合同信息统计及归档模板

合同信息统计及归档整理工具模板适用工作场景与价值本模板适用于企业法务部门、行政管理部门、项目负责人及财务人员等角色，需对合同全生命周期信息进行系统性梳理的场景。具体包括：日常合同管理：集中存储合同基础信息，避免纸质合同丢失或电子文件分散；数据统计分析：快速汇总合同金额、类型、签订方等关键数据，支持年度合同履约率、成本构成等分析；审计与合规检查：规范合同归档流程，保证合同文件可追溯，满足内外部审计要求；跨部门协作：统一合同信息标准，便于业务、财务、法务等部门数据共享与核对。标准化操作流程指南第一步：合同信息收集与核对在模板使用前，需完成合同基础信息的全面收集，保证数据准确完整。收集范围：包括但不限于合同编号、合同名称、签订日期、合同金额（含含税/不含税）、合同类型（如采购合同、销售合同、服务合同等）、甲方/乙方全称及统一社会信用代码、合同负责人、合同期限、关键条款摘要（如付款方式、违约责任）、合同文件存放位置（电子路径/纸质档案柜编号）。核对要点：检查合同编号是否唯一，金额大小写是否一致，签订方名称与公章信息是否匹配，避免因数据错误导致统计偏差。第二步：模板信息录入将核对后的合同信息录入“合同信息明细表”（模板见下文），录入时需遵循以下规范：编号规则：合同编号建议采用“年份-部门-类型-序号”格式（如“2024-采购-服务-001”），保证编号唯一且可追溯；日期格式：签订日期、生效日期、到期日期统一使用“YYYY-MM-DD”格式，避免“2024年1月1日”与“24/01/01”等混用；金额单位：合同金额统一以“元”为单位，保留两位小数，大写金额需与小写金额一致；分类标签：合同类型按企业实际需求分类（如“采购类”“销售类”“租赁类”“劳务类”），分类标准需保持一致，便于后续统计。第三步：数据分类与汇总录入完成后，通过模板内置的筛选、排序及公式功能，对合同数据进行分类汇总，统计视图：按合同类型统计：使用数据透视表功能，汇总各类型合同的数量、总金额、平均金额，分析企业业务结构；按签订时间统计：按月度/季度/年度统计合同签订量及金额变化，辅助业务趋势分析；按合同状态统计：标注合同状态（“履行中”“已履行”“已终止”“已逾期”），重点关注“已逾期”合同，及时跟进履约情况；按负责人统计：分配合同管理责任，统计各负责人负责的合同数量及金额，明确工作边界。第四步：合同归档与存储根据汇总结果，完成合同文件的物理或电子归档，保证合同与信息一一对应：电子归档：将合同扫描件（PDF格式）、签署页、附件等文件按“合同编号”命名，存储至指定服务器或云盘路径（如“//公司服务器/合同档案/2024年/采购合同/2024-采购-服务-001”），并在模板“归档路径”字段中填写完整路径；纸质归档：打印合同信息明细表，与纸质合同一并装入档案袋，封面标注合同编号、名称、归档日期，存放至专用档案柜，档案柜标签按“年份-类型”分类（如“2024-采购合同”）；归档检查：归档后需核对模板中“归档状态”字段是否更新为“已归档”，保证信息与实物一致。第五步：定期维护与更新合同信息需动态更新，保证模板时效性：日常更新：合同签订、变更、续签或终止时，及时在模板中修改对应字段（如合同金额变更需更新“最新金额”字段，合同终止需更新“状态”为“已终止”）；定期备份：每月对模板文件及电子合同档案进行备份，防止数据丢失；年度复盘：每年末对全年合同数据进行汇总分析，年度合同管理报告，总结履约问题，优化下一年合同管理策略。核心模板表格设计一、合同信息明细表字段名称字段类型填写说明示例值合同编号文本唯一编号，按“年份-部门-类型-序号”规则填写2024-采购-服务-001合同名称文本完整合同标题，与合同文件一致2024年度办公设备采购合同签订日期日期合同签署日期，格式“YYYY-MM-DD”2024-01-15合同金额（元）数字合同总金额（含税），保留两位小数50000.00合同类型下拉选择按企业分类标准选择（采购/销售/租赁/劳务等）采购类甲方名称文本采购方/服务需求方全称*科技有限公司乙方名称文本供应方/服务提供方全称*商贸有限公司甲方统一社会信用代码文本甲方营业执照注册号91110108MA05678乙方统一社会信用代码文本乙方营业执照注册号91110109MA023456789合同负责人文本企业内部负责该合同的人员姓名（用*号代替）*经理合同期限日期范围合同生效至终止日期（格式“YYYY-MM-DD至YYYY-MM-DD”）2024-02-01至2024-12-31关键条款摘要文本简述核心条款（如付款方式：“月结30天”；违约责任：“逾期付款按日万分之三违约金”）月结30天，逾期按日万分之三违约金归档路径文本电子合同存储路径或纸质档案存放位置//服务器/合同档案/2024/采购/2024-采购-服务-001归档状态下拉选择未归档/已归档已归档归档日期日期完成归档的日期2024-01-20备注文本其他需说明事项（如合同附件数量、特殊约定等）附件：采购清单3页二、合同统计汇总表示例（按合同类型）合同类型合同数量（份）合同总金额（元）平均金额（元/份）最大合同金额（元）主要负责人采购类151,200,000.0080,000.00350,000.00*经理销售类8980,000.00122,500.00280,000.00*主管服务类12750,000.0062,500.00150,000.00*专员合计352,930,000.0083,714.29--使用过程中的关键提示1.数据准确性保障录入时需双人核对，保证合同编号、金额、签订方等关键信息与合同文件一致，避免因数据错误导致统计偏差；合同变更（如金额调整、期限延长）必须及时更新模板，并在“备注”字段注明变更内容及日期，保证信息同步。2.分类一致性管理合同类型分类标准需在企业内部统一，避免同一类型合同因命名不同（如“服务合同”与“技术服务合同”）导致统计混乱；可在模板中设置“合同类型”下拉菜单，强制选择固定分类，减少自定义输入误差。3.归档及时性要求合同签订后10个工作日内完成信息录入及归档，避免积压；电子合同档案需定期杀毒，纸质档案存放需防潮、防火、防虫，保证文件完好。4.保密与权限控制合同模板及档案涉及