学校综合办公室数据管理制度

学校综合办公室数据管理制度一、概述

学校综合办公室作为学校日常管理的中枢部门，承担着大量数据的收集、处理、存储和利用工作。为确保数据的安全性、准确性和有效性，特制定本数据管理制度。本制度旨在规范数据管理流程，明确数据责任，防范数据风险，促进学校管理工作的科学化、规范化。

二、数据管理基本原则

（一）数据安全原则

1.数据存储和使用必须符合国家相关信息安全规定。

2.严格控制数据访问权限，实行最小权限原则。

3.定期进行数据备份，防止数据丢失。

（二）数据准确原则

1.数据录入前需经过审核，确保信息来源可靠。

2.建立数据校验机制，防止错误数据流入系统。

3.定期更新和维护数据，确保数据的时效性。

（三）数据保密原则

1.敏感数据（如教职工个人信息、财务数据等）需严格保密。

2.未经授权不得对外泄露任何数据信息。

3.建立数据使用记录，明确数据访问和修改的痕迹。

三、数据管理职责

（一）综合办公室职责

1.负责学校整体数据的统筹管理和监督。

2.制定数据管理制度，并监督执行。

3.组织数据安全培训和应急演练。

（二）各部门职责

1.负责本部门数据的收集、整理和初步审核。

2.按要求向综合办公室提交数据报表。

3.配合数据审计和检查工作。

（三）数据管理人员职责

1.负责数据录入、存储和备份工作。

2.监控数据使用情况，及时发现并处理异常。

3.维护数据管理系统，确保系统稳定运行。

四、数据管理流程

（一）数据收集

1.明确数据来源和收集目的。

2.制定数据收集表单，规范数据格式。

3.实施数据收集前培训，确保收集人员理解要求。

（二）数据录入

1.严格按照数据录入规范操作。

2.实行双人复核机制，减少录入错误。

3.定期校对数据，确保准确性。

（三）数据存储

1.使用加密存储设备保存敏感数据。

2.定期备份数据，备份频率不低于每周一次。

3.存储介质需符合安全标准，防止数据泄露。

（四）数据使用

1.申请使用数据需填写审批表，经部门负责人签字同意。

2.使用数据时需记录操作日志，包括操作人、时间、内容等。

3.临时使用敏感数据需经综合办公室批准。

（五）数据销毁

1.达到保存期限的数据需按规定销毁。

2.销毁前需填写销毁申请表，经审核批准。

3.销毁方式包括物理销毁（如粉碎）或逻辑销毁（如清空存储）。

五、数据安全管理

（一）访问控制

1.建立用户权限管理系统，按需分配权限。

2.定期审查用户权限，及时撤销不当权限。

3.实施多因素认证，增强访问安全性。

（二）安全审计

1.记录所有数据操作行为，包括访问、修改、删除等。

2.定期进行安全检查，发现并修复漏洞。

3.对异常操作进行追溯，明确责任主体。

（三）应急响应

1.制定数据安全应急预案，明确处置流程。

2.定期组织应急演练，提高响应能力。

3.发生数据泄露时，立即启动应急机制，控制损失。

六、附则

（一）本制度由综合办公室负责解释。

（二）本制度自发布之日起施行。

（三）各部门需根据本制度制定具体实施细则。

**一、概述**

学校综合办公室作为学校日常管理的中枢部门，承担着大量数据的收集、处理、存储和利用工作。为确保数据的安全性、准确性和有效性，特制定本数据管理制度。本制度旨在规范数据管理流程，明确数据责任，防范数据风险，促进学校管理工作的科学化、规范化。

***目的**：通过制度化管理，提升学校行政效率，保障师生及学校财产安全，满足日常管理和决策需求。

***适用范围**：本制度适用于综合办公室全体工作人员，以及学校各院系、部门向综合办公室提交或由综合办公室处理的数据相关的活动。

**二、数据管理基本原则**

（一）数据安全原则

1.**数据存储和使用必须符合国家相关信息安全规定**。所有数据存储设备和传输过程应采用不低于行业标准的安全防护措施，如数据加密、访问控制等，确保数据在静态和动态传输过程中不被未授权访问、篡改或泄露。定期对存储设备和网络环境进行安全评估和漏洞扫描。

2.**严格控制数据访问权限，实行最小权限原则**。根据岗位职责和工作需要，为每个数据使用者分配精确的、仅够完成其工作任务的最小必要权限。权限设置需经过部门负责人审核，并定期（建议每半年）进行审查和调整。禁止越权访问或使用他人账号。

3.**定期进行数据备份，防止数据丢失**。建立完善的数据备份机制，包括：

***备份内容**：涵盖所有重要业务数据，如教职工信息、学生信息、财务记录、资产台账、会议纪要、公文档案等。

***备份频率**：根据数据变化频率确定，核心业务数据（如教职工信息、财务数据）建议每日备份，一般业务数据（如会议记录、公文）建议每周备份。

***备份方式**：采用本地备份（如使用备份硬盘、磁带）和异地备份（如使用云存储服务或远程服务器）相结合的方式，确保在本地发生故障时能从异地恢复数据。

***备份验证**：每月对备份数据进行恢复测试，验证备份数据的完整性和可用性，并记录测试结果。

（二）数据准确原则

1.**数据录入前需经过审核，确保信息来源可靠**。所有原始数据在录入系统前，必须由数据提供部门或责任人进行初步审核，确认数据的真实性、准确性和完整性。对于来自外部或非标准渠道的数据，需进行交叉验证或补充核实。

2.**建立数据校验机制，防止错误数据流入系统**。在数据录入或传输过程中，系统应设置自动校验规则，对数据的格式（如日期、数字、邮箱格式）、范围（如年龄、分数）、逻辑关系（如学生与班级关联）等进行实时校验，对不符合规则的数据进行拦截并提示修正。

3.**定期更新和维护数据，确保数据的时效性**。建立数据更新流程，要求数据责任部门及时更新其负责的数据项，特别是那些具有时效性的信息（如学生状态、教职工联系方式、课程安排等）。综合办公室应定期（如每学期）组织数据核查，清理过时、冗余或错误的数据记录。

（三）数据保密原则

1.**敏感数据（如教职工个人信息、财务数据等）需严格保密**。敏感数据包括但不限于：教职工的身份证号、家庭住址、联系方式、薪资福利信息；学生的身份证号、学籍信息、家庭背景、成绩信息；学校的财务预算、决算、资产明细等。处理敏感数据的人员必须签订保密协议，并接受保密培训。

2.**未经授权不得对外泄露任何数据信息**。综合办公室对外提供数据查询或报告服务时，必须严格核对请求人的身份和权限，确保数据仅用于正当目的。严禁任何工作人员以任何形式（口头、书面、电子传输等）向无关人员或外部机构泄露敏感数据。

3.**建立数据使用记录，明确数据访问和修改的痕迹**。所有对数据库的访问、查询、修改、删除操作均需记录操作日志，包括操作人、操作时间、操作内容、操作IP地址等信息。日志应定期审计，用于追踪数据变更历史和排查潜在风险。日志本身也应受到严格的访问控制。

**三、数据管理职责**

（一）综合办公室职责

1.**负责学校整体数据的统筹管理和监督**。综合办公室是学校数据管理的归口部门，负责制定、解释和监督执行全校数据管理制度。定期评估数据管理工作的有效性，并根据实际情况提出改进措施。

2.**制定数据管理制度，并监督执行**。具体包括但不限于制定数据分类分级标准、数据标准规范、数据安全规范、数据备份与恢复规范、数据生命周期管理规范等，并确保各项制度得到有效落实。

3.**组织数据安全培训和应急演练**。定期对全校教职工进行数据安全意识培训，内容包括数据保密规定、安全操作规范、常见安全风险防范等。每年至少组织一次数据安全应急演练，提高应对数据泄露、系统故障等突发事件的能力。

（二）各部门职责

1.**负责本部门数据的收集、整理和初步审核**。各部门应明确本部门负责管理的数据范围，建立数据收集流程，确保数据来源清晰、格式规范。对本部门提交给综合办公室的数据进行严格审核，保证数据的准确性。

2.**按要求向综合办公室提交数据报表**。按照综合办公室统一规定的格式、内容和时间节点，及时、准确地提交数据报表或数据更新。如遇特殊情况无法按时提交，需提前向综合办公室报备。

3.**配合数据审计和检查工作**。当综合办公室或学校其他部门（依据授权）进行数据管理审计时，应积极配合，提供相关记录、文档和数据样本，如实反映本部门数据管理工作情况。

（三）数据管理人员职责

1.**负责数据录入、存储和备份工作**。根据授权，执行数据录入操作，确保录入过程符合规范。负责维护数据存储设备（服务器、数据库、备份介质等），按照规定执行数据备份任务。

2.**监控数据使用情况，及时发现并处理异常**。定期检查数据访问日志和系统运行状态，对异常访问行为（如频繁访问非业务相关数据、非工作时间访问敏感数据等）进行重点关注和调查。发现数据错误或潜在风险时，及时上报并协助处理。

3.**维护数据管理系统，确保系统稳定运行**。负责数据管理相关软件（如数据库管理系统、数据报表系统等）的日常维护、更新和打补丁工作。监控系统性能，处理系统故障，保障数据管理系统的可用性和安全性。

**四、数据管理流程**

（一）数据收集

1.**明确数据来源和收集目的**：在启动数据收集前，需清晰定义需要收集的数据项、数据的来源部门或渠道，以及收集数据的具体业务目的（如编制预算、学生评优、资产盘点等）。

2.**制定数据收集表单，规范数据格式**：根据收集目的设计标准化的数据收集表单（纸质或电子版），明确各字段的意义、数据格式要求（如日期格式YYYY-MM-DD、数字精度等）、填写说明和提交方式。

3.**实施数据收集前培训，确保收集人员理解要求**：对负责填写或收集数据的人员进行培训，确保他们充分理解数据收集的目的、表单填写规范、数据质量要求以及保密责任。

（二）数据录入

1.**严格按照数据录入规范操作**：数据录入人员需参照《数据录入操作手册》，使用指定的录入系统或工具，按照规定的格式和步骤进行数据录入。录入过程中应注意核对原始单据与系统显示信息的一致性。

2.**实行双人复核机制，减少录入错误**：对于关键数据或数据量较大的录入任务，推行双人复核机制。一人负责录入，另一人独立核对录入内容的准确性，双方确认无误后签字或记录。对于自动化程度高的系统，可利用系统内置的校验功能辅助复核。

3.**定期校对数据，确保准确性**：数据录入完成后，由数据管理人员或指定人员定期（如每周）对已录入数据进行抽样或全面校对，检查是否存在错录、漏录、格式错误等问题。建立数据错误更正流程，对发现的问题及时通知相关责任部门进行修正。

（三）数据存储

1.**使用加密存储设备保存敏感数据**：所有存储敏感数据的硬盘、服务器磁盘等物理设备，应启用磁盘加密功能（如BitLocker、dm-crypt等）。网络传输敏感数据时，应使用SSL/TLS等加密协议进行传输。

2.**定期备份数据，备份频率不低于每周一次**：参照第二部分（一）中“数据备份频率”的要求，严格执行备份计划。确保备份数据存储在安全、可靠的介质上，并做好异地备份。

3.**存储介质需符合安全标准，防止数据泄露**：存储数据的设备（服务器、电脑、移动硬盘等）应放置在符合安全要求的机房或办公区域，设置门禁和监控。废弃或转让存储介质前，必须进行彻底的数据销毁（物理销毁或专业逻辑销毁）。

（四）数据使用

1.**申请使用数据需填写审批表，经部门负责人签字同意**：任何部门或个人需要使用综合办公室管理的其他部门数据或综合办公室汇总数据时，必须填写《数据使用申请表》，详细说明使用目的、所需数据范围、使用方式（查询、导出、分析等）、使用期限，并由数据提供部门的负责人或其授权人签字批准。

2.**使用数据时需记录操作日志，包括操作人、时间、内容等**：数据提供方或数据使用方在使用数据时，应确保其操作环境（如数据库客户端、报表系统）能够记录详细的操作日志。日志应包含操作执行者账号、执行时间、执行的具体操作（如查询了哪个表、导出了哪些记录）、IP地址等信息。

3.**临时使用敏感数据需经综合办公室批准**：对于临时性、个别性的敏感数据查阅需求，即使已获得部门负责人批准，也必须额外获得综合办公室数据管理人员的同意，并说明具体查阅原因和范围。

（五）数据销毁

1.**达到保存期限的数据需按规定销毁**：根据数据的重要性和性质，制定数据保存期限表。当数据达到规定保存期限后，应按照审批流程进行销毁处理。销毁前需进行数据备份（如需），以便后续可能的追溯或审计。

2.**销毁前需填写销毁申请表，经审核批准**：数据所有部门或管理人员需填写《数据销毁申请表》，说明待销毁数据的名称、范围、保存期限、拟销毁方式等，经综合办公室审核，必要时报学校相关负责人批准。

3.**销毁方式包括物理销毁（如粉碎）或逻辑销毁（如清空存储）**：

***物理销毁**：对于存储在硬盘、U盘、磁带等介质上的数据，应使用专业的碎纸机粉碎纸质文档，或使用专业设备彻底销毁存储介质（如消磁、钻孔）。销毁过程应有记录，并确保介质无法恢复数据。

***逻辑销毁**：对于存储在服务器或数据库中的数据，应通过删除或清空记录的方式进行逻辑销毁。对于重要的逻辑销毁操作，应先在测试环境中验证销毁命令的有效性，并保留操作记录。

**五、数据安全管理**

（一）访问控制

1.**建立用户权限管理系统，按需分配权限**：综合办公室应建立统一的数据用户权限管理系统。为每个需要访问数据的人员创建独立账号，并根据其岗位职责和实际工作需要，分配精确的数据库表或数据字段访问权限。权限分配遵循“谁最小、谁需要、谁使用”的原则。

2.**定期审查用户权限，及时撤销不当权限**：每半年或每年至少进行一次用户权限审查，核对账号是否仍然有效，权限设置是否仍然符合当前岗位职责。对于离职人员、转岗人员，应及时撤销其所有数据访问权限。对于权限申请不合理的情况，应拒绝批准并说明理由。

3.**实施多因素认证，增强访问安全性**：对于访问敏感数据或管理系统核心功能的账号，强制要求启用多因素认证（MFA），例如在密码之外，还需提供手机验证码、动态令牌或生物识别（如指纹）等二次验证方式。

（二）安全审计

1.**记录所有数据操作行为，包括访问、修改、删除等**：确保所有数据管理系统（数据库、业务应用系统）均配置了详细的操作日志记录功能，能够记录下所有用户的登录、访问、查询、插入、更新、删除等操作。日志应包含足够的信息以便追溯（用户、时间、IP、操作内容、结果等）。

2.**定期进行安全检查，发现并修复漏洞**：综合办公室应至少每季度对数据相关的系统、网络和设备进行一次安全检查，包括但不限于：系统补丁更新情况、访问控制策略有效性、加密措施部署情况、弱密码检测等。发现的安全漏洞需及时修复，并记录修复过程。

3.**对异常操作进行追溯，明确责任主体**：当监控日志或安全检查发现异常操作（如未授权访问、大量数据删除、数据导出等）时，应立即启动调查程序，根据日志信息追踪操作源头，核实操作人员身份，评估事件影响，并采取相应措施（如撤销权限、加强监控、通报批评等）。

（三）应急响应

1.**制定数据安全应急预案，明确处置流程**：综合办公室需制定详细的数据安全应急预案，明确不同类型数据安全事件（如数据泄露、系统被黑、硬件故障导致数据丢失等）的响应流程、组织架构、职责分工、处置步骤、沟通协调机制和事后恢复计划。

2.**定期组织应急演练，提高响应能力**：每年至少组织一次数据安全应急演练，模拟真实场景（如模拟遭受钓鱼邮件攻击导致敏感数据外泄，或模拟数据库服务器突然宕机）。演练后进行评估总结，根据评估结果修订应急预案。

3.**发生数据泄露时，立即启动应急机制，控制损失**：一旦发生或疑似发生数据泄露事件，相关责任人员或发现者应立即向综合办公室报告。综合办公室需迅速启动应急预案，采取措施控制事态蔓延（如隔离受感染系统、修改密码、追踪泄密源头），评估泄露范围和影响，并按需通知受影响的个人或部门，同时配合进行后续的修复和改进工作。

**六、附则**

（一）本制度由综合办公室负责解释。任何对本制度的疑问，应向综合办公室提出。

（二）本制度自发布之日起施行。各部门应组织相关人员学习本制度，并遵照执行。

（三）各部门可根据本制度的要求，结合本部门的具体业务特点，制定更详细的数据管理实施细则，并报综合办公室备案。

（四）本制度将根据学校发展和管理需求的变化，以及国家相关法律法规的更新，适时进行修订。修订后的制度将另行发布通知。

一、概述

学校综合办公室作为学校日常管理的中枢部门，承担着大量数据的收集、处理、存储和利用工作。为确保数据的安全性、准确性和有效性，特制定本数据管理制度。本制度旨在规范数据管理流程，明确数据责任，防范数据风险，促进学校管理工作的科学化、规范化。

二、数据管理基本原则

（一）数据安全原则

1.数据存储和使用必须符合国家相关信息安全规定。

2.严格控制数据访问权限，实行最小权限原则。

3.定期进行数据备份，防止数据丢失。

（二）数据准确原则

1.数据录入前需经过审核，确保信息来源可靠。

2.建立数据校验机制，防止错误数据流入系统。

3.定期更新和维护数据，确保数据的时效性。

（三）数据保密原则

1.敏感数据（如教职工个人信息、财务数据等）需严格保密。

2.未经授权不得对外泄露任何数据信息。

3.建立数据使用记录，明确数据访问和修改的痕迹。

三、数据管理职责

（一）综合办公室职责

1.负责学校整体数据的统筹管理和监督。

2.制定数据管理制度，并监督执行。

3.组织数据安全培训和应急演练。

（二）各部门职责

1.负责本部门数据的收集、整理和初步审核。

2.按要求向综合办公室提交数据报表。

3.配合数据审计和检查工作。

（三）数据管理人员职责

1.负责数据录入、存储和备份工作。

2.监控数据使用情况，及时发现并处理异常。

3.维护数据管理系统，确保系统稳定运行。

四、数据管理流程

（一）数据收集

1.明确数据来源和收集目的。

2.制定数据收集表单，规范数据格式。

3.实施数据收集前培训，确保收集人员理解要求。

（二）数据录入

1.严格按照数据录入规范操作。

2.实行双人复核机制，减少录入错误。

3.定期校对数据，确保准确性。

（三）数据存储

1.使用加密存储设备保存敏感数据。

2.定期备份数据，备份频率不低于每周一次。

3.存储介质需符合安全标准，防止数据泄露。

（四）数据使用

1.申请使用数据需填写审批表，经部门负责人签字同意。

2.使用数据时需记录操作日志，包括操作人、时间、内容等。

3.临时使用敏感数据需经综合办公室批准。

（五）数据销毁

1.达到保存期限的数据需按规定销毁。

2.销毁前需填写销毁申请表，经审核批准。

3.销毁方式包括物理销毁（如粉碎）或逻辑销毁（如清空存储）。

五、数据安全管理

（一）访问控制

1.建立用户权限管理系统，按需分配权限。

2.定期审查用户权限，及时撤销不当权限。

3.实施多因素认证，增强访问安全性。

（二）安全审计

1.记录所有数据操作行为，包括访问、修改、删除等。

2.定期进行安全检查，发现并修复漏洞。

3.对异常操作进行追溯，明确责任主体。

（三）应急响应

1.制定数据安全应急预案，明确处置流程。

2.定期组织应急演练，提高响应能力。

3.发生数据泄露时，立即启动应急机制，控制损失。

六、附则

（一）本制度由综合办公室负责解释。

（二）本制度自发布之日起施行。

（三）各部门需根据本制度制定具体实施细则。

**一、概述**

学校综合办公室作为学校日常管理的中枢部门，承担着大量数据的收集、处理、存储和利用工作。为确保数据的安全性、准确性和有效性，特制定本数据管理制度。本制度旨在规范数据管理流程，明确数据责任，防范数据风险，促进学校管理工作的科学化、规范化。

***目的**：通过制度化管理，提升学校行政效率，保障师生及学校财产安全，满足日常管理和决策需求。

***适用范围**：本制度适用于综合办公室全体工作人员，以及学校各院系、部门向综合办公室提交或由综合办公室处理的数据相关的活动。

**二、数据管理基本原则**

（一）数据安全原则

1.**数据存储和使用必须符合国家相关信息安全规定**。所有数据存储设备和传输过程应采用不低于行业标准的安全防护措施，如数据加密、访问控制等，确保数据在静态和动态传输过程中不被未授权访问、篡改或泄露。定期对存储设备和网络环境进行安全评估和漏洞扫描。

2.**严格控制数据访问权限，实行最小权限原则**。根据岗位职责和工作需要，为每个数据使用者分配精确的、仅够完成其工作任务的最小必要权限。权限设置需经过部门负责人审核，并定期（建议每半年）进行审查和调整。禁止越权访问或使用他人账号。

3.**定期进行数据备份，防止数据丢失**。建立完善的数据备份机制，包括：

***备份内容**：涵盖所有重要业务数据，如教职工信息、学生信息、财务记录、资产台账、会议纪要、公文档案等。

***备份频率**：根据数据变化频率确定，核心业务数据（如教职工信息、财务数据）建议每日备份，一般业务数据（如会议记录、公文）建议每周备份。

***备份方式**：采用本地备份（如使用备份硬盘、磁带）和异地备份（如使用云存储服务或远程服务器）相结合的方式，确保在本地发生故障时能从异地恢复数据。

***备份验证**：每月对备份数据进行恢复测试，验证备份数据的完整性和可用性，并记录测试结果。

（二）数据准确原则

1.**数据录入前需经过审核，确保信息来源可靠**。所有原始数据在录入系统前，必须由数据提供部门或责任人进行初步审核，确认数据的真实性、准确性和完整性。对于来自外部或非标准渠道的数据，需进行交叉验证或补充核实。

2.**建立数据校验机制，防止错误数据流入系统**。在数据录入或传输过程中，系统应设置自动校验规则，对数据的格式（如日期、数字、邮箱格式）、范围（如年龄、分数）、逻辑关系（如学生与班级关联）等进行实时校验，对不符合规则的数据进行拦截并提示修正。

3.**定期更新和维护数据，确保数据的时效性**。建立数据更新流程，要求数据责任部门及时更新其负责的数据项，特别是那些具有时效性的信息（如学生状态、教职工联系方式、课程安排等）。综合办公室应定期（如每学期）组织数据核查，清理过时、冗余或错误的数据记录。

（三）数据保密原则

1.**敏感数据（如教职工个人信息、财务数据等）需严格保密**。敏感数据包括但不限于：教职工的身份证号、家庭住址、联系方式、薪资福利信息；学生的身份证号、学籍信息、家庭背景、成绩信息；学校的财务预算、决算、资产明细等。处理敏感数据的人员必须签订保密协议，并接受保密培训。

2.**未经授权不得对外泄露任何数据信息**。综合办公室对外提供数据查询或报告服务时，必须严格核对请求人的身份和权限，确保数据仅用于正当目的。严禁任何工作人员以任何形式（口头、书面、电子传输等）向无关人员或外部机构泄露敏感数据。

3.**建立数据使用记录，明确数据访问和修改的痕迹**。所有对数据库的访问、查询、修改、删除操作均需记录操作日志，包括操作人、操作时间、操作内容、操作IP地址等信息。日志应定期审计，用于追踪数据变更历史和排查潜在风险。日志本身也应受到严格的访问控制。

**三、数据管理职责**

（一）综合办公室职责

1.**负责学校整体数据的统筹管理和监督**。综合办公室是学校数据管理的归口部门，负责制定、解释和监督执行全校数据管理制度。定期评估数据管理工作的有效性，并根据实际情况提出改进措施。

2.**制定数据管理制度，并监督执行**。具体包括但不限于制定数据分类分级标准、数据标准规范、数据安全规范、数据备份与恢复规范、数据生命周期管理规范等，并确保各项制度得到有效落实。

3.**组织数据安全培训和应急演练**。定期对全校教职工进行数据安全意识培训，内容包括数据保密规定、安全操作规范、常见安全风险防范等。每年至少组织一次数据安全应急演练，提高应对数据泄露、系统故障等突发事件的能力。

（二）各部门职责

1.**负责本部门数据的收集、整理和初步审核**。各部门应明确本部门负责管理的数据范围，建立数据收集流程，确保数据来源清晰、格式规范。对本部门提交给综合办公室的数据进行严格审核，保证数据的准确性。

2.**按要求向综合办公室提交数据报表**。按照综合办公室统一规定的格式、内容和时间节点，及时、准确地提交数据报表或数据更新。如遇特殊情况无法按时提交，需提前向综合办公室报备。

3.**配合数据审计和检查工作**。当综合办公室或学校其他部门（依据授权）进行数据管理审计时，应积极配合，提供相关记录、文档和数据样本，如实反映本部门数据管理工作情况。

（三）数据管理人员职责

1.**负责数据录入、存储和备份工作**。根据授权，执行数据录入操作，确保录入过程符合规范。负责维护数据存储设备（服务器、数据库、备份介质等），按照规定执行数据备份任务。

2.**监控数据使用情况，及时发现并处理异常**。定期检查数据访问日志和系统运行状态，对异常访问行为（如频繁访问非业务相关数据、非工作时间访问敏感数据等）进行重点关注和调查。发现数据错误或潜在风险时，及时上报并协助处理。

3.**维护数据管理系统，确保系统稳定运行**。负责数据管理相关软件（如数据库管理系统、数据报表系统等）的日常维护、更新和打补丁工作。监控系统性能，处理系统故障，保障数据管理系统的可用性和安全性。

**四、数据管理流程**

（一）数据收集

1.**明确数据来源和收集目的**：在启动数据收集前，需清晰定义需要收集的数据项、数据的来源部门或渠道，以及收集数据的具体业务目的（如编制预算、学生评优、资产盘点等）。

2.**制定数据收集表单，规范数据格式**：根据收集目的设计标准化的数据收集表单（纸质或电子版），明确各字段的意义、数据格式要求（如日期格式YYYY-MM-DD、数字精度等）、填写说明和提交方式。

3.**实施数据收集前培训，确保收集人员理解要求**：对负责填写或收集数据的人员进行培训，确保他们充分理解数据收集的目的、表单填写规范、数据质量要求以及保密责任。

（二）数据录入

1.**严格按照数据录入规范操作**：数据录入人员需参照《数据录入操作手册》，使用指定的录入系统或工具，按照规定的格式和步骤进行数据录入。录入过程中应注意核对原始单据与系统显示信息的一致性。

2.**实行双人复核机制，减少录入错误**：对于关键数据或数据量较大的录入任务，推行双人复核机制。一人负责录入，另一人独立核对录入内容的准确性，双方确认无误后签字或记录。对于自动化程度高的系统，可利用系统内置的校验功能辅助复核。

3.**定期校对数据，确保准确性**：数据录入完成后，由数据管理人员或指定人员定期（如每周）对已录入数据进行抽样或全面校对，检查是否存在错录、漏录、格式错误等问题。建立数据错误更正流程，对发现的问题及时通知相关责任部门进行修正。

（三）数据存储

1.**使用加密存储设备保存敏感数据**：所有存储敏感数据的硬盘、服务器磁盘等物理设备，应启用磁盘加密功能（如BitLocker、dm-crypt等）。网络传输敏感数据时，应使用SSL/TLS等加密协议进行传输。

2.**定期备份数据，备份频率不低于每周一次**：参照第二部分（一）中“数据备份频率”的要求，严格执行备份计划。确保备份数据存储在安全、可靠的介质上，并做好异地备份。

3.**存储介质需符合安全标准，防止数据泄露**：存储数据的设备（服务器、电脑、移动硬盘等）应放置在符合安全要求的机房或办公区域，设置门禁和监控。废弃或转让存储介质前，必须进行彻底的数据销毁（物理销毁或专业逻辑销毁）。

（四）数据使用

1.**申请使用数据需填写审批表，经部门负责人签字同意**：任何部门或个人需要使用综合办公室管理的其他部门数据或综合办公室汇总数据时，必须填写《数据使用申请表》，详细说明使用目的、所需数据范围、使用方式（查询、导出、分析等）、使用期限，并由数据提供部门的负责人或其授权人签字批准。

2.**使用数据时需记录操作日志，包括操作人、时间、内容等**：数据提供方或数据使用方在使用数据时，应确保其操作环境（如数据库客户端、报表系统）能够记录详细的操作日志。日志应包含操作执行者账号、执行时间、执行的具体操作（如查询了哪个表、导出了哪些记录）、IP地址等信息。

3.**临时使用敏感数据需经综合办公室批准**：对于临时性、个别性的敏感数据查阅需求，即使已获得部门负责人批准，也必须额外获得综合办公室数据管理人员的同意，并说明具体查阅原因和范围。

（五）数据销毁

1.**达到保存期限的数据需按规定销毁**：根据数据的重要性和性质，制定数据保存期限表。当数据达到规定保存期限后，应按照审批流程进行销毁处理。销毁前需进行数据备份（如需），以便后续可能的追溯或审计。

2.**销毁前需填写销毁申请表，经审核批准**：数据所有部门或管理人员需填写《数据销毁申请表》，说明待销毁数据的名称、范围、保存期限、拟销毁方式等，经综合办公室审核，必要时报学校相关负责人批准。

3.**销毁方式包括物理销毁（如粉碎）或逻辑销毁（如清空存储）**：

***物理销毁**：对于存储在硬盘、U盘、磁带等介质上的数据，应使用专业的碎纸机粉碎纸质文档，或使用专业设备彻底销毁存储介质（如消磁、钻孔）。销毁过程应有记录，并确保介质无法恢复数据。

***逻辑销毁**：对于存储在服务器或数据库中的数据，应通过删除或清空记录的方式进行逻辑销毁。对于重要的逻辑销毁操作，应先在