乡法制档案制度

乡法制档案制度一、总则（一）目的为了加强乡法制档案管理，规范档案收集、整理、保管、利用等工作，提高依法行政水平，维护乡域社会稳定，依据国家有关法律法规和档案管理行业标准，结合本乡实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本乡人民政府及各职能部门在履行职责过程中形成的各类法制档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：乡法制档案由乡档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性、系统性和安全性。2.依法管理原则：严格遵守国家法律法规和档案管理行业标准，依法开展档案管理工作。3.方便利用原则：在确保档案安全的前提下，充分发挥档案的作用，为乡域经济社会发展和依法行政提供便捷服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立乡档案管理办公室，负责全乡法制档案的日常管理工作。其职责包括：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定本乡法制档案管理制度并组织实施。2.负责全乡法制档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和销毁等工作。3.建立健全法制档案管理信息系统，提高档案管理信息化水平。4.开展档案利用服务工作，为乡人民政府及各职能部门提供档案查阅、借阅等服务。5.组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理队伍素质。（二）各职能部门各职能部门负责本部门法制档案的形成、积累和整理工作，并按照规定定期向乡档案管理部门移交档案。其职责包括：1.明确一名档案管理人员，负责本部门法制档案的日常管理工作。2.按照档案管理要求，做好本部门文件材料的收集、整理、分类和归档工作。3.及时将整理好的档案移交乡档案管理部门，并办理交接手续。4.配合乡档案管理部门做好档案的查阅、借阅等利用工作。三、档案收集（一）收集范围1.乡人民政府制定的规范性文件、政策文件、会议纪要等。2.各职能部门在行政执法、行政复议、行政应诉等工作中形成的文件材料，包括执法文书、案件卷宗、复议决定书、应诉答辩状等。3.涉及乡域重大决策、重要项目建设等方面的法制审核文件。4.与其他单位签订的涉及法律事务的合同、协议等。5.法制宣传教育活动中形成的文件材料，如宣传资料、培训记录等。6.其他与乡法制工作相关的文件材料。（二）收集要求1.各职能部门应按照档案管理要求，及时收集本部门在工作中形成的各类文件材料，并进行初步整理。2.文件材料应齐全完整，字迹清晰，签署完备，载体及记录方式应符合档案管理要求。3.对于重要文件材料，应同时收集电子文档，确保电子文档与纸质文档内容一致。（三）收集时间1.日常工作中形成的文件材料，应在次年上半年整理归档并移交乡档案管理部门。2.重大活动、重要项目结束后，相关职能部门应在活动或项目结束后一个月内完成文件材料的收集整理并移交。四、档案整理（一）分类标准1.规范性文件类：包括乡人民政府制定的各类规范性文件。2.行政执法类：涵盖各职能部门的执法文书、案件卷宗等。3.行政复议类：包括行政复议申请书、受理通知书、决定书等。4.行政应诉类：涉及行政应诉答辩状、证据材料、判决书等。5.法制审核类：有关重大决策、重要项目建设等的法制审核文件。6.合同协议类：与其他单位签订的涉及法律事务的合同、协议。7.法制宣传教育类：法制宣传资料、培训记录等。8.其他类：不属于上述分类的其他法制档案。（二）整理方法1.按照分类标准，对收集到的文件材料进行分类。2.对同一类文件材料，按照时间顺序或重要程度进行排列。3.对每份文件材料进行编号、编目，填写卷内文件目录。4.装订成册，编制案卷封面、封底，填写案卷题名、保管期限等信息。（三）整理要求1.整理后的档案应符合档案管理的规范化、标准化要求，便于保管和利用。2.档案整理过程中应保持文件材料的原始顺序，不得随意更改或丢失。3.对于破损、褪色的文件材料，应进行修复或复制，确保档案的完整性。五、档案保管（一）保管场所设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案安全存放。（二）保管期限根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期和短期三种。1.永久保管：涉及乡域重大决策、重要历史事件、具有长远查考利用价值的档案。2.长期保管：在较长时间内对乡法制工作有查考利用价值的档案，保管期限一般为16年至50年。3.短期保管：在较短时间内对乡法制工作有查考利用价值的档案，保管期限一般为5年至15年。（三）保管措施1.建立健全档案保管制度，定期对档案进行检查、清点，确保档案的安全完整。2.对档案库房进行温湿度控制，保持适宜的温湿度环境。3.做好档案的防火、防潮、防虫、防盗等工作，定期对档案保管设备进行维护和更新。4.对电子档案进行备份，存储在安全可靠的介质上，并定期进行检查和恢复测试。六、档案利用（一）利用范围1.乡人民政府及各职能部门在依法行政过程中查阅档案，作为决策参考依据。2.司法机关、其他单位因工作需要查阅档案。3.公民、法人或其他组织按照规定查阅与自身权益相关的档案。（二）利用方式1.查阅：利用者可到乡档案管理部门查阅档案原件或复印件。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，应填写借阅申请表，经批准后办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应办理续借手续。3.复制：根据利用者的需求，可为其提供档案的复制服务。复制的档案应加盖乡档案管理部门印章，与原件具有同等效力。（三）利用要求1.利用者应遵守档案利用制度，爱护档案，不得在档案上涂改、标记或损坏。2.查阅、借阅档案时，应严格按照规定的程序进行登记，注明查阅、借阅的档案名称、数量、时间等信息。3.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理，未经批准不得查阅、借阅和公开。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定1.定期对已到保管期限的档案进行鉴定，由乡档案管理部门组织相关人员组成鉴定小组进行鉴定。2.鉴定小组根据档案的保存价值和现实利用情况，对档案进行逐卷审查，提出存毁意见。3.对仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对确无保存价值的档案，应编制销毁清册。（二）销毁1.经鉴定确需销毁的档案，应报乡人民政府批准后，按照规定的程