职称档案管理制度

职称档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司职称档案管理，确保职称档案的真实性、完整性和安全性，充分发挥职称档案在公司人才评价、使用和培养中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及职称评定、晋升、聘任等相关人员的档案管理。（三）基本原则1.真实性原则：职称档案内容必须真实反映员工的专业技术水平、工作业绩和职业道德等情况。2.完整性原则：全面收集与职称相关的各类材料，确保档案资料齐全。3.保密性原则：严格保护员工职称档案信息，防止泄露。4.规范性原则：按照规定的程序和标准进行档案的整理、归档、保管和利用。二、职责分工（一）人力资源部门1.负责制定和完善职称档案管理制度，并组织实施。2.负责收集、审核、整理和归档员工职称申报及相关材料。3.负责职称档案的日常管理，包括档案的借阅、归还、保管等工作。4.负责根据公司发展和员工需求，提供职称评定、晋升等方面的咨询和指导。（二）各部门1.负责协助人力资源部门收集本部门员工的职称申报材料，并确保材料的真实性和完整性。2.负责督促本部门员工及时更新与职称相关的信息和材料。（三）档案管理人员1.负责职称档案的具体整理、装订、上架等工作，确保档案存放有序。2.负责档案库房的安全管理，定期检查档案保管情况，做好防火、防潮、防虫等工作。3.负责按照规定办理档案的借阅、查阅手续，并做好记录。三、档案内容（一）个人基本信息1.姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌等。2.学历、学位、毕业院校、所学专业、毕业时间等。3.参加工作时间、现工作单位及职务等。（二）职称申报材料1.职称评审表（原件）。2.学历证书、学位证书复印件。3.专业技术资格证书复印件。4.聘任文件复印件。5.业绩成果材料，包括科研项目、论文著作、获奖证书、专利证书等。6.继续教育证明材料。7.年度考核表复印件。8.其他相关证明材料。（三）培训与学习记录1.参加各类专业培训的证书、结业证明等。2.参加学术交流活动的记录、论文发表情况等。（四）考核与评价材料1.年度考核结果。2.岗位绩效考核材料。3.上级领导及同事的评价意见。（五）其他材料1.个人荣誉证书复印件。2.违纪违规记录及处理情况。四、档案收集与整理（一）收集1.人力资源部门在职称评定、晋升等工作启动前，提前通知相关员工准备申报材料。2.员工应按照要求及时提交个人职称申报材料，材料应真实、准确、完整，并签字确认。3.各部门负责审核本部门员工申报材料的真实性和完整性，确保无误后统一提交给人力资源部门。（二）整理1.人力资源部门收到申报材料后，按照档案内容分类进行整理。2.对每份材料进行编号，确保材料顺序清晰。3.去除材料中的订书钉、回形针等金属物品，采用A4纸规格进行折叠或裁剪，使其大小一致。4.对于复印件，应在材料上加盖“与原件相符”章，并注明复印日期。五、档案归档（一）归档流程1.整理后的档案材料按照类别依次放入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、员工姓名、档案编号等信息。2.档案管理人员将档案盒按照一定顺序排列上架，建立档案索引目录，便于查找和管理。3.对电子档案进行同步归档，确保电子档案与纸质档案内容一致。电子档案应按照规范的文件夹结构进行分类存储，并定期进行备份。（二）归档要求1.档案应及时归档，不得积压。2.归档材料应齐全完整，如有缺失应及时补充。3.档案的整理和归档应符合档案管理的相关标准和规范。六（此处序号有误，应改为五）、档案保管（一）保管环境1.设立专门的档案库房，库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案库房应配备防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，如灭火器、除湿机、防虫药、防盗门等。（二）保管方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式。纸质档案应分类存放于档案柜中，电子档案应存储在服务器或专用存储设备上。2.定期对档案进行清查核对，确保档案数量、内容与档案索引目录一致。如发现档案丢失、损坏等情况，应及时查明原因并采取相应措施。（三）档案保密1.严格限制档案的查阅范围，未经授权，任何人不得擅自查阅、复制、传播职称档案内容。2.档案管理人员应严格遵守保密制度，妥善保管档案钥匙和密码，防止档案信息泄露。3.在档案查阅、借阅过程中，应做好登记和跟踪管理，确保档案按时归还。六、档案查阅与借阅（一）查阅1.因工作需要查阅职称档案的，应填写《职称档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息。2.《申请表》经所在部门负责人签字同意后，提交至人力资源部门审核。3.人力资源部门审核通过后，安排档案管理人员陪同查阅，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅日期、查阅人姓名、查阅内容等信息。4.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。查阅过程中应爱护档案，不得涂改、损坏档案内容。（二）借阅1.因特殊原因需要借阅职称档案的，应填写《职称档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等。2.《申请表》经所在部门负责人、人力资源部门负责人签字同意后，报公司分管领导审批。3.审批通过后，档案管理人员办理借阅手续，借阅人需在借阅登记簿上签字确认，并承诺按时归还档案。4.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。5.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损等。如发现档案有损坏或丢失情况，借阅人应承担相应责任。七、档案更新与补充（一）定期更新1.人力资源部门每年定期对职称档案进行检查和更新，确保档案内容的时效性。2.员工应及时向人力资源部门提交与职称相关的最新信息和材料，如学历晋升、业绩成果增加等。（二）动态补充1.在职称评定、晋升、聘任等工作过程中，如发现档案材料不全或需要补充新的材料，人力资源部门应及时通知相关员工进行补充。2.员工应在规定时间内完成材料补充，并提交至人力资源部门。人力资源部门审核无误后，及时将补充材料归档。八、档案销毁（一）销毁条件1.档案超过保管期限，且已无保存价值的。2.档案内容涉及机密信息，经批准需要销毁的。3.档案因自然灾害、意外事故等原因造成严重损坏，无法修复且无保存必要的。（二）销毁程序1.由档案管理人员提出档案销毁申请，填写《职称档案销毁申请表》，详细说明销毁档案的名称、数量、销毁原因等。2.《申请表》经人力资源部门负责人审核后，报公司分管领导审批。3.审批通过后，由档案管理人员会同相关部门人员共同对拟销毁档案进行清点、核对，并在销毁清单上签字确认。4.采用适当的方式进行销毁，如粉碎、焚烧等，并确保销毁彻底。销毁过程应进行