严格档案查阅制度

严格档案查阅制度一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案的安全与完整，规范档案查阅行为，提高档案利用效率，保障公司/组织的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门及全体员工，以及因工作需要查阅公司/组织档案的外部单位和个人。（三）基本原则1.依法合规原则：档案查阅活动必须严格遵守国家法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法、合规。2.安全保密原则：加强档案查阅过程中的安全保密措施，防止档案信息泄露，确保档案的安全与完整。3.规范有序原则：明确档案查阅的流程和要求，规范查阅行为，提高查阅效率，保证档案查阅工作有序进行。4.服务利用原则：在确保档案安全保密的前提下，充分发挥档案的作用，为公司/组织的各项工作提供有效服务。二、档案查阅范围（一）公司/组织内部档案查阅范围1.本部门工作所需的各类档案，包括但不限于文件、合同、报表、记录等。2.涉及公司/组织整体运营、决策等方面的档案资料。3.与个人工作相关的档案，如人事档案、业绩考核档案等。（二）外部单位查阅范围1.因合作项目需要查阅相关合同、协议等档案。2.政府部门依法依规要求查阅的档案资料。3.其他经公司/组织批准同意查阅的档案。三、档案查阅流程（一）内部查阅流程1.申请查阅人需填写《档案查阅申请表》，详细注明查阅档案的名称、内容、用途、查阅时间等信息。将申请表提交至所在部门负责人审核签字，部门负责人应根据工作实际情况，对查阅申请的必要性和合规性进行审查。2.审批申请表经部门负责人审核通过后，提交至档案管理部门。档案管理部门负责人对申请进行再次审批，重点审核查阅内容是否涉及机密信息、查阅目的是否正当等。对于涉及重要机密或敏感信息的档案查阅申请，需报公司/组织主管领导审批。3.查阅经审批同意后，查阅人凭有效证件到档案管理部门查阅档案。档案管理人员应根据查阅申请，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。查阅人不得擅自将档案带出指定查阅地点，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换、添加档案材料。4.归还查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还档案管理人员。档案管理人员对归还的档案进行核对，确保档案完整无损后，办理归还手续，并在《档案查阅申请表》上记录查阅情况。（二）外部单位查阅流程1.申请外部单位查阅公司/组织档案，需提前向公司/组织提交《档案查阅申请函》，说明查阅的目的、范围、时间等内容，并加盖单位公章。申请函应同时附上查阅人员的有效身份证明及授权委托书（如有）。2.审批公司/组织收到申请函后，由档案管理部门进行初审，初审通过后报公司/组织主管领导审批。主管领导根据具体情况，决定是否批准外部单位的查阅申请。对于涉及公司/组织核心机密或重大利益的档案查阅申请，需经公司/组织领导班子集体研究决定。3.查阅经审批同意后，档案管理部门与外部单位查阅人员共同确定查阅时间和地点。在查阅过程中，档案管理部门应安排专人全程陪同，负责档案的提供、监督和解释工作。查阅人员只能查阅经批准的档案范围，不得擅自扩大查阅内容。4.归还与保密承诺查阅完毕后，外部单位查阅人员应及时将档案归还公司/组织，并在《档案查阅登记表》上签字确认。外部单位查阅人员需签署《档案保密承诺书》，承诺对查阅过程中知悉的公司/组织档案信息严格保密，不得泄露给任何第三方，不得用于与查阅目的无关的其他用途。四、档案查阅权限（一）内部查阅权限1.普通员工：可查阅与其工作职责相关的一般性档案资料。2.部门负责人：有权查阅本部门及涉及本部门业务相关的各类档案，包括但不限于工作计划、总结、业务文件等。3.公司/组织高层管理人员：根据工作需要，可查阅公司/组织各类档案资料，包括机密级档案，但需严格遵守保密规定，并履行相应的审批手续。（二）外部单位查阅权限1.合作单位：经公司/组织批准，可查阅与其合作项目直接相关的合同、协议、业务往来文件等档案资料。2.政府部门：按照法律法规要求，在规定的权限范围内查阅公司/组织相关档案资料。查阅时需提供合法有效的证明文件，并遵循公司/组织的档案查阅流程。五、档案查阅的安全与保密措施（一）查阅场所安全1.档案查阅应在专门设置的查阅室进行，查阅室应具备必要的安全防范设施，如监控设备、门禁系统等，确保查阅环境安全。2.查阅室内应保持整洁、安静，不得存放与查阅无关的物品。（二）档案保管安全1.档案管理人员应严格按照档案保管要求，对提供查阅的档案进行妥善保管，防止档案丢失、损坏或被盗。2.在查阅过程中，档案管理人员应密切关注查阅人员的行为，如发现异常情况应及时制止，并采取相应措施。（三）信息保密措施1.查阅人员应对查阅过程中知悉的档案信息严格保密，不得向无关人员透露。2.严禁在查阅场所内使用手机、相机、录音设备等可能导致档案信息泄露的工具。如需记录档案内容，应事先征得档案管理部门同意，并采用合规的方式进行记录。3.档案管理人员应对档案查阅情况进行详细记录，包括查阅时间、查阅人员、查阅内容、查阅用途等信息，以备日后查询和审计。六、档案查阅的监督与检查（一）内部监督1.公司/组织内部审计部门定期对档案查阅制度的执行情况进行审计检查，重点检查查阅申请审批流程是否规范、查阅行为是否符合规定、档案信息是否安全保密等。2.档案管理部门应加强对自身工作的监督，定期对档案查阅记录进行核对和统计分析，及时发现和纠正存在的问题。（二）外部监督1.接受政府档案管理部门及相关行业监管机构的监督检查，积极配合其工作，如实提供档案查阅情况及相关资料。2.对于涉及重大项目或重要事项的档案查阅，可邀请外部专业机构进行专项审计或评估，确保档案查阅工作合法合规、安全有效。七、违规处理（一）内部违规处理1.对于违反档案查阅制度的内部人员，视情节轻重给予批评教育、警告、记过、降职、撤职等处分。2.因违规查阅导致档案信息泄露、丢失或损坏的，应责令其采取补救措施，并根据造成的损失情况，追究相关人员的经济赔偿责任。情节严重构成犯罪的，依法移送司法机关处理。（二）外部违规处理1.对于违反档案查阅制度的外部单位和个人，公司/组织有权终止其查阅活动，并要求其承担相应的法律责任。2.如因外部单位或个人违规查阅导致公司/组织档案信息泄露、商业秘密受损等情况，公司/组织将依法追究其经济赔偿责任，