高校档案收集制度

高校档案收集制度一、总则（一）目的高校档案是学校在教学、科研、管理等各项活动中直接形成的具有保存价值的历史记录，是学校发展历程的真实反映。为了加强高校档案的收集工作，确保档案的完整、准确、系统，充分发挥档案在学校教学、科研、管理及社会服务中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位及全体教职工和学生在教学、科研、管理等活动中形成的各类档案的收集工作。（三）基本原则1.真实性原则：档案收集应确保所收集的档案材料真实反映学校各项活动的实际情况，不得篡改、伪造档案内容。2.完整性原则：全面收集学校在各个方面、各个环节形成的档案材料，保证档案的门类齐全、内容完整。3.准确性原则：所收集的档案材料应准确无误，包括文件的内容、格式、签署等方面，确保档案信息的可靠性。4.及时性原则：在档案形成后，应及时进行收集，避免档案材料的散失或延误收集，确保档案的时效性。二、档案收集的范围与分类（一）党群类档案1.学校党组织的工作计划、总结、报告、决议、指示、会议记录等文件材料。2.党员名册、入党申请书、入党志愿书、转正申请书、思想汇报等党员管理材料。3.党内表彰、处分等材料。4.统战工作方面的文件材料，如民主党派成员信息、统战活动记录等。（二）行政类档案1.学校行政工作的各项规章制度、工作计划、总结、报告、会议纪要等文件材料。2.学校机构设置、人员编制、干部任免、考核、奖惩等文件材料。3.学校发展规划、年度工作计划与总结、重要会议文件、领导讲话等综合性材料。4.学校对外交流合作、协议、合同等文件材料。5.学校各类统计报表、年鉴、大事记等资料。（三）教学类档案1.专业设置、教学计划、教学大纲、课程建设、教材编写等教学管理文件材料。2.教师教学任务书、教案、讲稿、课件、教学日历、教学总结等教师教学材料。3.学生学籍管理材料，包括入学登记表、成绩单、学籍变动记录、毕业登记表等。4.教学实践环节材料，如实习计划、实习报告、毕业设计（论文）选题、指导记录、答辩记录等。5.教学评估、教学质量监控等方面的文件材料。（四）科研类档案1.科研项目申报书、立项批复、合同书、任务书等科研项目管理文件材料。2.科研项目研究过程中的实验数据、研究报告、学术论文、著作、专利等科研成果材料。3.科研项目经费管理文件，包括预算、决算、经费使用记录等。4.学术会议、学术交流活动的相关材料，如会议通知、论文集、参会人员名单等。（五）基建类档案1.学校基本建设项目的规划、设计文件，如可行性研究报告、初步设计、施工图等。2.工程招投标文件，包括招标文件、投标文件、中标通知书等。3.工程建设过程中的施工记录、监理文件、质量检验报告、隐蔽工程验收记录等。4.工程竣工验收文件，如竣工验收报告、竣工决算审计报告、工程质量保修书等。（六）设备类档案学校购置的各类教学、科研、行政设备的申购计划、审批文件、采购合同、设备清单等。设备的开箱验收记录、安装调试记录、使用说明书、操作规程、维修保养记录等。设备的报废申请、审批文件、报废清单等。（七）财会类档案1.学校财务预算、决算报告、财务报表及分析等文件材料。2.会计凭证、账簿、财务审计报告、税务申报材料等财务核算文件材料。3.学校收费管理文件，如收费标准、收费许可证、收费票据存根等。（八）学生类档案1.学生个人档案，包括高中阶段档案、高考报名材料、录取通知书、体检表、奖惩材料等。2.学生社团活动、社会实践、志愿服务等方面的材料。3.学生就业指导与就业材料，如就业推荐表、就业协议书、就业派遣证等。三、档案收集的职责分工（一）档案管理部门职责1.制定和完善档案收集制度，明确档案收集的范围、标准和程序。2.负责组织、指导和监督全校档案收集工作，定期对各部门、各单位的档案收集情况进行检查和考核。3.根据学校工作需要，及时向各部门、各单位提出档案收集的要求和建议，协调解决档案收集工作中的问题。4.负责接收、整理、保管学校各类档案，确保档案的安全和完整。（二）各部门、各单位职责1.负责本部门、本单位在教学、科研、管理等活动中形成的各类档案的收集工作，明确专人负责档案收集工作，并将档案收集工作纳入本部门、本单位的工作计划和岗位职责。2.按照档案管理部门的要求，定期将整理好的档案移交至档案管理部门，并确保移交档案的质量符合要求。3.积极配合档案管理部门开展档案收集工作，提供必要的支持和协助，包括档案的整理、编目、数字化等工作。（三）教职工职责1.按照学校档案管理规定，及时将个人在教学科研、管理等工作中形成的具有保存价值的文件材料收集整理，并移交至所在部门、单位的档案管理人员。2.对所形成的档案材料的真实性、完整性和准确性负责，确保档案材料符合归档要求。（四）学生职责1.按照学校档案管理要求，将个人在学习、生活、社会实践等活动中形成的各类档案材料及时收集整理，并移交至学校相关部门或所在学院。2.积极配合学校做好学生档案的收集、整理和归档工作，确保个人档案信息的完整和准确。四、档案收集的程序与要求（一）档案形成部门的收集程序1.各部门、各单位在开展教学科研、管理等活动过程中，应明确专人负责档案材料的收集工作，确保档案材料随工作进程同步形成。2.档案形成人员应及时将办理完毕的文件材料进行分类整理，按照档案管理部门规定的归档范围和保管期限，剔除不需要归档的材料，将属于归档范围的材料收集齐全、完整。3.对收集的档案材料进行初步整理，确保文件材料的格式规范、内容完整、签字盖章齐全。对于不符合要求的文件材料，应及时退回相关人员进行补充或修正。4.定期（每学期或每年）将整理好的档案材料移交至本部门、本单位的档案管理人员进行进一步整理和保管。（二）档案管理部门的接收程序1.档案管理部门应定期接收各部门、各单位移交的档案材料，并对移交的档案进行认真核对，检查档案的数量、质量是否符合要求。2.对接收的档案进行详细登记，记录档案的名称、数量、来源、移交时间等信息，建立档案交接清单。3.对接收的档案进行初步整理，按照档案分类方案对档案进行分类、编号，编制档案目录，确保档案的有序存放和便于查找利用。4.将整理好的档案及时上架入库，妥善保管，确保档案的安全和完整。（三）档案收集的要求1.档案材料应使用原件，如有特殊情况需使用复印件的，应在复印件上注明原件存放处，并加盖原件保管部门的印章。2.档案材料应字迹清晰、图像完整、签字盖章齐全，载体应符合耐久性要求，如纸张应使用A4规格，书写材料应符合档案保管要求。3.电子文件应按照国家有关电子文件管理的规定进行收集和整理，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。电子文件应存储在耐久性好的载体上，并进行备份，同时应注明电子文件的形成时间、来源、格式等信息。4.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案材料，应严格按照国家有关保密规定进行收集和管理，确保档案信息的安全。五、档案收集的时间与期限（一）定期收集1.各部门、各单位应在每年年底前，将本年度形成的档案材料进行全面收集整理，并移交至档案管理部门归档。2.学校各类统计报表、年鉴等资料应在规定的时间内报送至档案管理部门，纳入学校综合档案管理。（二）不定期收集1.对于学校重大活动、重要事件、重点项目等形成的档案材料，应在活动结束或项目完成后及时进行收集，确保档案的完整性和时效性。2.当学校机构调整、人员变动等情况发生时，相关部门应及时将涉及的档案材料进行清理和移交，确保档案的连续性和准确性。（三）档案保管期限1.学校档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要是反映学校主要职能活动和历史面貌的，对学校和社会具有长远利用价值的档案，如学校发展规划、重大决策、重要会议文件、重要人事任免等。3.长期保管的档案是反映学校一般工作活动，在较长时间内对学校工作有查考利用价值的档案，保管期限一般为30年。4.短期保管的档案是反映学校短期工作活动，在较短时间内对学校工作有查考利用价值的档案，保管期限一般为10年。六、档案收集的监督与检查（一）监督检查机制1.学校建立档案收集工作监督检查机制，由档案管理部门负责组织实施，定期对各部门、各单位的档案收集工作进行检查和考核。2.监督检查内容包括档案收集制度的执行情况、档案收集的范围和质量、档案移交的及时性和完整性等方面。（二）检查方式1.定期检查：每年组织一次全面的档案收集工作检查，对各部门、各单位的档案收集情况进行集中检查和评估。2.不定期抽查：根据工作需要，不定期对部分部门、单位的档案收集工作进行抽查，及时发现和解决存在的问题。3.专项检查：针对学校重大活动、重点项目等档案收集情况进行专项检查，确保档案的及时、完整收集。（三）考核与奖惩1.将档案收集工作纳入学校各部门、各单位的年度考核内容，对档案收集工作成绩突出的部门和个人进行表彰和奖励。2.对档案收集工作不重视、未按规定及时移交档案或档案质量不符合要求的部门和个人，进行通报批评，并责令限期整改。