行政文件归档与资料管理标准化手册

行政文件归档与资料管理标准化手册一、手册适用范围与管理对象本手册适用于[公司/单位名称]各部门（含分支机构、子公司）行政文件及资料的归档与管理工作，涵盖文件从形成、流转、整理到保管、利用、销毁的全生命周期管理。管理对象包括但不限于：上级单位来文、本单位发文、会议纪要、工作报告、规章制度、合同协议、审批材料、声像资料、电子档案等具有保存价值的行政文件资料。二、管理职责分工（一）行政部门统筹职责行政部门作为行政文件归档与资料管理的牵头部门，负责制定归档管理制度、组织培训、监督执行，统筹档案库房建设、数字化设备配置及档案鉴定、销毁工作。（二）文件形成部门职责各部门为本部门文件归档的第一责任部门，指定专人（兼职档案管理员*）负责本部门文件的形成、收集、初步整理及向档案管理岗的移交工作，保证文件材料齐全、规范。（三）档案管理岗职责档案管理岗（由行政部门专职人员*担任）负责接收各部门移交的档案，审核归档质量，分类编目、登记入库，提供档案借阅服务，维护档案安全与完整，定期开展档案清点与保管状况检查。三、行政文件全流程归档操作指引（一）文件收集：保证应收尽收收集范围上级单位发来的需实施执行的文件（通知、批复、意见等）；本单位形成的各类正式文件（发文、会议纪要、工作报告、请示等）；部门间往来具有查考价值的函件、审批单、会议材料；反映单位重大活动、重要事件的声像资料（照片、录音、录像）及电子文件；经确认具有保存价值的其他资料（如合同、协议、规划方案等）。收集要求文件形成后3个工作日内，由兼职档案管理员*收集齐全，避免遗漏；收集时检查文件是否为定稿（含正式签批手续），草稿、重复件无需归档（特殊注明除外）；声像资料需标注拍摄时间、地点、事件、参与人员等文字说明，电子文件需为最终版本（非临时缓存文件）。（二）文件分类：科学划分层级采用“年度-机构（问题）-保管期限”三级分类法，保证分类清晰、逻辑严谨。一级分类：年度按文件形成年度划分，如“2024年”“2023年”，跨年度文件归入办结年度。二级分类：机构（问题）按机构分类：适用于各部门形成的文件，如“综合管理部”“财务部”“业务部”；按问题分类：适用于综合性文件或跨部门文件，如“行政管理”“人力资源管理”“项目建设”。三级分类：保管期限依据《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》划分为：永久：反映单位主要职能和历史面貌的文件（如发展规划、年度总结、机构设置文件、重大合同等）；长期（30年）：参考价值较高的文件（如规章制度、会议纪要、季度/年度工作报告等）；短期（10年）：在一定时期内具有参考价值的文件（如一般性通知、临时性请示、统计报表等）。（三）文件整理：规范整理细节排序与组卷按文件形成时间顺序或逻辑关系排序，如：批复在前、请示在后，正本在前、附件在后；组卷时遵循“一事一卷”或“一会一卷”原则，避免文件混杂，卷内文件一般不超过200页。编页与装订纸质文件采用铅笔编写页码（正面编单号，背面编双号），空白页不编号；使用棉线装订或不锈钢夹装订，避免使用金属订书钉，保证文件平整、不损毁。填写卷内目录与备考表卷内目录包含：文件题名、文号、责任者、日期、页号、备注等项（详见模板1）；备考表注明卷内文件数量、缺损情况、整理人、检查人、日期等（详见模板2）。（四）文件鉴定与归档移交归档审核兼职档案管理员整理完成后，提交部门负责人审核，重点检查文件完整性、分类准确性、保管期限划定是否合规；审核通过后，填写《行政文件归档移交清单》（详见模板3），一式两份（部门留存一份、档案管理岗一份）。移交与接收每月25日前，各部门将审核后的档案及移交清单移交至档案管理岗；档案管理岗核对档案数量、质量，核对无误后在移交清单上签字确认，双方各执一份备查。四、档案保管与利用规范（一）档案保管要求库房管理档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防高温、防光等条件，温度控制在14-24℃，相对湿度45%-60%；定期检查库房环境（每季度至少1次），配备消防器材（如灭火器、烟雾报警器），严禁存放易燃易爆物品。档案存放纸质档案装入无酸档案盒，按分类号顺序整齐存放于档案柜，标注清晰分类标签；电子档案存储于专用服务器或移动硬盘，定期备份（至少3份），异地存放1份，防止数据丢失。安全保密涉密档案单独存放，由专人保管，借阅需经单位分管领导*批准；档案管理人员严格遵守保密纪律，不得擅自复制、摘抄、传播涉密内容。（二）档案借阅与使用流程借阅申请内部员工借阅档案需填写《档案借阅申请表》（详见模板4），说明借阅事由、档案名称、借阅期限，经部门负责人*审批后提交档案管理岗；借阅涉密档案需经分管领导*签字批准，借阅期限不超过3天；非涉密档案借阅期限不超过7天。借阅与归还档案管理岗核对申请表无误后，提供档案借阅，当面检查档案完整性，借阅人签字确认；借阅期间不得涂改、勾画、抽取、撤换档案，不得转借、复制（经批准除外）；归还时，档案管理岗检查档案是否完好，无误后注销借阅记录。电子档案使用电子档案通过内部办公系统借阅，需设置访问权限，仅限授权人员查看；复制电子档案需经档案管理岗批准，复制件需标注“复制件”字样及复制日期。（三）档案保管期限与销毁保管期限到期鉴定档案管理岗每3年组织一次档案鉴定工作，由行政部门、业务部门及档案管理人员组成鉴定小组（组长由分管领导*担任），对到期档案重新鉴定。销毁流程对确无保存价值的档案，由鉴定小组编制《档案销毁清册》（详见模板5），经单位负责人*批准后，由两人以上（含两人）监销，并在销毁清册上签字；纸质档案采用碎纸机销毁，电子档案进行彻底删除（低级格式化），保证信息无法恢复。五、标准化模板工具包模板1：卷内目录序号文件题名文号责任者日期页号备注1关于2024年春节放假的通知XX办发〔2024〕5号综合管理部2024-01-151-222023年度工作总结报告XX办〔2024〕3号业务部2024-01-203-10含附件模板2：卷内备考表卷内文件情况说明：本卷共2份文件，10页，无缺损。整理人：*（兼职档案管理员）检查人：*（部门负责人）日期：2024年1月25日模板3：行政文件归档移交清单移交部门移交人接收人移交日期档案年度分类号案卷题名数量（卷）备注综合管理部**2024-01-252024Z-01行政管理类5业务部**2024-01-252024Y-02工作报告类3部门负责人签字：*档案管理岗签字：*单位审核：*模板4：档案借阅申请表借阅人所在部门借阅日期归还日期****借阅档案信息档案年度分类号案卷题名借阅用途2024Z-01春节放假通知查阅历史制度审批意见部门负责人：*分管领导：*档案管理岗：*模板5：档案销毁清册序号档案年度分类号案卷题名保管期限销毁原因销毁日期监销人备注12010Z-03年度统计报表短期保管期限已满2024-02-01、22011Y-01临时会议纪要短期保管期限已满2024-02-01、六、管理规范与注意事项（一）归档质量要求文件材料需为原件（复印件需注明“与原件核对无误”及核对人签字），字迹清晰、签批手续齐全；分类准确，不得出现“有卷无类”或“有类无卷”现象，卷内目录与实际文件一致；电子档案需与纸质档案同步归档，格式统一（如PDF、DOC、XLS等），保证可读性。（二）档案安全管理档案管理人员非工作不得进入库房，库房钥匙由专人保管，严禁转借；定期检查档案存放情况，发觉虫霉、破损及时处理，对重要档案进行数字化备份；档案借阅登记需详细记录借阅人、时间、档案内容及归还状态，保证可追溯。（三）人员培训与考核行政部门每年组织1-2次档案管理培训，内容包括制度解读、整理流