档案制度规格

档案制度规格一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本档案制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门及全体员工在工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织设立专门的档案管理部门，对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则：档案内容必须真实反映公司/组织的各项活动和业务工作，严禁伪造、篡改档案。3.完整性原则：全面收集、整理公司/组织在各个阶段形成的档案，保证档案的齐全完整，不遗漏重要信息。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司/组织机密的档案进行妥善保管，防止信息泄露。5.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便公司/组织内部人员和外部合法人员查阅利用档案。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门设置公司/组织设立档案管理中心，负责全面统筹和管理公司/组织的档案工作。档案管理中心配备专业的档案管理人员，负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等具体工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善本公司/组织的档案管理制度，并组织实施。2.负责制定档案管理工作规划和年度计划，明确档案管理工作目标和任务，并组织实施。3.负责接收、收集、整理、分类、编目、装订、上架等档案基础管理工作，确保档案的齐全完整和规范有序。4.负责档案的保管和保护工作，建立健全档案保管制度，配备必要的档案保管设施设备，确保档案的安全。5.负责档案的鉴定和销毁工作，定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。6.负责档案的统计工作，建立档案统计台账，及时准确地统计档案的数量、种类、利用情况等信息，并定期向上级主管部门报送档案统计报表。7.负责档案的利用工作，制定档案查阅利用制度，为公司/组织内部人员和外部合法人员提供档案查阅、借阅、复制等服务，并做好利用登记工作。8.负责对公司/组织各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案管理业务培训，提高档案管理人员的业务水平和综合素质。9.负责档案信息化建设工作，建立档案管理信息系统，实现档案的数字化管理，提高档案管理工作效率和服务质量。10.负责与上级主管部门、档案行政管理部门以及其他相关部门的沟通协调工作，及时了解和掌握档案管理工作的最新政策法规和工作要求，确保公司/组织档案管理工作的顺利开展。三、档案分类与编号（一）档案分类1.行政档案：包括公司/组织的行政管理文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案等。2.业务档案：根据公司/组织的业务范围，分为市场营销档案、生产管理档案、质量管理档案、技术研发档案、客户服务档案等。3.项目档案：针对公司/组织开展的各类项目，建立项目档案，包括项目立项文件、项目计划、项目实施过程中的各类文件、项目验收文件等。4.合同档案：包括公司/组织签订的各类合同、协议等文件。5.声像档案：包括公司/组织在各项活动中形成的照片、录音、录像等声像资料。6.电子档案：包括公司/组织在办公自动化系统、业务管理系统等信息化系统中形成的电子文件。（二）档案编号1.档案编号采用“分类号+年度号+流水号”的结构。2.分类号：根据档案分类方案，为每一类档案赋予一个固定的分类代码，如行政档案用“XZ”表示，业务档案用“YW”表示等。3.年度号：采用公元纪年，取年份的后两位数字表示，如2023年表示为“23”。4.流水号：按照档案形成的先后顺序，为每一份档案赋予一个流水编号，从“001”开始依次编号。5.例如，一份2023年形成的行政档案中的第5份文件，其编号为“XZ23005”。四、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，按照档案管理制度的要求，定期将本部门在工作中形成的各类文件材料收集齐全，并移交档案管理部门。2.档案管理部门应主动与各部门沟通协调，及时了解档案形成情况，督促各部门按时移交档案。对于重要活动、重大项目等形成的档案，档案管理部门应提前介入，进行全程跟踪收集。3.公司/组织员工在办理离职手续时，应将个人保管的属于公司/组织的档案材料全部移交档案管理部门。（二）档案整理1.档案管理部门收到各部门移交的档案后，应按照档案分类方案进行分类整理。2.对每份档案进行编号、编目，编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息。3.对档案进行装订、装盒，确保档案的整齐美观和便于保管。4.建立档案索引，方便档案的检索和利用。五、档案保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房应配备必要的保管设备，如档案密集架、温湿度计、灭火器、防虫药品等。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，确保档案保管环境的安全和整洁。（二）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案：凡是反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案，应列为永久保管。3.长期保管的档案：凡是反映公司/组织一般工作活动，在较长时间内对公司/组织有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。4.短期保管的档案：凡是反映公司/组织一般性工作活动，在较短时间内对公司/组织有查考利用价值的档案，保管期限为5年以下。5.档案保管期限的确定，应根据国家有关规定和公司/组织的实际情况，由档案管理部门会同相关部门共同研究决定。（三）档案保管要求1.档案应按照分类编号顺序排列上架，便于查找和管理。2.对电子档案应进行备份，备份存储介质应与原存储介质分开保管，并定期进行检查和维护，确保电子档案的安全。3.对声像档案应进行分类整理，制作相应的文字说明，注明拍摄时间、地点、人物、内容等信息，并妥善保管。4.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。六、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对保管期满的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。2.档案鉴定小组应根据档案保管期限表和国家有关规定，对档案进行逐卷审查，确定档案的存毁。3.对仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对已失去保存价值的档案，应编制档案销毁清册。（二）档案销毁1.档案销毁清册应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，并由档案鉴定小组负责人签字确认。2.档案销毁工作应在档案管理部门负责人的监督下进行，采用焚烧、粉碎等方式进行销毁，确保档案信息的彻底消除。3.档案销毁过程中，应安排专人负责记录销毁情况，包括销毁时间、地点、方式、档案数量等信息，并由监销人员和销毁人员签字确认。4.档案销毁记录应与档案销毁清册一并保存，以备查考。七、档案查阅与利用（一）查阅权限1.公司/组织内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.涉及公司/组织机密的档案，查阅申请人应填写《机密档案查阅申请表》，经公司/组织分管领导签字批准后，方可查阅。3.外部单位或个人查阅档案，应持有单位介绍信或相关证明文件，填写《档案查阅申请表》，经公司/组织档案管理部门负责人审核同意后，报公司/组织分管领导批准，方可查阅。（二）查阅方式1.档案查阅一般应在档案管理部门指定的查阅场所进行，档案管理人员应在场监督，确保档案的安全和完整。2.查阅人员如需复印、摘录档案内容，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定办理相关手续。3.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换等，如有违反，档案管理部门有权停止其查阅，并追究其责任。（三）利用登记1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对每一次档案查阅、借阅、复制等利用情况进行详细登记，包括利用时间、利用人姓名、所在部门、查阅内容、利用方式等信息。2.档案利用登记记录应妥善保存，以备查考。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案管理信息系统，实现档案的数字化采集、存储、管理、检索和利用，提高档案管理工作效率和服务质量。2.实现档案信息资源的共享，为公司/组织内部人员提供便捷的档案查阅利用服务，促进公司/组织各项工作的开展。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对公司/组织现有的纸质档案和电子档案进行数字化处理，建立电子档案数据库。2.档案管理信息系统建设：开发或选用适合公司/组织的档案管理信息系统，实现档案的分类管理、编目检索、借阅利用、统计分析等功能。3.数据安全管理：建立健全档案信息化数据安全管理制度，采取数据备份、加密存储、访问控制等措施，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案管理信息系统的操作技能，严格按照系统操作规程进行档案管理工作