会议纪要编写标准与模板通告

会议纪要编写标准与模板通告各部门、全体员工：为进一步规范公司会议管理，保证会议信息传递准确、决策执行到位，提高工作效率，现就会议纪要的编写标准及统一模板予以明确，请各部门严格遵照执行。一、适用范围与使用场景本标准及模板适用于公司各类正式会议的纪要编写，包括但不限于：部门例会：周/月度工作总结与计划会、业务推进会等；专题会议：项目研讨、流程优化、问题解决等针对性会议；跨部门协调会：涉及多部门协作的资源配置、任务对接会议；决策会议：高层管理会议、战略规划会、审批事项会等；临时性会议：突发事件处置、紧急任务部署等专项会议。核心目的：客观记录会议关键信息，明确责任分工与时间节点，为后续工作推进、问题追溯及决策执行提供依据。二、会议纪要编写操作步骤（一）会前准备明确会议基础信息：提前获取会议通知，确认会议名称、时间、地点、主持人、参会人员（含职务）、会议议程及预期目标。准备记录工具：根据会议重要性选择记录方式（手写、电子文档或录音辅助），重要会议建议提前准备会议纪要模板预留议题、决议、待办等模块填写区域。熟悉会议背景：对会议涉及的项目、问题或议题提前梳理，知晓相关背景资料，保证记录时能快速抓取重点。（二）会中记录聚焦核心内容：记录各议题的讨论要点，重点关注不同观点的分歧与共识，避免逐字逐句记录流水账；对关键数据、决策结论（如“通过XX方案”“否决XX提议”）、责任分配（如“由张*负责协调XX部门”）等需准确标注；涉及待办事项时，需明确“任务内容、责任部门/人、完成时限”三要素，例如：“完成Q3客户调研报告，由市场部李*牵头，9月30日前提交”。标注优先级与标识：对“决议”“待办”“需跟进”等关键信息使用统一符号（如“【决议】”“【待办】”）标注，便于会后整理时快速定位。存疑点及时确认：对不确定的人名、数据或表述，可礼貌向主持人或发言人当场核实，保证信息准确无误。（三）会后整理初稿撰写：按会议议程顺序梳理内容，逻辑清晰、层次分明，避免口语化表达（如“我觉得”“大概可能”），改用书面语（如“会议认为”“数据显示”）；决议事项与待办事项单独成模块，按“编号-内容-责任方-时限”格式清晰列出，避免与其他内容混杂。信息核对：与会议主持人或核心参会人员沟通，核对关键信息（如人名、职务、数据、决议结论），保证无遗漏或偏差；对待办事项的“责任部门/人”“截止日期”重点确认，避免责任不清或时限模糊。格式规范：严格按照本通告附件模板调整排版，字体、字号、行距统一（如标题二号黑体、仿宋GB2312三号、行距28磅）；添加页码（如“第1页共X页”），重要会议需附参会人员签到表（作为附件）。（四）审核与发布审核流程：初稿完成后，提交部门负责人审核内容准确性与完整性；涉及跨部门协作或重大决策的会议纪要，需由相关责任部门会签确认。发布与归档：审核通过后，24小时内通过公司内部系统（如OA、企业）发送至参会人员及相关部门抄送人；电子版纪要按“年度-会议类型-会议名称”分类归档（如“2024-部门例会-销售部周会纪要”），保存期限不少于3年。三、会议纪要标准模板会议纪要会议名称：[例如：2024年第三季度产品规划会]会议编号：[例如：XY-20240815-001]日期：2024年8月15日时间：14:00-16:30地点：公司3楼第一会议室主持人：王*（产品总监）记录人：赵*（产品部专员）参会人员：张（研发部）、李（市场部）、陈（运营部）、刘（设计部）等12人缺席人员：孙*（销售部，因客户拜访请假）列席人：周*（法务部）会议议程：Q2产品数据复盘及用户反馈分析；Q3产品功能优先级讨论；跨部门协作流程优化方案审议；其他事项。会议主要内容：Q2产品数据复盘（汇报人：李*）数据显示，Q2用户活跃度环比提升15%，但新用户留存率下降8%，主要问题集中在“新手引导流程复杂”（用户反馈占比62%）；设计部刘*补充：当前引导步骤共7步，建议优化为“分阶段引导”，首步聚焦核心功能展示。Q3功能优先级讨论市场部李*提出：“新增智能推荐功能”可提升用户粘性，建议优先开发；研发部张*反馈：该功能开发周期约6周，需协调2名开发工程师资源；会议讨论后认为：优先优化“新手引导流程”（预计2周上线），同步启动“智能推荐”需求调研。【决议事项】序号决议内容责任部门/人完成时限备注1简化新手引导流程，减少至4步设计部刘*牵头8月30日前需研发部配合测试2启动智能推荐功能需求调研产品部赵*负责9月10日前输出调研报告3每周召开跨部门进度同步会项目经理王*统筹每周五16:00参会人员：研发、市场、运营【待办事项】序号任务内容责任部门/人优先级截止日期备注1收集用户对新手引导的具体反馈运营部陈*高8月20日前提交问题清单2评估简化引导流程的技术可行性研发部张*中8月25日前书面反馈分发范围：全体参会人员、总经理办公室、人力资源部抄送：法务部、财务部记录人签字：__________审核人签字：__________日期：2024年8月15日四、编写注意事项内容准确性：严禁虚构或模糊表述，人名、职务、数据需与实际一致，责任部门/人需明确到具体岗位（如“市场部”而非“相关部门”）。逻辑清晰性：按“会议基本信息-议程-主要内容-决议-待办”顺序组织，避免内容交叉重复，复杂议题可配流程图或表格辅助说明。语言简洁性：用词客观、精炼，避免主观评价（如“该提议不切实际”），改用“会议对该提议的可行性存在争议”。重点突出性：决议与待办事项需加粗或单独列表，避免淹没在细节中，保证执行人快速定位自身任务。保密性要求：涉密会议（如战略讨论、薪酬审议）纪要需标注“内部秘密”，仅限参会人员