机关档案管理规范及操作指南

机关档案管理规范及操作指南一、机关档案管理的定位与规范基础机关档案是机关履行职能过程中形成的原始记录，兼具历史凭证性与现实服务性：既承载机关治理的历史轨迹，也是依法行政、科学决策的核心依据。规范管理需以“法治为基、流程为轴、实效为要”，构建全周期管理体系。（一）规范依据现行管理体系以《中华人民共和国档案法》为核心，《机关档案管理规定》《党政机关公文处理工作条例》为配套，结合本机关《档案管理实施细则》形成“法律+规章+内部制度”三级规范。其中，《机关档案管理规定》明确“收集—整理—保管—利用—鉴定—处置”全流程要求，是操作层面的核心遵循。二、档案管理全流程操作规范（一）收集环节：确保档案“应归尽归”机关公务活动产生的各类材料均需纳入收集范围，核心要求是“全、准、时”：1.收集范围文书类：公文、会议记录、请示批复、工作计划总结等；科技类：基建图纸、设备说明书、科研报告等；人事类：干部任免、考核、工资档案等（按干部人事档案专项规定管理）；声像类：照片、录音、录像、电子文件等（需标注时间、地点、人物、事件）；实物类：荣誉证书、奖杯、印章等（附文字说明）。2.收集时限与要求文书档案：办理完毕后次年6月底前归档；项目类档案（如基建、科研）随项目进度同步收集，项目结束后2个月内完成归档；电子文件：实行“双套制”（电子与纸质同步归档），确保元数据（创建者、修改时间、格式等）完整；质量要求：材料需完整（无缺页、漏签）、准确（内容与实际一致）、系统（材料间逻辑关联清晰）。（二）整理环节：实现档案“有序归类”整理的核心是“分类科学、组卷合理、编目清晰”，采用“年度—机构（问题）—保管期限”分类法：1.分类体系年度：按文件形成年度划分（跨年度文件以办结年度为准）；机构（问题）：按形成部门（如“办公室”“财务科”）或业务类型（如“党建工作”“行政事务”）划分；保管期限：分为永久（反映机关核心职能、重大活动）、30年（重要凭证、决策过程记录）、10年（一般性事务文件）（依据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》确定）。2.组卷与编目组卷：同类文件按“问题—时间—重要程度”排序，纸质档案厚度不超过2cm（电子档案以“件”为单位）；编号：纸质档案编制档号（全宗号—年度—机构—保管期限—卷号/件号），电子档案赋予唯一标识符；编目：填写卷内文件目录（序号、文号、责任者、题名、日期、页数）、案卷目录（档号、题名、起止日期、卷内件数、保管期限），电子档案需生成机读目录。（三）保管环节：保障档案“安全存续”保管的核心是“防损、防盗、防泄密”，需从环境、装具、实体三方面管控：1.保管条件库房要求：独立专用，远离水源、热源，安装防盗门窗、防火设备、温湿度记录仪（温度14-24℃，相对湿度45-60%）；装具规范：使用无酸纸档案盒、防磁柜（电子档案），档案柜排列需留出通风通道；实体保护：定期检查档案霉变、虫蛀情况，对破损档案及时修复，涉密档案单独保管。2.保管期限管理永久档案：长期保存，反映机关主要职能、重大活动的核心记录；定期档案：10年档（一般性事务文件）、30年档（重要凭证、决策过程记录），到期后需重新鉴定。（四）利用环节：发挥档案“服务价值”利用的核心是“依规、高效、安全”，需平衡服务需求与保密要求：1.利用方式查阅：在档案阅览室提供纸质/电子档案查阅，需登记《档案利用登记表》；借阅：仅限机关内部，需经部门负责人审批，限期归还（一般不超过15天）；复制：涉密档案禁止复制，非涉密档案复制需标注“档案复制件”字样。2.利用纪律严禁涂改、抽取、损毁档案；涉密档案利用需遵守《保密法》，查阅人需签订保密承诺书。（五）鉴定与销毁：优化档案“存量质量”鉴定与销毁的核心是“科学鉴定、依规销毁”，避免“该存的没存、该销的没销”：1.鉴定组织成立由档案人员、业务骨干、法律顾问组成的鉴定小组，每5年开展一次定期鉴定。2.鉴定流程对照《归档范围和保管期限表》，逐卷（件）审核档案价值；形成《档案鉴定意见书》，提出“继续保存”“调整期限”“销毁”建议。3.销毁程序销毁清单经机关分管领导审批，报同级档案行政管理部门备案；涉密档案需双人监销，销毁后填写《档案销毁清册》并永久保存。三、管理保障体系建设（一）组织保障明确分管领导为档案管理第一责任人，设立档案管理部门（或指定专人），将档案工作纳入机关年度考核；建立“部门兼职档案员—档案管理部门—分管领导”三级管理网络。（二）制度保障制定《档案归档制度》《档案保管制度》《档案利用制度》《档案保密制度》等，明确责任分工：业务部门：负责文件材料的形成、积累与预归档；档案部门：负责整理、保管、利用与鉴定。（三）技术保障推进档案信息化建设，采用符合《电子文件归档与电子档案管理规范》的管理系统，实现“收—管—用”全流程数字化；定期备份电子档案（离线+在线双备份），防范数据丢失风险。（四）人员保障档案人员需参加档案专业培训（每年不少于40学时），掌握《档案法》《机关档案管理规定》等法规；建立“以岗定责、以绩定酬”的考核机制，强化职业道德教育（如《新时代档案工作者职业行为规范》）。四、常见问题与解决建议（一）电子档案“重生成、轻管理”问题：电子文件归档不及时，元数据缺失；建议：在OA系统中嵌入归档模块，自动抓取文件元数据，实现“即办即归”。（二）跨部门档案“归属不清”问题：联合行文、跨部门项目档案责任主体模糊；建议：在文件会签时明确“主办部门为归档责任单位”，项目档案按“谁牵头、谁归档”原则管理。（三）档案利用“效率偏低”问题：手工检索耗时长，电子目录不完整；建议：建立“全文检索+主题标引”的档案数据库，对高频利用档案（如政策文件）制作专题汇编。结语机关档案管理是“功在当代、利在千秋”的基础性工作，需以“规范为纲、创新为翼”，既坚守“应收尽收、应管尽管”