干部档案复制制度

干部档案复制制度一、总则（一）目的为了规范干部档案复制工作，确保干部档案信息的安全、准确、完整，根据国家相关法律法规和干部人事档案管理的有关规定，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有干部档案的复制管理工作。（三）基本原则1.严格遵守法律法规原则：干部档案复制工作必须严格遵守国家有关法律法规，确保档案信息的合法性和合规性。2.安全保密原则：在干部档案复制过程中，要采取有效措施确保档案信息的安全，防止信息泄露。3.准确完整原则：复制的档案信息必须准确、完整，与原始档案一致。4.审批规范原则：严格履行审批程序，未经批准不得擅自复制干部档案。二、复制申请与审批（一）申请条件1.因工作需要查阅干部档案并需复制相关内容的，可提出复制申请。2.复制申请应明确复制的目的、内容范围等。（二）申请流程1.申请人填写《干部档案复制申请表》，详细说明申请复制的原因、所需复制的档案材料名称及份数等信息。2.将申请表提交所在部门负责人审核，部门负责人应根据工作实际情况，对申请的必要性和合理性进行审查，并签署意见。3.经部门负责人审核通过后，申请表报送至干部档案管理部门。（三）审批流程1.干部档案管理部门收到申请表后，对申请内容进行进一步审核。重点审核申请理由是否充分、复制范围是否合理等。2.对于涉及重要干部档案信息或敏感内容的复制申请，需提交公司/组织分管领导审批。分管领导应综合考虑各种因素，做出审批决定。3.审批通过的申请，由干部档案管理部门留存申请表，并安排后续复制工作；审批不通过的申请，应及时反馈申请人，并说明理由。三、复制操作规范（一）复制人员要求1.从事干部档案复制工作的人员应经过专门培训，熟悉干部档案管理规定和复制操作流程。2.复制人员应具备良好的职业道德，严格遵守保密制度，确保档案信息安全。（二）复制设备与环境1.配备专门用于干部档案复制的设备，如复印机、扫描仪等，并定期进行维护和检查，确保设备正常运行。2.复制工作应在安全、保密的环境中进行，防止无关人员接触档案信息。（三）复制方法与要求1.采用复印、扫描等方式进行复制，确保复制件清晰、完整，与原件内容一致。2.对于重要的档案材料，如需进行多份复制，应采用逐份复印的方式，避免出现漏页、模糊等情况。3.在复制过程中，如发现档案原件有损坏或字迹不清等问题，应及时报告干部档案管理部门，并采取相应措施进行处理。四、复制件的管理（一）编号与登记1.对复制的干部档案材料进行编号，编号应具有唯一性，便于识别和管理。2.建立《干部档案复制件登记台账》，详细记录复制件的编号、名称、份数、申请人、申请时间以及审批情况等信息。（二）存储与保管1.复制件应按照档案类别和时间顺序进行分类存储，存储方式应便于查找和使用。2.设立专门的档案存储库房，确保存储环境安全、干燥、通风，防止复制件受潮、发霉或损坏。3.定期对复制件进行清查核对，确保账实相符。（三）使用与借阅1.因工作需要使用复制件的，应填写《干部档案复制件使用申请表》，注明使用目的、使用期限等信息，并按照审批流程进行审批。2.使用人员应在规定的时间内归还复制件，归还时应确保复制件完好无损。3.如需借阅复制件，借阅人应办理借阅手续，明确借阅期限和归还时间，并遵守档案借阅的相关规定。五、监督与检查（一）内部监督1.干部档案管理部门应定期对干部档案复制工作进行自查，检查复制申请审批程序是否规范、复制操作是否符合要求、复制件管理是否到位等。2.公司/组织内部审计部门应定期对干部档案复制制度的执行情况进行审计监督，发现问题及时督促整改。（二）外部监督1.接受上级主管部门、档案管理部门等相关部门的监督检查，积极配合提供有关资料和情况说明。2.对于监督检查中发现的问题，应认真分析原因，制定整改措施，及时进行整改，并将整改情况报告相关部门。六、责任追究（一）违规责任界定1.对于违反本制度规定，擅自复制干部档案或在复制过程中泄露档案信息的，将视情节轻重追究相关人员的责任。2.因复制人员操作不当导致复制件出现质量问题或丢失的，由复制人员承担相应责任。3.对于审批环节把关不严，导致不符合规定的复制申请通过的，追究审批人员的责任。（二）责任追究方式1.对违规人员进行批评教育、责令作出书面检查等。2.视情节轻重给予警告、记过、记大过、降级、撤职等行政处分。3.造成经济损失的，应责令其赔偿相