中学档案规章制度

中学档案规章制度一、总则（一）目的中学档案是学校各项工作的真实记录，是学校发展历程的重要见证，也是教育教学、管理决策、历史研究等工作的重要依据。为加强中学档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案的作用，特制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于本校各部门、各年级组、各学科组以及全体教职员工。（三）基本原则1.集中统一管理原则：学校档案工作实行集中统一管理，由学校办公室负责统筹协调，档案管理人员具体实施。2.真实性原则：档案内容必须真实反映学校各项工作的实际情况，不得弄虚作假。3.完整性原则：全面收集学校在教学、管理、科研、后勤等各个方面形成的档案材料，确保档案的完整性。4.准确性原则：档案材料的整理、分类、编号等应准确无误，便于查找和利用。5.保密性原则：对涉及学校机密、师生个人隐私等档案材料，应严格保密，防止泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立以校长为组长，副校长为副组长，各部门负责人为成员的档案管理领导小组。负责统筹规划学校档案工作，审定档案工作计划、规章制度，协调解决档案工作中的重大问题。（二）学校办公室1.作为学校档案工作的归口管理部门，负责制定档案工作计划、规章制度，并组织实施。2.指导、监督各部门的档案收集、整理、归档工作，定期对档案工作进行检查和考核。3.负责接收、整理、保管学校各类档案，建立档案检索系统，提供档案利用服务。4.组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理。（三）各部门1.负责本部门档案材料的收集、整理、归档工作，指定专人负责档案管理，并接受学校办公室的指导和监督。2.定期向学校办公室移交应归档的档案材料，确保档案的及时、完整。（四）档案管理人员职责1.热爱档案工作，忠于职守，严格遵守档案管理的各项规章制度。2.认真做好档案的收集、整理、分类、编号、装订、编目、上架等基础工作，确保档案的规范化管理。3.负责档案的保管、保护工作，定期检查档案的保管状况，采取有效措施防止档案的损坏、丢失和泄密。4.积极开展档案利用工作，为学校各项工作提供及时、准确的档案信息服务。5.参与档案信息化建设，负责档案数据的录入、维护和管理。6.完成领导交办的其他档案管理工作任务。三、档案的分类与编号（一）分类中学档案分为党群工作、行政管理、教育教学、学生管理、教师业务、后勤管理、声像实物等七大类。具体分类如下：1.党群工作类：包括党组织建设、党员管理、纪检监察、工会工作、共青团工作等方面的档案材料。2.行政管理类：包括学校行政会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事管理、财务管理、资产管理、安全管理等方面的档案材料。3.教育教学类：包括教学计划、教学大纲、教案、课件、教学成果、教研活动记录、学生成绩等方面的档案材料。4.学生管理类：包括学生学籍管理、学生奖惩、学生综合素质评价、学生社会实践活动等方面的档案材料。5.教师业务类：包括教师个人业务档案、教师培训记录、教师教学竞赛获奖情况等方面的档案材料。6.后勤管理类：包括校园建设、物资采购、维修维护、环境卫生等方面的档案材料。7.声像实物类：包括学校重大活动的照片、录像、录音，以及学校获得的荣誉证书原件、奖杯、奖牌等实物档案。（二）编号档案编号采用“年度类别流水号”的结构。例如：2023DJ001，表示2023年度党群工作类第1份档案。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.学校各部门在工作活动中形成的具有保存价值的文件、材料、图表、数据、声像等资料。2.学校教职工在教学、科研、管理等工作中形成的个人业务档案材料。3.学校学生在学习、生活等方面形成的各类档案材料。4.学校获得的各类荣誉证书、奖杯、奖牌等实物档案。（二）收集时间1.各部门应在每年年底前将本年度形成的档案材料收集齐全，并整理分类后移交学校办公室。2.对于重大活动、重要事件形成的档案材料，应在活动结束或事件处理完毕后及时收集归档。（三）整理要求1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.归档文件应齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。3.整理归档文件时，应按照分类方案和编号方法进行编号，编制归档文件目录。4.归档文件应采用装订或装盒的方式进行保管，装订应牢固、整齐，便于翻阅。五、档案的保管与保护（一）保管场所学校应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。（二）保管要求1.档案应按照分类、编号顺序排列上架，便于查找和利用。2.定期对档案进行清点核对，确保档案的数量和质量。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，延长档案的使用寿命。4.做好档案库房的环境卫生工作，保持库房整洁、通风良好。（三）保护措施1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房的安全管理，防止火灾、水灾、虫灾、鼠灾等事故的发生。2.配备必要的消防器材和安全设施，定期进行检查和维护，确保其正常运行。3.对档案管理人员进行安全教育，提高其安全意识和应急处理能力。4.严格控制档案库房的温度和湿度范围，温度一般控制在14℃24℃之间，湿度控制在45%60%之间。六、档案的利用与借阅（一）利用原则1.档案利用应遵循保密、合法、合理、及时的原则，确保档案的安全和正常使用。2.严格按照档案利用的审批程序办理相关手续，未经批准不得擅自查阅、借阅档案。（二）利用方式1.查阅：因工作需要查阅档案的人员，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、范围等，经所在部门负责人签字同意后，到学校办公室办理查阅手续。档案管理人员应根据查阅申请，提供相应的档案材料，并在查阅现场进行监督。查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，不得在档案上圈划、批注。查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理人员。2.借阅：因特殊情况需要借阅档案的人员，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、内容、范围、期限等，经所在部门负责人签字同意后，报学校办公室主任审批。借阅期限一般不得超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。借阅期满后，应及时将档案归还学校办公室。（三）利用登记档案管理人员应对档案的利用情况进行详细登记，包括利用时间、利用者姓名、所在部门、利用目的、查阅或借阅档案的内容、期限等信息。登记册应妥善保管，以备查阅。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史观点与现实需要相结合、保守机密的原则，确保鉴定结果的准确性和客观性。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由学校办公室主任担任组长，各部门负责人和档案管理人员为成员。负责对学校档案进行定期鉴定，确定档案的存毁价值。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面审查，分析其历史价值、现实价值和保存价值。2.参考国家有关档案保管期限的规定，结合学校实际情况，确定档案的保管期限。3.征求档案形成部门和相关人员的意见，确保鉴定结果的合理性。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，报学校档案管理领导小组审批。2.档案销毁前，应编制《档案销毁清册》，详细记录拟销毁档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。《档案销毁清册》一式两份，一份留存档案部门，一份报学校档案管理领导小组备案。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保销毁工作的彻底性和安全性。监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。4.销毁后的档案应在《档案销毁清册》上注明“已销毁”字样，并将《档案销毁清册》永久保存。八、档案信息化建设（一）建设目标逐步建立完善的中学档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）建设内容1.档案数字化：对学校现有的纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.档案管理系统建设：开发或选用适合中学档案管理的信息化软件，实现档案的收集、整理、分类、编号、存储、检索、利用、统计等功能的自动化管理。安全保障体系建设：建立健全档案信息化安全保障体系，采取数据备份、加密存储、用户认证、访问控制等安全措施，确保档案数据的安全。（三）实施步骤1.规划阶段：制定档案信息化建设规划，明确建设目标、任务、步骤和保障措施。2.准备阶段：开展档案数字化设备采购、软件选型、人员培训等前期准备工作。3.实施阶段：按照规划和方案要求，组织开展档案数字化扫描、数据录入、系统开发、安全保障体系建设等工作。4.验收阶段：档案信息化建设完成后，组织相关部门和专家进行验收，确保系统功能符合要求，数据质量可靠。（四）数据管理1.建立档案数据定期备份制度，确保数据的安全性和完整性。备份数据应存储在不同的物理位置，并定期进行检查和恢复测试。2.加强对档案数据的维护和管理，及时更新档案信息，保证数据的准确性和时效性。3.严格控制档案数据的访问权限，防止数据泄露和非法篡改。九、监督与考核（一）监督检查1.学校办公室定期对各部门的档案工作进行监督检查，检查内容包括档案收集、整理、归档、保管、利用等情况。2.对发现的问题及时提出整改意见，责令相关部门限期整改。整改情况纳