学校综合办公室规定规定

学校综合办公室规定规定一、总则

为规范学校综合办公室的管理，提高工作效率，优化服务流程，保障学校各项工作的顺利开展，特制定本规定。本规定适用于学校综合办公室全体工作人员，旨在明确职责、规范操作、提升服务质量。

二、岗位职责与权限

（一）办公室主任职责

1.负责综合办公室全面工作，制定年度工作计划和目标。

2.组织协调各部门工作，监督规章制度的执行情况。

3.审核重要文件、报告，并报学校领导审批。

4.负责办公室人事、财务及物资管理。

（二）行政助理职责

1.协助主任处理日常事务，包括文件收发、会议记录等。

2.负责办公用品采购、领用及库存管理。

3.跟踪各部门工作进度，定期汇总报告。

4.接待来访人员，提供咨询与引导。

（三）文印管理职责

1.负责学校各类文件、报告的打印、复印工作。

2.严格执行文印审批流程，确保文件准确无误。

3.定期维护文印设备，保障正常运行。

4.监控文印成本，避免浪费。

三、工作流程与规范

（一）文件管理流程

1.文件收发：

(1)接收文件后，核对信息，及时登记并分发给相关部门。

(2)发送文件时，确认收件人，并保留签收回执。

2.文件归档：

(1)按部门分类，按时间顺序整理文件。

(2)重要文件需加密存储，定期备份电子版。

3.文件审批：

(1)提交审批的文件需附上相关说明。

(2)审批完成后，及时返还至原部门。

（二）会议管理流程

1.会议通知：

(1)提前3日发布会议通知，明确时间、地点、议题。

(2)通知需通过邮件、公告等多种渠道传达。

2.会议记录：

(1)专人负责记录会议内容，包括决议、待办事项。

(2)会议结束后1日内，将记录整理并分发给参会人员。

3.会议物资：

(1)提前准备投影仪、纸笔等所需物资。

(2)会议结束后，清点物资并归位。

（三）接待管理规范

1.接待准备：

(1)保持前台整洁，展示学校相关介绍资料。

(2)准备常用接待用语，体现专业素养。

2.接待流程：

(1)主动问候，询问来意并引导至相应部门。

(2)如需等待，提供饮水或休息区服务。

3.建议反馈：

(1)记录来访者的意见建议，定期汇总分析。

(2)对合理建议及时采纳并改进工作。

四、考核与奖惩

（一）考核标准

1.工作效率：按月统计任务完成量，未达标的需说明原因。

2.服务质量：通过满意度调查评估接待、文印等服务效果。

3.规章执行：检查制度遵守情况，对违规行为进行记录。

（二）奖惩措施

1.奖励：

(1)年度考核前10%的员工，给予绩效奖金。

(2)提出创新性改进方案并落实的，给予额外奖励。

2.处理：

(1)逾期未完成任务，扣除部分绩效。

(2)违反保密规定，视情节严重程度进行警告或调岗。

五、附则

本规定自发布之日起施行，由综合办公室负责解释。如有未尽事宜，将根据实际情况调整完善。

一、总则

为规范学校综合办公室的管理，提高工作效率，优化服务流程，保障学校各项工作的顺利开展，特制定本规定。本规定适用于学校综合办公室全体工作人员，旨在明确职责、规范操作、提升服务质量。

二、岗位职责与权限

（一）办公室主任职责

1.负责综合办公室全面工作，制定年度工作计划和目标。

-每季度初制定季度工作计划，明确重点任务和时间节点。

-年度末进行工作总结，评估目标完成情况并提出改进措施。

2.组织协调各部门工作，监督规章制度的执行情况。

-每月召开部门协调会，解决跨部门协作问题。

-定期抽查各部门制度执行情况，对违规行为进行通报和整改。

3.审核重要文件、报告，并报学校领导审批。

-建立文件审核清单，明确需审批的文件类型和流程。

-优先处理紧急文件，确保时效性。

4.负责办公室人事、财务及物资管理。

-每月核对人员考勤，确保工资准确发放。

-制定物资采购计划，定期盘点库存并申请补充。

（二）行政助理职责

1.协助主任处理日常事务，包括文件收发、会议记录等。

-文件收发：

(1)接收文件后，立即核对标题、页数，并在《文件收发登记簿》中记录。

(2)根据文件内容分发给相关部门，并跟踪领取情况。

-会议记录：

(1)提前10分钟到场布置会场，检查设备是否正常。

(2)使用录音设备辅助记录，会后整理成文字稿并分发。

2.负责办公用品采购、领用及库存管理。

-采购流程：

(1)每月25日统计办公用品需求，次月5日前完成采购。

(2)选择至少三家供应商比价，确保价格合理。

-领用管理：

(1)建立领用登记制度，需注明领用人、日期、物品名称及数量。

(2)对易耗品（如笔、纸）设置最低库存线，低于时及时补充。

3.跟踪各部门工作进度，定期汇总报告。

-每周与各部门联络员沟通，收集工作进展。

-制作《工作进度表》，每月5日提交给办公室主任。

4.接待来访人员，提供咨询与引导。

-接待流程：

(1)热情问候，询问事由并告知对应部门位置或联系方式。

(2)如需等候，引导至休息区并提供饮水。

-记录管理：

(1)对重要来访者，在《来访登记表》中详细记录。

(2)定期分析接待反馈，改进服务细节。

（三）文印管理职责

1.负责学校各类文件、报告的打印、复印工作。

-打印规范：

(1)正式文件使用A4纸，双面打印，页边距设置为2.5厘米。

(2)复印文件需核对清晰度，确保内容完整。

2.严格执行文印审批流程，确保文件准确无误。

-审批流程：

(1)内部文件需经部门负责人签字，外部文件需加学校公章。

(2)紧急文件需附《紧急文印申请单》，优先处理。

3.定期维护文印设备，保障正常运行。

-维护计划：

(1)每周检查打印机墨盒、纸张，每月清洁滚筒。

(2)发现故障立即报修，并记录维修时间及费用。

4.监控文印成本，避免浪费。

-成本控制：

(1)设置打印权限，限制个人每月免费打印页数。

(2)推广无纸化办公，鼓励双面打印和电子存档。

三、工作流程与规范

（一）文件管理流程

1.文件收发：

(1)接收文件后，核对信息，及时登记并分发给相关部门。

-登记内容：文件名称、来源、日期、数量、领取部门/人。

(2)发送文件时，确认收件人，并保留签收回执。

-签收回执需注明签收时间、签字人、文件件数。

2.文件归档：

(1)按部门分类，按时间顺序整理文件。

-分类标准：部门名称、年份、月份。

(2)重要文件需加密存储，定期备份电子版。

-加密文件需设置访问密码，定期更换。

-电子版备份需存放在两个独立设备中（如移动硬盘+云存储）。

3.文件审批：

(1)提交审批的文件需附上相关说明。

-说明内容：文件目的、附件清单、修改建议。

(2)审批完成后，及时返还至原部门。

-审批记录需在《文件审批日志》中备注。

（二）会议管理流程

1.会议通知：

(1)提前3日发布会议通知，明确时间、地点、议题。

-通知模板：会议名称、时间（日期+具体时间）、地点、参会人员、会议议程。

(2)通知需通过邮件、公告等多种渠道传达。

-邮件通知需抄送给所有参会人员及相关部门。

2.会议记录：

(1)专人负责记录会议内容，包括决议、待办事项。

-记录要点：发言要点、决策事项、责任人、完成时限。

(2)会议结束后1日内，将记录整理并分发给参会人员。

-记录需附上电子版和纸质版，纸质版存档于办公室。

3.会议物资：

(1)提前准备投影仪、纸笔等所需物资。

-物资清单：投影仪、麦克风、白板、笔、纸、饮用水。

(2)会议结束后，清点物资并归位。

-检查设备是否正常，归还借用物品。

（三）接待管理规范

1.接待准备：

(1)保持前台整洁，展示学校相关介绍资料。

-资料内容：学校简介、联系方式、常用业务办理指南。

(2)准备常用接待用语，体现专业素养。

-标准用语：欢迎光临、请问您有什么需要帮助的吗、请稍等。

2.接待流程：

(1)主动问候，询问来意并引导至相应部门。

-引导方式：口头指引或使用指示牌。

(2)如需等待，提供饮水或休息区服务。

-休息区需配备座椅、绿植、饮水机。

3.建议反馈：

(1)记录来访者的意见建议，定期汇总分析。

-意见收集方式：意见箱、在线反馈表。

(2)对合理建议及时采纳并改进工作。

-改进措施需在一个月内完成，并告知提出建议者。

四、考核与奖惩

（一）考核标准

1.工作效率：按月统计任务完成量，未达标的需说明原因。

-任务完成量：文件处理数量、会议组织次数、接待人次。

2.服务质量：通过满意度调查评估接待、文印等服务效果。

-满意度调查：每季度进行一次，采用匿名打分制（1-5分）。

3.规章执行：检查制度遵守情况，对违规行为进行记录。

-违规记录需在每月例会上通报，并限期整改。

（二）奖惩措施

1.奖励：

(1)年度考核前10%的员工，给予绩效奖金。

-奖金金额根据岗位差异设定（如行政助理2000元，文印管理3000元）。

(2)提出创新性改进方案并落实的，给予额外奖励。

-创新奖励标准：方案实施后提升效率20%以上，奖励500元。

2.处理：

(1)逾期未完成任务，扣除部分绩效。

-扣除比例：每项任务逾期1天扣除绩效的5%。

(2)违反保密规定，视情节严重程度进行警告或调岗。

-警告：首次违反，书面警告并培训考核。

-调岗：多次违反，调离核心岗位或部门。

五、附则

本规定自发布之日起施行，由综合办公室负责解释。如有未尽事宜，将根据实际情况调整完善。

一、总则

为规范学校综合办公室的管理，提高工作效率，优化服务流程，保障学校各项工作的顺利开展，特制定本规定。本规定适用于学校综合办公室全体工作人员，旨在明确职责、规范操作、提升服务质量。

二、岗位职责与权限

（一）办公室主任职责

1.负责综合办公室全面工作，制定年度工作计划和目标。

2.组织协调各部门工作，监督规章制度的执行情况。

3.审核重要文件、报告，并报学校领导审批。

4.负责办公室人事、财务及物资管理。

（二）行政助理职责

1.协助主任处理日常事务，包括文件收发、会议记录等。

2.负责办公用品采购、领用及库存管理。

3.跟踪各部门工作进度，定期汇总报告。

4.接待来访人员，提供咨询与引导。

（三）文印管理职责

1.负责学校各类文件、报告的打印、复印工作。

2.严格执行文印审批流程，确保文件准确无误。

3.定期维护文印设备，保障正常运行。

4.监控文印成本，避免浪费。

三、工作流程与规范

（一）文件管理流程

1.文件收发：

(1)接收文件后，核对信息，及时登记并分发给相关部门。

(2)发送文件时，确认收件人，并保留签收回执。

2.文件归档：

(1)按部门分类，按时间顺序整理文件。

(2)重要文件需加密存储，定期备份电子版。

3.文件审批：

(1)提交审批的文件需附上相关说明。

(2)审批完成后，及时返还至原部门。

（二）会议管理流程

1.会议通知：

(1)提前3日发布会议通知，明确时间、地点、议题。

(2)通知需通过邮件、公告等多种渠道传达。

2.会议记录：

(1)专人负责记录会议内容，包括决议、待办事项。

(2)会议结束后1日内，将记录整理并分发给参会人员。

3.会议物资：

(1)提前准备投影仪、纸笔等所需物资。

(2)会议结束后，清点物资并归位。

（三）接待管理规范

1.接待准备：

(1)保持前台整洁，展示学校相关介绍资料。

(2)准备常用接待用语，体现专业素养。

2.接待流程：

(1)主动问候，询问来意并引导至相应部门。

(2)如需等待，提供饮水或休息区服务。

3.建议反馈：

(1)记录来访者的意见建议，定期汇总分析。

(2)对合理建议及时采纳并改进工作。

四、考核与奖惩

（一）考核标准

1.工作效率：按月统计任务完成量，未达标的需说明原因。

2.服务质量：通过满意度调查评估接待、文印等服务效果。

3.规章执行：检查制度遵守情况，对违规行为进行记录。

（二）奖惩措施

1.奖励：

(1)年度考核前10%的员工，给予绩效奖金。

(2)提出创新性改进方案并落实的，给予额外奖励。

2.处理：

(1)逾期未完成任务，扣除部分绩效。

(2)违反保密规定，视情节严重程度进行警告或调岗。

五、附则

本规定自发布之日起施行，由综合办公室负责解释。如有未尽事宜，将根据实际情况调整完善。

一、总则

为规范学校综合办公室的管理，提高工作效率，优化服务流程，保障学校各项工作的顺利开展，特制定本规定。本规定适用于学校综合办公室全体工作人员，旨在明确职责、规范操作、提升服务质量。

二、岗位职责与权限

（一）办公室主任职责

1.负责综合办公室全面工作，制定年度工作计划和目标。

-每季度初制定季度工作计划，明确重点任务和时间节点。

-年度末进行工作总结，评估目标完成情况并提出改进措施。

2.组织协调各部门工作，监督规章制度的执行情况。

-每月召开部门协调会，解决跨部门协作问题。

-定期抽查各部门制度执行情况，对违规行为进行通报和整改。

3.审核重要文件、报告，并报学校领导审批。

-建立文件审核清单，明确需审批的文件类型和流程。

-优先处理紧急文件，确保时效性。

4.负责办公室人事、财务及物资管理。

-每月核对人员考勤，确保工资准确发放。

-制定物资采购计划，定期盘点库存并申请补充。

（二）行政助理职责

1.协助主任处理日常事务，包括文件收发、会议记录等。

-文件收发：

(1)接收文件后，立即核对标题、页数，并在《文件收发登记簿》中记录。

(2)根据文件内容分发给相关部门，并跟踪领取情况。

-会议记录：

(1)提前10分钟到场布置会场，检查设备是否正常。

(2)使用录音设备辅助记录，会后整理成文字稿并分发。

2.负责办公用品采购、领用及库存管理。

-采购流程：

(1)每月25日统计办公用品需求，次月5日前完成采购。

(2)选择至少三家供应商比价，确保价格合理。

-领用管理：

(1)建立领用登记制度，需注明领用人、日期、物品名称及数量。

(2)对易耗品（如笔、纸）设置最低库存线，低于时及时补充。

3.跟踪各部门工作进度，定期汇总报告。

-每周与各部门联络员沟通，收集工作进展。

-制作《工作进度表》，每月5日提交给办公室主任。

4.接待来访人员，提供咨询与引导。

-接待流程：

(1)热情问候，询问事由并告知对应部门位置或联系方式。

(2)如需等候，引导至休息区并提供饮水。

-记录管理：

(1)对重要来访者，在《来访登记表》中详细记录。

(2)定期分析接待反馈，改进服务细节。

（三）文印管理职责

1.负责学校各类文件、报告的打印、复印工作。

-打印规范：

(1)正式文件使用A4纸，双面打印，页边距设置为2.5厘米。

(2)复印文件需核对清晰度，确保内容完整。

2.严格执行文印审批流程，确保文件准确无误。

-审批流程：

(1)内部文件需经部门负责人签字，外部文件需加学校公章。

(2)紧急文件需附《紧急文印申请单》，优先处理。

3.定期维护文印设备，保障正常运行。

-维护计划：

(1)每周检查打印机墨盒、纸张，每月清洁滚筒。

(2)发现故障立即报修，并记录维修时间及费用。

4.监控文印成本，避免浪费。

-成本控制：

(1)设置打印权限，限制个人每月免费打印页数。

(2)推广无纸化办公，鼓励双面打印和电子存档。

三、工作流程与规范

（一）文件管理流程

1.文件收发：

(1)接收文件后，核对信息，及时登记并分发给相关部门。

-登记内容：文件名称、来源、日期、数量、领取部门/人。

(2)发送文件时，确认收件人，并保留签收回执。

-签收回执需注明签收时间、签字人、文件件数。

2.文件归档：

(1)按部门分类，按时间顺序整理文件。

-分类标准：部门名称、年份、月份。

(2)重要文件需加密存储，定期备份电子版。

-加密文件需设置访问密码，定期更换。

-电子版备份需存放在两个独立设备中（如移动硬盘+云存储）。

3.文件审批：

(1)提交审批的文件需附上相关说明。

-说明内容：文件目的、附件清单、修改建议。

(2)审批完成后，及时返还至原部门。

-审批记录需在《文件审批日志》中备注。

（二）会议管理流程

1.会议通知：

(1)提前3日发布会议通知，明确时间、地点、议题。

-通知模板：会议名称、时间（日期+具体时间）、地点、参会人员、会议议程。

(2)通知需通过邮件、公告等多种渠道传达。

-邮件通知需抄送给所有参会人员及相关部门。

2.会议记录：

(1)专人负责记录会议内容，包括决议、待办事项。

-记录要点：发言要点、决策事项、责任人、完成时限。

(2)会议结束后1日内，将记录整理并分发给参会人员。

-记录需附上电子版和纸质版，纸质版存档于办公室。

3.会议物资：

(1)提前准备投影仪、纸笔等所需物资。

-物资清单：投影仪、麦克风、白板、笔、纸、饮用水。

(2)会议结束后，清点物资并归位。

-检查设备是否正常，归还借用物品。