档案效果利用制度

档案效果利用制度一、总则（一）目的为了加强公司档案的管理与利用，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，提高公司的管理水平和工作效率，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，特制定本档案效果利用制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理与利用工作中的行为规范。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规，确保档案管理与利用工作合法合规。2.安全保密原则：确保档案的安全与保密，防止档案信息泄露、损毁或丢失。3.高效利用原则：以服务公司发展为宗旨，提高档案利用效率，为公司各项工作提供有力支持。4.规范管理原则：建立健全档案管理制度，规范档案管理流程，确保档案管理工作的标准化、规范化。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司各类档案，包括文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、业务档案等。3.对档案进行分类、整理、编目、装订、上架等基础工作，确保档案的完整性和系统性。4.建立档案检索工具，如目录索引、电子检索系统等，方便档案的查询和利用。5.负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防潮、防虫、防盗等工作，定期对档案进行检查和维护。6.组织开展档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对失去保存价值的档案进行处理。7.负责向公司内部各部门提供档案查阅、借阅服务，并对利用情况进行登记和统计。8.对公司各部门的档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案管理培训，提高档案管理人员的业务水平。（二）各部门档案管理职责1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案资料的齐全、完整和准确。2.按照公司档案管理制度的要求，定期将本部门的档案移交至公司档案管理部门。3.明确本部门兼职档案管理人员，负责本部门档案的日常管理和利用工作，并配合公司档案管理部门开展相关工作。4.在工作中积极主动地利用档案资料，为部门决策、业务开展等提供支持，并及时反馈档案利用效果。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备良好的职业道德和专业素养，严格遵守档案管理工作纪律。2.认真履行档案管理岗位职责，熟练掌握档案管理业务知识和技能，确保档案管理工作的质量和效率。3.负责档案的具体管理工作，包括档案的收集、整理、编目、保管、利用等环节，严格按照操作规程进行操作。4.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容，确保档案信息安全。5.积极参加档案管理培训和学习，不断提高自身业务水平，适应档案管理工作的发展需要。三、档案的收集与整理（一）档案收集范围1.公司在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、记录等，包括但不限于以下几类：上级机关下发的与公司有关的文件、指示、通知等。公司制定的规章制度、工作计划、工作总结、会议纪要、统计报表等。公司对外签订的合同、协议、意向书等。公司的科研项目、技术方案、实验报告、产品资料等。公司的人事档案、工资福利档案、培训档案等。公司的财务档案，如会计凭证、账簿、报表、审计报告等。公司的市场营销档案，如市场调研报告、客户资料、销售合同等。公司的工程建设档案，如项目规划书、设计图纸、施工记录、竣工验收报告等。2.各部门应明确本部门档案收集的具体范围和要求，并及时收集本部门在工作中产生的各类档案资料。（二）档案收集要求1.各部门兼职档案管理人员应及时收集本部门的档案资料，确保档案的形成与工作进程同步。2.收集的档案应内容完整、字迹清晰、格式规范，签字盖章等手续齐全。3.对于电子文件，应确保其存储格式通用、内容完整，并按照规定进行备份和整理。4.收集的档案应按照一定的分类标准进行初步分类，便于后续的整理工作。（三）档案整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件的不同价值，便于保管和利用。3.便于保管和检索，提高档案管理的效率和质量。（四）档案整理方法1.文书档案整理：按照年度保管期限机构（问题）分类法进行整理。将同一年度的文件按照保管期限分为永久、长期、短期三类，再按照机构（问题）进行细分，编制案卷目录。2.科技档案整理：按照项目专业分类法进行整理。将公司的科研项目、工程建设项目等按照项目进行分类，再在每个项目下按照专业进行细分，如设计图纸、施工记录、设备资料等，编制项目档案目录。3.人事档案整理：按照干部档案管理规定进行整理，分为十大类，即履历材料、自传材料、鉴定考核材料、学历学位、培训材料、政审材料、党团材料、奖励材料、处分材料、工资任免等材料，建立人事档案索引。4.财务档案整理：按照会计档案管理办法进行整理，分为会计凭证、会计账簿、财务报告、其他会计资料等类别，按照年度保管期限进行排列，编制会计档案目录。5.业务档案整理：根据不同业务类型的特点，制定相应的分类标准进行整理，如市场营销档案可按照客户类别、项目名称等进行分类，编制业务档案目录。四、档案的保管与保护（一）档案库房建设与管理1.公司应设立专门的档案库房，档案库房应具备良好的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、防盗门窗等，确保档案的安全保管。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案受到污染和损坏。4.档案库房应设置明显的标识，划分不同的区域，如档案存放区、整理区、查阅区等，便于档案的管理和利用。（二）档案保管方式1.纸质档案应采用密集架或档案柜进行存放，按照分类编号顺序排列，便于查找和管理。2.电子档案应存储在专用服务器或存储设备上，并进行定期备份，备份数据应异地存放，以防止数据丢失。3.对于重要的档案资料，可采取复印件与原件分开保管的方式，原件妥善保存，复印件供日常查阅使用。（三）档案保护措施1.定期对档案进行检查和维护，检查档案的保管状况、字迹清晰度、纸张完好程度等，发现问题及时采取措施进行处理。2.对破损、褪色的档案进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。3.加强对档案库房温湿度的监测和控制，保持适宜的温湿度环境，一般温度控制在14℃24℃，相对湿度控制在45%60%。4.做好档案的防虫、防霉工作，定期投放防虫药品，对档案进行通风晾晒，防止档案生虫、发霉。5.严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入档案库房，确保档案库房的安全。五、档案的利用与服务（一）档案查阅服务1.公司内部各部门因工作需要查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经部门负责人签字批准后，到公司档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门根据申请内容，在确保档案安全和保密的前提下，为查阅人员提供档案查阅服务。查阅人员应在指定的查阅区域内进行查阅，不得擅自将档案带出查阅区域。3.查阅档案时，查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换等，如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。（二）档案借阅服务1.因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限、归还时间等，经部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，方可办理借阅手续。2.档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期借阅，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人或擅自扩大利用范围，确保档案的安全和完整。借阅期满后，应按时归还档案，档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现问题，应及时查明原因并追究责任。（三）档案利用效果跟踪1.档案管理部门应建立档案利用效果跟踪机制，对档案的查阅、借阅情况进行记录和统计，定期分析档案利用效果。2.对于重要档案的利用情况，档案管理部门应主动与利用部门沟通，了解档案在实际工作中的作用和效果，收集利用部门的反馈意见。3.根据档案利用效果跟踪情况，档案管理部门应及时调整档案管理工作策略，优化档案资源配置，提高档案服务质量，更好地满足公司各部门的工作需求。六、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定的组织与程序1.公司成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成，负责对公司档案进行定期鉴定。2.档案鉴定工作小组应根据国家有关档案保管期限的规定，结合公司实际情况，制定档案鉴定标准和工作方案。3.档案鉴定工作小组按照鉴定标准和工作方案，对公司已到保管期限的档案进行逐卷、逐件鉴定，确定档案的存毁价值。4.对于拟销毁的档案，档案鉴定工作小组应填写《档案销毁审批表》，详细说明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息，经公司分管领导签字批准后，方可进行销毁。（二）档案销毁的方式与要求1.档案销毁应采用安全可靠的方式进行，如焚烧、粉碎等