学校综合办公室风险溯源规定

学校综合办公室风险溯源规定一、总则

为规范学校综合办公室（以下简称“办公室”）的风险管理工作，建立健全风险溯源机制，有效防范和化解各类风险，保障学校日常办公秩序和师生权益，特制定本规定。

二、风险溯源的定义与范围

（一）定义

1.风险溯源是指对办公室在日常工作中发生的各类风险事件进行系统性分析，明确风险产生的原因、过程和影响，并制定针对性预防措施的管理活动。

2.风险溯源的范围包括但不限于：管理疏漏、操作失误、资源浪费、信息安全、设备故障、服务中断等可能导致工作受阻或产生负面影响的事件。

（二）风险分类

1.**管理类风险**：如制度不完善、职责不清、监督缺位等导致的决策失误或流程障碍。

2.**操作类风险**：如文件处理错误、数据录入失误、设备使用不当等导致的效率降低或损失。

3.**资源类风险**：如物资管理混乱、预算超支、能源浪费等导致的成本失控。

4.**安全类风险**：如信息安全泄露、消防安全隐患、环境安全隐患等可能导致财产损失或人员伤害。

三、风险溯源的程序与方法

（一）风险识别

1.办公室成员需定期（如每月）梳理工作流程，识别潜在风险点。

2.通过会议讨论、问卷调查、案例复盘等方式收集风险线索。

3.重点关注高频风险领域，如文件流转、会议组织、设备维护等。

（二）原因分析

1.采用“5W1H”分析法（Who、What、When、Where、Why、How）逐项排查风险根源。

2.结合实际情况，区分主观因素（如操作失误）与客观因素（如系统故障）。

3.形成风险溯源报告，明确直接原因和间接原因。

（三）制定措施

1.针对直接原因：立即采取补救措施，如纠正操作错误、修复设备故障。

2.针对间接原因：完善制度或流程，如修订工作指引、加强人员培训。

3.建立风险预警机制，对同类风险进行分级管理（如高、中、低）。

四、风险溯源的实施要点

（一）责任分工

1.办公室负责人为风险溯源工作的第一责任人，统筹组织分析。

2.各岗位人员需配合提供信息，落实整改措施。

3.设立风险溯源记录台账，跟踪问题闭环。

（二）时间要求

1.风险事件发生后24小时内启动初步分析。

2.风险溯源报告需在3个工作日内完成。

3.整改措施应在1个月内落实，并提交效果评估。

（三）工具支持

1.使用风险管理工具（如流程图、鱼骨图）辅助分析。

2.建立风险知识库，积累常见风险案例及解决方案。

五、监督与改进

（一）定期审核

1.每季度由学校管理层对风险溯源工作进行检查，确保程序合规。

2.对未完成整改的风险项，启动问责机制。

（二）持续优化

1.根据溯源结果调整风险防控策略。

2.每半年更新风险清单，淘汰低频风险项。

六、附则

1.本规定适用于学校综合办公室及下属部门的风险管理工作。

2.风险溯源报告需存档备查，保存期限为3年。

一、总则

为规范学校综合办公室（以下简称“办公室”）的风险管理工作，建立健全风险溯源机制，有效防范和化解各类风险，保障学校日常办公秩序和师生权益，特制定本规定。

本规定旨在通过系统性的风险识别、分析和控制，提升办公室的管理效能和应急响应能力，确保各项工作稳定运行。风险溯源工作应遵循客观、全面、及时、有效的原则，重点关注可能影响工作效率、资源利用、信息安全和师生体验的潜在问题。

二、风险溯源的定义与范围

（一）定义

1.风险溯源是指对办公室在日常工作中发生的各类风险事件进行系统性分析，明确风险产生的原因、过程和影响，并制定针对性预防措施的管理活动。

-**风险事件**：指可能导致工作中断、资源浪费、信息泄露或服务受阻的不利情况。

-**原因分析**：深入探究风险事件发生的直接和间接因素，如人为操作失误、系统故障、流程缺陷等。

-**预防措施**：基于溯源结果，制定改进方案，降低同类风险再次发生的可能性。

2.风险溯源的范围包括但不限于以下几类：

-管理类风险：如制度不完善、职责不清、监督缺位等导致的决策失误或流程障碍。

-操作类风险：如文件处理错误、数据录入失误、设备使用不当等导致的效率降低或损失。

-资源类风险：如物资管理混乱、预算超支、能源浪费等导致的成本失控。

-安全类风险：如信息安全泄露、消防安全隐患、环境安全隐患等可能导致财产损失或人员伤害。

（二）风险分类的具体表现

1.**管理类风险**：

-制度缺失：如缺少文件归档规范、会议记录模板等，导致工作混乱。

-职责交叉：如多个岗位对同一任务均有管理权，引发推诿或重复工作。

-监督缺位：如对印章使用、费用报销等关键环节缺乏定期核查。

2.**操作类风险**：

-文件错误：如传阅文件遗漏、版本混乱、关键信息错填。

-数据录入：如系统信息录入错误、重复录入、格式不符。

-设备故障：如打印机、复印机等设备因使用不当或维护不足频繁停摆。

3.**资源类风险**：

-物资管理：如办公用品领用无登记、设备闲置报废不及时。

-预算超支：如会议、采购等费用控制不严，超出年度预算。

-能源浪费：如办公区域长明灯、空调空开等。

4.**安全类风险**：

-信息安全：如敏感文件未加密存储、公共电脑密码弱易被破解。

-消防安全：如消防通道堵塞、灭火器过期未更换。

-环境安全：如地面湿滑未警示、电线老化未检修。

三、风险溯源的程序与方法

（一）风险识别

1.**日常排查**：办公室成员需定期（如每月）梳理工作流程，识别潜在风险点。

-具体步骤：

(1)回顾当月工作台账，标记异常事件（如频繁投诉、延误任务）。

(2)召开内部风险排查会，收集成员反馈（如“最近文件归档总是出错”）。

(3)对照《办公室工作风险清单》（见附件1），补充遗漏项。

2.**专项检查**：每季度针对重点领域开展专项风险排查。

-检查项目清单（示例）：

(1)印章使用记录是否完整；

(2)会议材料准备是否规范；

(3)系统权限分配是否合理；

(4)库存物资是否超期。

3.**信息收集**：通过会议讨论、问卷调查、案例复盘等方式收集风险线索。

-问卷调查示例：

-问题1：“您认为当前工作中最大的效率瓶颈是什么？”

-问题2：“您是否遇到过信息安全方面的担忧？”

（二）原因分析

1.**“5W1H”分析法**：逐项排查风险根源。

-示例：文件丢失事件分析

-Who：谁负责归档？（责任人A）

-What：发生了什么？（文件未入柜）

-When：何时发生？（上周五）

-Where：地点？（文件柜未上锁）

-Why：为何发生？（责任人未培训、无钥匙管理）

-How：如何预防？（加强培训、安装锁具）

2.**根本原因分析（RCA）**：结合鱼骨图（鱼骨图示例见附件2），区分主观与客观因素。

-主观因素：如人员技能不足、责任心缺失。

-客观因素：如系统设计缺陷、工具老化。

3.**形成风险溯源报告**：明确直接原因和间接原因，标注风险等级（高/中/低）。

-报告模板：

-风险事件：文件丢失；

-直接原因：责任人未锁文件柜；

-间接原因：无钥匙管理规定、未开展归档培训；

-风险等级：中。

（三）制定措施

1.**即时补救**：针对直接原因立即采取行动。

-示例：文件丢失后的补救措施

(1)尝试回忆可能接触人员；

(2)通知相关部门协助查找；

(3)若无法找回，启动备用方案（如重新打印）。

2.**长期预防**：针对间接原因完善制度或流程。

-示例：预防文件丢失的措施

(1)制定《文件归档管理办法》，明确责任人及流程；

(2)安装文件柜锁，制定钥匙管理细则；

(3)每季度组织归档培训，考核合格后方可上岗。

3.**分级管理**：对同类风险进行风险矩阵评估（示例见附件3）。

-风险矩阵：

|风险等级|可能性（高/中/低）|控制措施|

|----------|------------------|---------|

|高|高|立即整改|

|中|中|定期复查|

|低|低|观察|

四、风险溯源的实施要点

（一）责任分工

1.**办公室负责人**：

-职责：统筹风险溯源工作，审批整改方案，监督落实情况。

-具体行动：每月召开风险溯源汇报会，对重大风险亲自督办。

2.**各岗位人员**：

-职责：提供风险信息，执行整改措施，记录工作日志。

-具体行动：如行政岗需每月提交《文件处理风险自查表》。

3.**监督小组**：由资深员工组成，负责抽查风险溯源记录的完整性。

-检查内容：

(1)风险报告是否包含原因分析；

(2)整改措施是否明确时间节点。

（二）时间要求

1.**风险事件响应**：

-发现风险后2小时内启动初步调查；

-24小时内完成初步溯源，告知责任人。

2.**风险报告提交**：

-事件发生后3个工作日内提交完整溯源报告。

-报告需经负责人签字确认。

3.**整改措施落实**：

-1个月内完成短期整改（如更换损坏设备）；

-3个月内完成长期整改（如修订制度）；

-整改后提交效果评估报告，监督小组审核通过后归档。

（三）工具支持

1.**风险管理工具**：

-流程图：绘制关键工作流程（如“会议组织流程图”），标注风险点。

-鱼骨图：分析复杂风险事件（如“系统崩溃”），从人、机、料、法、环五个维度查找原因。

2.**风险知识库**：建立电子化台账，记录历次风险事件及解决方案。

-记录字段：事件描述、溯源结论、预防措施、责任人、整改状态。

-每半年更新一次，供新员工参考。

五、监督与改进

（一）定期审核

1.**季度评审**：由学校管理层（如行政副校长）牵头，对风险溯源工作进行检查。

-审核内容：

(1)是否存在未完成整改的风险项；

(2)风险报告的质量是否达标（如原因分析是否深入）。

2.**问责机制**：对长期未解决的风险项，启动责任追究程序。

-追究方式：书面警告、降级（仅适用于岗位人员）、负责人述职。

（二）持续优化

1.**动态调整**：根据溯源结果调整风险防控策略。

-示例：若发现“预算超支”频发，需修订《采购审批流程》。

2.**知识共享**：每月举办风险溯源案例分享会，推广优秀实践。

-分享形式：PPT演示、现场经验交流。

3.**年度复盘**：每年12月底汇总全年风险事件，评估管理效果。

-复盘指标：

(1)风险发生率是否下降；

(2)整改措施完成率是否达标（目标≥90%）。

六、附则

1.**适用范围**：本规定适用于学校综合办公室及下属部门（如教务、后勤、人事等）的风险管理工作。

2.**文档管理**：风险溯源报告需存档备查，保存期限为3年，电子版与纸质版同步保存。

3.**修订说明**：本规定每年修订一次，修订版本需经学校行政会议通过。

**附件（示例）**

-附件1：《办公室工作风险清单》

-项目：会议材料准备不及时

-风险等级：中

-影响范围：影响会议效率

-附件2：鱼骨图示例（以“文件丢失”为例）

-主管因：责任心/培训不足

-方法因：流程缺失/制度未执行

-环境因：无锁具/柜子位置不当

-人因：技能不足/疏忽

-机因：无备用方案

-附件3：风险矩阵表

|风险等级|可能性（高/中/低）|控制措施|

|----------|------------------|---------|

|高|高|立即整改|

|中|中|定期复查|

|低|低|观察|

一、总则

为规范学校综合办公室（以下简称“办公室”）的风险管理工作，建立健全风险溯源机制，有效防范和化解各类风险，保障学校日常办公秩序和师生权益，特制定本规定。

二、风险溯源的定义与范围

（一）定义

1.风险溯源是指对办公室在日常工作中发生的各类风险事件进行系统性分析，明确风险产生的原因、过程和影响，并制定针对性预防措施的管理活动。

2.风险溯源的范围包括但不限于：管理疏漏、操作失误、资源浪费、信息安全、设备故障、服务中断等可能导致工作受阻或产生负面影响的事件。

（二）风险分类

1.**管理类风险**：如制度不完善、职责不清、监督缺位等导致的决策失误或流程障碍。

2.**操作类风险**：如文件处理错误、数据录入失误、设备使用不当等导致的效率降低或损失。

3.**资源类风险**：如物资管理混乱、预算超支、能源浪费等导致的成本失控。

4.**安全类风险**：如信息安全泄露、消防安全隐患、环境安全隐患等可能导致财产损失或人员伤害。

三、风险溯源的程序与方法

（一）风险识别

1.办公室成员需定期（如每月）梳理工作流程，识别潜在风险点。

2.通过会议讨论、问卷调查、案例复盘等方式收集风险线索。

3.重点关注高频风险领域，如文件流转、会议组织、设备维护等。

（二）原因分析

1.采用“5W1H”分析法（Who、What、When、Where、Why、How）逐项排查风险根源。

2.结合实际情况，区分主观因素（如操作失误）与客观因素（如系统故障）。

3.形成风险溯源报告，明确直接原因和间接原因。

（三）制定措施

1.针对直接原因：立即采取补救措施，如纠正操作错误、修复设备故障。

2.针对间接原因：完善制度或流程，如修订工作指引、加强人员培训。

3.建立风险预警机制，对同类风险进行分级管理（如高、中、低）。

四、风险溯源的实施要点

（一）责任分工

1.办公室负责人为风险溯源工作的第一责任人，统筹组织分析。

2.各岗位人员需配合提供信息，落实整改措施。

3.设立风险溯源记录台账，跟踪问题闭环。

（二）时间要求

1.风险事件发生后24小时内启动初步分析。

2.风险溯源报告需在3个工作日内完成。

3.整改措施应在1个月内落实，并提交效果评估。

（三）工具支持

1.使用风险管理工具（如流程图、鱼骨图）辅助分析。

2.建立风险知识库，积累常见风险案例及解决方案。

五、监督与改进

（一）定期审核

1.每季度由学校管理层对风险溯源工作进行检查，确保程序合规。

2.对未完成整改的风险项，启动问责机制。

（二）持续优化

1.根据溯源结果调整风险防控策略。

2.每半年更新风险清单，淘汰低频风险项。

六、附则

1.本规定适用于学校综合办公室及下属部门的风险管理工作。

2.风险溯源报告需存档备查，保存期限为3年。

一、总则

为规范学校综合办公室（以下简称“办公室”）的风险管理工作，建立健全风险溯源机制，有效防范和化解各类风险，保障学校日常办公秩序和师生权益，特制定本规定。

本规定旨在通过系统性的风险识别、分析和控制，提升办公室的管理效能和应急响应能力，确保各项工作稳定运行。风险溯源工作应遵循客观、全面、及时、有效的原则，重点关注可能影响工作效率、资源利用、信息安全和师生体验的潜在问题。

二、风险溯源的定义与范围

（一）定义

1.风险溯源是指对办公室在日常工作中发生的各类风险事件进行系统性分析，明确风险产生的原因、过程和影响，并制定针对性预防措施的管理活动。

-**风险事件**：指可能导致工作中断、资源浪费、信息泄露或服务受阻的不利情况。

-**原因分析**：深入探究风险事件发生的直接和间接因素，如人为操作失误、系统故障、流程缺陷等。

-**预防措施**：基于溯源结果，制定改进方案，降低同类风险再次发生的可能性。

2.风险溯源的范围包括但不限于以下几类：

-管理类风险：如制度不完善、职责不清、监督缺位等导致的决策失误或流程障碍。

-操作类风险：如文件处理错误、数据录入失误、设备使用不当等导致的效率降低或损失。

-资源类风险：如物资管理混乱、预算超支、能源浪费等导致的成本失控。

-安全类风险：如信息安全泄露、消防安全隐患、环境安全隐患等可能导致财产损失或人员伤害。

（二）风险分类的具体表现

1.**管理类风险**：

-制度缺失：如缺少文件归档规范、会议记录模板等，导致工作混乱。

-职责交叉：如多个岗位对同一任务均有管理权，引发推诿或重复工作。

-监督缺位：如对印章使用、费用报销等关键环节缺乏定期核查。

2.**操作类风险**：

-文件错误：如传阅文件遗漏、版本混乱、关键信息错填。

-数据录入：如系统信息录入错误、重复录入、格式不符。

-设备故障：如打印机、复印机等设备因使用不当或维护不足频繁停摆。

3.**资源类风险**：

-物资管理：如办公用品领用无登记、设备闲置报废不及时。

-预算超支：如会议、采购等费用控制不严，超出年度预算。

-能源浪费：如办公区域长明灯、空调空开等。

4.**安全类风险**：

-信息安全：如敏感文件未加密存储、公共电脑密码弱易被破解。

-消防安全：如消防通道堵塞、灭火器过期未更换。

-环境安全：如地面湿滑未警示、电线老化未检修。

三、风险溯源的程序与方法

（一）风险识别

1.**日常排查**：办公室成员需定期（如每月）梳理工作流程，识别潜在风险点。

-具体步骤：

(1)回顾当月工作台账，标记异常事件（如频繁投诉、延误任务）。

(2)召开内部风险排查会，收集成员反馈（如“最近文件归档总是出错”）。

(3)对照《办公室工作风险清单》（见附件1），补充遗漏项。

2.**专项检查**：每季度针对重点领域开展专项风险排查。

-检查项目清单（示例）：

(1)印章使用记录是否完整；

(2)会议材料准备是否规范；

(3)系统权限分配是否合理；

(4)库存物资是否超期。

3.**信息收集**：通过会议讨论、问卷调查、案例复盘等方式收集风险线索。

-问卷调查示例：

-问题1：“您认为当前工作中最大的效率瓶颈是什么？”

-问题2：“您是否遇到过信息安全方面的担忧？”

（二）原因分析

1.**“5W1H”分析法**：逐项排查风险根源。

-示例：文件丢失事件分析

-Who：谁负责归档？（责任人A）

-What：发生了什么？（文件未入柜）

-When：何时发生？（上周五）

-Where：地点？（文件柜未上锁）

-Why：为何发生？（责任人未培训、无钥匙管理）

-How：如何预防？（加强培训、安装锁具）

2.**根本原因分析（RCA）**：结合鱼骨图（鱼骨图示例见附件2），区分主观与客观因素。

-主观因素：如人员技能不足、责任心缺失。

-客观因素：如系统设计缺陷、工具老化。

3.**形成风险溯源报告**：明确直接原因和间接原因，标注风险等级（高/中/低）。

-报告模板：

-风险事件：文件丢失；

-直接原因：责任人未锁文件柜；

-间接原因：无钥匙管理规定、未开展归档培训；

-风险等级：中。

（三）制定措施

1.**即时补救**：针对直接原因立即采取行动。

-示例：文件丢失后的补救措施

(1)尝试回忆可能接触人员；

(2)通知相关部门协助查找；

(3)若无法找回，启动备用方案（如重新打印）。

2.**长期预防**：针对间接原因完善制度或流程。

-示例：预防文件丢失的措施

(1)制定《文件归档管理办法》，明确责任人及流程；

(2)安装文件柜锁，制定钥匙管理细则；

(3)每季度组织归档培训，考核合格后方可上岗。

3.**分级管理**：对同类风险进行风险矩阵评估（示例见附件3）。

-风险矩阵：

|风险等级|可能性（高/中/低）|控制措施|

|----------|------------------|---------|

|高|高|立即整改|

|中|中|定期复查|

|低|低|观察|

四、风险溯源的实施要点

（一）责任分工

1.**办公室负责人**：

-职责：统筹风险溯源工作，审批整改方案，监督落实情况。

-具体行动：每月召开风险溯源汇报会，对重大风险亲自督办。

2.**各岗位人员**：

-职责：提供风险信息，执行整改措施，记录工作日志。

-具体行动：如行政岗需每月提交《文件处理风险自查表》。

3.**监督小组**：由资深员工组成，负责抽查风险溯源记录的完整性。

-检查内容：

(1)风险报告是否包含原因分析；

(2)整改措施是否明确时间节点。

（二）时间要求

1.**风险事件响应**：

-发现风险后2小时内启动初步调查；

-24小时内完成初步溯源，告知责任人。

2.**风险报告提交**：

-事件发生后3个工作日内提交完整溯源报告。

-报告需经负责人签字确认。

3.**整改措施落实**：

-1个月内完成短期整改（如更换损坏设备）；

-3个月内完成长期整改（如修订制度）；

-整改后提交效果评估报告，监督小组审核通过后归档。

（三）工具支持

1.**风险管理工具**：

-流程图：绘制关键工作流程（如“会议组织流程图”），标注风险点。

-鱼骨图：分析复杂风险事件（如“系统崩溃”），