企业文档管理归档与保存标准流程

企业文档管理归档与保存标准流程一、适用范围与场景本流程适用于各类企业（含集团、子公司、分支机构）内部各类文档的规范化管理，涵盖行政人事、财务审计、研发技术、市场营销、生产运营等各部门在日常运营中产生的正式文档。具体场景包括：新员工入职资料归档、年度工作总结与计划存档、合同协议签署备案、项目过程文件管理、制度流程发布留存、客户资料与供应商信息整理等，保证企业文档的完整性、可追溯性及安全性，满足日常查阅、审计检查、法律合规及知识沉淀需求。二、标准操作流程（一）文档创建与初步审核文档编制责任主体：文档编制人（如部门经办人、项目负责人*）操作要求：根据文档类型（如合同、报告、制度等）使用企业统一模板，内容需准确、完整、逻辑清晰，标注文档编号（规则：部门代码-年份-流水号，如“HR-2024-001”）、编制日期、编制人信息。注意：电子文档需保存为PDF格式（防止格式篡改），纸质文档使用A4纸打印，标题字体二号黑体，小四号宋体，行距1.5倍。部门内部审核责任主体：部门负责人（如经理、总监）操作要求：编制人将提交文档至部门负责人，重点审核内容真实性、合规性、格式规范性，审核通过后签字确认（电子文档需添加审批意见及电子签章）。（二）文档分类与归档登记文档分类责任主体：行政部文档管理员（如*专员）分类标准：按部门：行政类、人事类、财务类、技术类、市场类等；按性质：制度文件、合同文件、报告文件、会议文件、项目文件、客户文件等；按密级：公开级（内部共享）、内部级（部门内可见）、保密级（需授权查阅）。要求：每份文档需明确分类标签，保证分类无重叠、无遗漏。归档登记责任主体：文档管理员操作流程：电子文档：至企业文档管理系统（如OA系统、SharePoint），填写《文档归档登记表》（含文档编号、标题、分类、密级、编制人、审核人、归档日期、存储路径等信息），系统自动归档记录；纸质文档：按分类装入统一规格档案盒（规格：300mm×220mm×50mm），盒面标注“部门-分类-年份-流水号”（如“行政-制度-2024-001”），同步在系统中登记纸质档案存放位置（如“档案室A区3排5柜”）。（三）文档存储与保管电子文档存储责任主体：IT部文档管理员（如*工程师）、行政部文档管理员要求：存储于企业指定服务器或云盘，开启加密功能，访问权限按“最小权限原则”分配（如公开级文档全员可查，保密级仅部门负责人及以上可查）；定期备份：每日增量备份，每周全量备份，备份数据异地存储（如总部与分支机构服务器互备），备份数据保留期限不少于3年。纸质文档存储责任主体：行政部文档管理员要求：存放于专用档案室，配备防潮、防火、防虫、防盗设备（如温湿度计、灭火器、樟脑丸、防盗门）；档案盒按“分类-年份”排序存放，每盒附《档案盒内文件清单》，注明文档名称、页数、归档日期；密级文档存放于带锁铁皮柜，钥匙由文档管理员及部门负责人分别保管。（四）文档借阅与使用借阅申请责任主体：借阅人（如部门员工、审计人员*）操作流程：电子文档：通过文档管理系统提交《文档借阅申请表》，注明借阅文档编号、标题、借阅用途、借阅期限，经部门负责人审批后，系统自动开通临时访问权限（借阅期限不超过7天）；纸质文档：填写《纸质文档借阅申请表》，经部门负责人签字后交至文档管理员，现场登记借阅人信息、借阅日期、归还日期。使用与归还要求：借阅人仅可在指定场所查阅（如档案室、会议室），严禁涂改、圈划、抽取、复制（密级文档复制需经总经理*书面审批）；借阅到期后2个工作日内归还，文档管理员检查文档完整性，电子文档系统自动关闭权限，纸质文档归位并登记归还日期。（五）文档到期处置鉴定与审批责任主体：文档管理员、行政部、法务部（如*律师）操作流程：每年12月，文档管理员梳理到期文档（含保存期限已满文档），编制《到期文档清单》，提交行政部及法务部共同鉴定；鉴定标准：参考《企业文档保管期限表》（如合同类保存至到期后10年，制度类保存至废止后5年，临时性文件保存1年），对仍有保存价值的文档延长保管期限，无保存价值的确认销毁。销毁执行责任主体：行政部文档管理员、监销人（如审计部*专员）操作流程：电子文档：由IT部在服务器中彻底删除（不可恢复），删除前需导出销毁清单，经行政部负责人审批后执行；纸质文档：采用碎纸机销毁（涉密文档需送至专业销毁机构），销毁时由监销人全程监督，销毁后双方在《文档销毁记录表》签字确认，记录保存不少于2年。三、相关表单模板（一）文档归档登记表文档编号文档标题分类（部门/性质/密级）编制人审核人归档日期存储路径（电子）/存放位置（纸质）页数备注HR-2024-0012024年招聘计划人事/计划/内部级*张三*李四2024-01-15OA系统-人事部-2024年计划8初稿（二）文档借阅申请表借阅人部门文档编号文档标题借阅用途借阅期限审批人（部门负责人）申请日期*王五市场部MK-2023-0052023年度销售总结项目复盘参考2024-03-01至2024-03-07*赵六2024-02-28（三）文档销毁审批表文档编号文档标题分类保管期限到期日期鉴定意见（行政部/法务部）销毁方式监销人销毁日期审批人（总经理）CW-2020-0102020年费用报销凭证财务/凭证10年2030-12-31无保存价值，可销毁碎纸机销毁*孙七2024-03-10*周八四、关键注意事项分类准确性：文档分类需严格依据“部门-性质-密级”三级标准，避免混类归档，如合同类文档不得与会议纪要混放；新文档归档前需与现有目录核对，避免重复编号。权限管理：电子文档权限需动态调整，员工离职或岗位变动后，及时关闭其原有文档访问权限；密级文档借阅需经“部门负责人-分管副总-总经理”三级审批（涉密文档需额外增加法务部审批）。定期检查：文档管理员每季度对电子文档备份情况、纸质文档存储环境进行检查，记录《文档管理检查表》，发觉问题（如备份失败、档案盒受潮）及时整改。保密要求：保密级文档禁止在公共网络传输，纸质文档复印需在行政部