵头起草公文（通知、决定、请示、报告等），确保公文内容准确、格式规范、语言严谨；按审批流程呈送相关领导审核签发；签发后统一编号、排版印制，及时送达相关单位/科室；同步做好发文登记与归档，留存发文底稿。3.行政物资管理：-需求统计：定期收集各科室行政物资需求（如办公用品、打印耗材、办公设备配件等），汇总整理形成物资采购清单；-采购审批：按医院采购制度，提交采购清单至管理层审批；审批通过后，协调采购部门或自行组织采购（需符合合规采购要求，选择资质齐全的供应商）；-入库管理：物资到货后，组织人员核对物资名称、规格、数量、质量，确认无误后办理入库登记，建立物资台账；-领用与盘点：规范物资领用流程，各科室领用需登记签字；定期（每月/每季度）开展物资盘点，确保账实相符；对短缺物资及时补充，对积压物资合理调配。4.人员考勤与行政督导：-统筹行政科室人员考勤管理，督促按时打卡，核对考勤数据，及时处理考勤异常（如迟到、早退、请假），按月汇总考勤结果并上报人事科；-定期检查行政科室人员工作进展，对工作不规范、进度滞后的情况及时督促整改；收集工作中的问题与建议，优化工作流程。4.2会议组织与协调阶段1.会议筹备：-根据管理层安排或工作需求，确定会议主题、时间、地点、参会人员（临床科室、职能部门、外部人员等）；-提前3-5个工作日通知参会人员（通过邮件、电话、工作群等方式），明确会议要求与需准备的资料；-准备会议物资（会议议程、签到表、笔记本、笔、投影仪、麦克风、茶水等），布置会议现场，调试设备确保正常运行；-如需发放会议材料，提前整理印制并分发至参会人员。2.会议保障：-会议开始前组织参会人员签到，核对参会情况，对未到人员及时核实原因并反馈会议主持人；-全程做好会议记录，准确记录会议要点、讨论意见、决策事项、任务分工及完成时限；-维护会议秩序，及时处理会议过程中的突发问题（如设备故障、物资短缺）。3.会议后续工作：-会议结束后1-2个工作日内，整理会议纪要，确保内容准确、条理清晰，按审批流程呈送主持人审核；-审核通过后，及时将会议纪要分发至参会人员及相关科室；-跟踪会议决策事项的落实进度，定期向管理层汇报；对未按时完成的事项，督促相关科室整改。4.3跨部门协调与沟通阶段1.需求对接：-主动收集各临床/医技科室、职能部门的行政需求与问题（如科室间协作障碍、制度执行难点、资源调配需求等）；-对收集的需求进行分类梳理，明确需求核心、涉及部门及解决时限。2.协调推进：-组织相关部门召开协调会议，或通过一对一沟通的方式，传达需求、协商解决方案；-明确各部门在协调事项中的职责与任务，形成协调纪要并督促落实；-全程跟踪协调事项进展，及时解决推进过程中的新问题；对协调困难的重大事项，及时上报管理层协调解决。3.结果反馈：-协调事项完成后，及时向需求科室反馈结果；-对协调事项的处理效果进行评估，总结经验，优化跨部门协调流程。4.4制度建设与落实阶段1.制度起草与修订：-根据医院发展需求、行业政策变化或现有制度执行情况，牵头起草或修订行政相关制度（如考勤制度、公文处理制度、物资管理制度、会议制度等）；-起草/修订过程中，广泛征求各科室意见，结合实际工作优化制度条款，确保制度的科学性、可行性与合规性；-按审批流程将制度草案呈送管理层审核，根据审核意见修改完善后定稿。2.制度宣贯与落实：-制度定稿后，通过会议、培训、内部公告等方式向各科室宣贯，明确制度实施时间、核心要求及违规责任；-督促各科室严格落实制度要求，定期检查制度执行情况，对违规行为及时纠正；-收集制度执行过程中的问题与建议，适时组织制度修订，形成“起草-宣贯-落实-评估-修订”的闭环管理。4.5应急事务处置阶段1.应急准备：-协助管理层制定医院行政类应急预案（如突发公共卫生事件行政保障预案、会议突发事件预案、物资短缺应急预案等）；-定期检查应急保障物资（如应急办公用品、通讯设备、备用电源等）的储备情况，确保应急时可正常使用；-组织行政科室人员学习应急预案，开展应急演练，提升应急处置能力。2.应急响应与处置：-发生突发行政类事件（如会议设备故障、物资紧急短缺、突发公共卫生事件行政保障需求等）时，立即启动对应应急预案，第一时间向管理层汇报；-统筹协调相关部门开展处置工作（如协调设备科抢修设备、联系供应商紧急调配物资、组织行政人员支援临床保障等），明确分工、快速响应；-全程跟踪应急处置进展，及时向管理层反馈情况，根据指示调整处置措施。3.应急后续工作：-应急事件处置完成后，及时整理处置过程资料，总结处置经验与不足；-针对处置中发现的问题，优化应急预案与应急保障措施；-按要求向上级单位或管理层提交应急处置总结报告。4.6数据统计与汇报阶段1.数据收集与整理：-定期（每月/每季度/每年）收集行政工作相关数据，包括公文处理数量、会议组织次数、物资采购与消耗情况、跨部门协调事项完成率、考勤数据、制度执行情况等；-对收集的数据进行分类整理、核对校验，确保数据真实、准确、完整。2.报告编制与上报：-根据整理的数据，编制行政工作统计报告，分析工作成效、存在问题及改进建议，确保报告逻辑清晰、数据详实、建议可行；-按规定时限将报告呈送管理层审核；审核通过后，按要求归档报告并留存相关数据资料；-如需向上级单位报送行政工作相关数据，按上级要求整理汇总后及时报送。5.核心风险点及管控措施-跨部门协调不畅风险（如科室间推诿、协作效率低）：管控措施为建立跨部门协调台账，明确各部门职责与时限；定期召开协调推进会，跟踪事项进展；对推诿扯皮现象及时上报管理层问责；优化协调流程，建立协同激励机制；-公文处理不规范/延误风险（如漏办、错办、超时限办结）：管控措施为严格执行公文登记与跟踪制度，建立公文处理台账；明确各类公文办结时限，专人负责跟踪；加强公文处理培训，提升工作人员专业能力；定期开展公文处理质量自查；-物资管理混乱风险（如积压、短缺、账实不符）：管控措施为规范物资采购、入库、领用流程，建立详细物资台账；定期开展物资盘点，及时调整采购计划；选择优质供应商，保障物资质量与供应稳定性；-应急处置不及时风险（如突发情况响应慢、保障不到位）：管控措施为完善行政类应急预案，定期开展应急演练；充足储备应急保障物资，定期检查维护；明确应急处置责任分工，确保快速响应；-数据统计不准确风险（如数据错误、遗漏）：管控措施为建立数据收集与校验机制，确保数据来源可靠；对统计人员开展专业培训；定期核对统计数据与原始资料，确保数据真实准确；-制度落实不到位风险（如制度执行流于形式、违规操作）：管控措施为加强制度宣贯培训，确保各科室理解制度要求；定期检查制度执行情况，对违规行为及时纠正；建立制度执行考核机制，将执行情况与科室绩效挂钩