公司员工报销标准与申请模板

公司员工日常报销标准与申请指南一、适用范围与常见报销场景本指南适用于公司全体正式员工及试用期员工，因履行工作职责发生的、符合公司规定的日常费用报销。常见报销场景包括但不限于：日常办公费用：如办公用品采购、打印复印费、快递费、通讯费（因公产生）等；差旅费用：员工因公出差产生的交通费（机票、火车票、打车票）、住宿费、市内交通补助、伙食补助等；业务招待费用：因业务需要招待客户、合作方发生的餐费、礼品费（需提前申请）；其他合理费用：如培训费、资料费、市场调研费等与工作直接相关的支出。二、日常报销操作流程详解（一）费用发生与票据收集费用前置审批：单笔费用超过500元或涉及招待费、礼品费的，需提前通过OA系统或书面形式向部门负责人申请，注明费用用途、预算及预计发生时间，经审批同意后方可发生。票据合规性要求：取得合法有效的原始票据（如增值税发票、定额发票、行程单等），发票抬头需为公司全称“有限公司”，纳税人识别号为统一社会信用代码，不得有涂改、破损；票据需与实际业务相符，例如办公用品发票需附明细清单，差旅费需附行程单（注明出差事由、地点、起止时间）；电子发票需打印纸质版，并注明“已报销”及报销日期，避免重复报销。（二）填写报销申请单登录报销系统：通过公司OA系统“报销管理”模块，选择“日常报销”类型进入申请单填写页面；填写基础信息：依次输入报销人姓名（**）、所属部门、报销日期、费用归属项目（如“市场部推广项目”“行政部办公费用”等）；录入费用明细：逐项填写费用明细，包括费用发生日期、费用类别（下拉选择“办公费”“差旅费”等）、费用事由（需清晰说明，如“2023年10月采购办公用A4纸50包”）、金额（大小写一致，小写前加“¥”）、票据张数及附件类型（如“发票1张”“行程单1份”）；提交申请：确认信息无误后，票据扫描件或照片（需清晰可辨），“提交”并流转至部门负责人。（三）部门负责人审核审核重点：费用真实性（是否与业务相关）、合理性（是否符合公司标准）、审批流程完整性（是否完成前置审批）；审核通过后，在OA系统中“同意”，并流转至财务部门；若审核不通过，需注明原因并退回报销人修改。（四）财务部门复核财务人员将对报销单据进行全面复核，包括：票据合规性（发票抬头、税号、印章等是否正确）；费用标准是否符合公司规定（如住宿费标准、伙食补助标准等，详见下文“费用标准说明”）；计算准确性（金额合计、报销比例等是否无误）；复核通过后，报销支付单；若复核不通过，注明问题并退回报销人。（五）报销款发放财务部门每月10日、25日分两次集中处理报销款，通过银行转账方式发放至员工工资卡；员工可在报销提交后3个工作日内登录OA系统查看审批进度，到账后可自行核对银行流水。三、员工日常报销申请单模板报销申请单报销人**所属部门市场部报销日期费用归属项目2023年Q4客户推广活动费用明细日期费用类别事由说明金额（元）票据张数2023-10-10办公费采购活动宣传册100本800.0012023-10-12差旅费北京客户出差住宿（2晚）1200.0022023-10-13招待费招待客户午餐（5人）650.001合计金额人民币（大写）：贰仟陆佰伍拾元整小写：¥2650.00审批意见部门负责人：**日期：2023年10月16日财务复核：**日期：2023年10月18日总经理审批：**日期：2023年10月20日四、费用标准说明与注意事项（一）分项费用标准差旅费：交通费：跨市出差可乘坐高铁/动车二等座、飞机经济舱（需提前3天申请），市内交通凭打车票报销（每日限额100元，需注明起止地点）；住宿费：一线城市（北京、上海、广州、深圳）每日限额400元，二线城市300元，三线城市200元（超标部分由个人承担）；伙食补助：出差期间每日补助100元（含早餐，无需提供发票）。业务招待费：招待标准：每人每餐不超过200元（不含酒水），需提前填写《招待费申请单》注明客户单位、人数、事由；单次招待费超过1000元的，需经总经理审批。办公费：办公用品需通过行政部统一采购，单次采购超过500元的需附《采购申请单》；打印复印费需注明用途（如“项目资料打印”），月度汇总报销。（二）报销注意事项报销时限：费用需在发生后30天内提交报销申请，逾期未报的需说明原因并经总经理审批；禁止行为：严禁虚报、冒报费用，严禁将个人消费（如购物、娱乐）混入公费报销，违者将按公司规定处罚；特殊情况处理：如遇紧急费用无法提前审批的，需在费用发生后24小时内电话向部门负责人及财务部门报备，并在3个工作日内补办审批手续；票据遗失：不