档案工作制度表

档案工作制度表一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本档案工作制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、鉴定、销毁、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的统筹、协调和监督工作。2.真实性原则：档案内容必须真实反映公司/组织各项工作的实际情况，确保档案信息的可靠性。3.完整性原则：全面收集和整理公司/组织在各项活动中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.系统性原则：按照档案的形成规律和内在联系，对档案进行科学分类、编号和排列，保持档案的系统性。5.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司/组织机密的档案采取保密措施，防止档案信息泄露。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置公司/组织设立独立的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责档案管理工作的具体实施。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善公司/组织档案管理制度，并组织实施。2.负责公司/组织各类档案的收集、整理、分类、编号、装订、编目、上架等基础工作，确保档案的规范化管理。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，如目录、索引等，方便档案的查询和利用。4.负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘等工作，确保档案的安全与完整。5.定期对档案进行鉴定，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行销毁处理。6.积极开展档案的开发利用工作，为公司/组织的各项工作提供档案信息支持，如提供档案查阅、出具证明等服务。7.组织开展档案业务培训，提高公司/组织员工的档案意识和档案管理水平。8.负责与上级主管部门、档案行政管理部门及其他相关单位的档案业务联系与沟通。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司/组织档案分为以下几大类：1.行政管理类：包括公司/组织的各类行政文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、印章管理、证照管理等。2.业务管理类：涵盖公司/组织各业务部门在业务活动中形成的文件、合同协议、项目资料、业务报表、市场调研等。3.财务审计类：主要有会计凭证、账簿、财务报表、审计报告、税务资料等。4.基本建设类：涉及公司/组织基本建设项目的立项、规划、设计、施工、竣工验收等过程中形成的文件、图纸、资料等。5.设备仪器类：包括公司/组织购置、使用、维护设备仪器过程中产生的文件、说明书、操作规程、维修记录等。6.声像电子类：如照片、录音、录像、光盘、电子文档等。（二）档案编号1.编号原则：档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性和扩展性原则，便于档案的管理和查询。2.编号方法：采用“大类代码+年度+流水号”的编号方式。例如，行政管理类档案编号为“XZGL20XX001”，其中“XZGL”为行政管理类代码，“20XX”为年度，“001”为流水号。其他各类档案编号以此类推。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.收集范围：各部门应按照档案管理部门规定的收集范围，及时收集本部门在工作活动中形成的各类文件材料，并移交档案管理部门。2.收集要求：收集的档案应齐全完整、真实准确、字迹清晰、签署完备，同时应保持文件材料之间的有机联系。3.收集时间：各部门应在每年年底前将本年度形成的档案整理后移交档案管理部门。对于重要的、紧急的档案应随时收集并及时移交。（二）档案整理1.整理原则：遵循档案的形成规律，保持文件材料之间的历史联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.整理方法：分类：按照档案分类方案对收集到的档案进行分类。装订：对纸张规格不一致、破损的文件材料进行修整、裱糊和装订，使其整齐美观。编页号：在每份文件材料的有字页面右上角编写页号，以便于统计和查找。编目：填写档案目录，包括档号、文号、题名、日期、责任者、页数等项目，确保目录信息准确无误。装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒封面和脊背填写相关信息，如档号、年度、保管期限、盒内文件起止件号等。五、档案的保管（一）档案库房建设1.选址要求：档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好、远离火源和水源的地方。2.建筑要求：库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘等功能，采用坚固的建筑结构，门窗应安装防盗设施和密封装置。3.内部布局：库房内应设置档案架、档案柜等存储设备，按照档案类别和保管期限进行合理排列。同时，应设置办公区、整理区、查阅区等功能区域，确保档案管理工作的顺利开展。（二）档案保管设备1.档案架（柜）：应选用符合国家标准的档案架（柜），材质应坚固耐用，能够有效保护档案。2.温湿度调控设备：安装温湿度传感器和调控设备，将库房温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.防火设备：配备火灾自动报警系统、灭火器材等防火设备，并定期进行检查和维护。4.防盗设备：安装防盗门窗、监控系统等防盗设备，确保库房安全。5.防虫防鼠设备：放置防虫药品、防鼠板等防虫防鼠设备，防止档案受到虫害和鼠害。（三）档案保管措施1.定期检查：档案管理人员应定期对档案进行检查，查看档案是否有损坏、霉变、虫蛀等情况，发现问题及时处理。2.清点核对：每年应对档案进行一次全面清点核对，确保档案数量准确、账实相符。3.安全防护：加强库房的安全管理，严格限制非档案管理人员进入库房，确保档案的安全。4.电子档案保管：对于电子档案，应采用安全可靠的存储设备进行备份，并定期进行数据维护和更新，防止数据丢失或损坏。六、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.鉴定组织：成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成，负责对档案进行鉴定工作。2.鉴定标准：根据国家有关档案保管期限的规定，结合公司/组织的实际情况，制定档案鉴定标准。鉴定时应从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行综合分析，判断档案的保存价值。3.鉴定程序：档案鉴定小组定期对到期档案进行鉴定，逐卷逐件审查档案，提出鉴定意见，填写档案鉴定表。（二）档案销毁1.销毁审批：经鉴定确无保存价值的档案，由档案管理部门编制档案销毁清册，报公司/组织主管领导审批。2.销毁方式：档案销毁应采用安全可靠的方式进行，如焚烧、粉碎等。销毁过程中应指定专人负责监督，确保档案信息彻底销毁。3.销毁记录：对档案销毁的时间、地点、方式、数量等进行详细记录，并由监销人员和档案管理人员签字确认，将销毁记录与档案销毁清册一同归档保存。七、档案的利用（一）利用范围公司/组织内部员工因工作需要，可查阅、借阅本部门及相关部门的档案。外部单位因工作需要查阅公司/组织档案的，须经公司/组织主管领导批准。（二）利用手续1.查阅手续：内部员工查阅档案时，应填写档案查阅登记表，注明查阅档案的名称、档号、查阅目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。外部单位查阅档案时，应提交查阅申请函，注明查阅单位名称、查阅目的、查阅档案范围等内容，经公司/组织主管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅。2.借阅手续：内部员工借阅档案时，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、档号、借阅期限等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。外部单位借阅档案的，参照内部员工借阅手续执行，但借阅期限应根据具体情况由公司/组织主管领导确定。（三）利用要求1.查阅要求：查阅档案时，应在档案管理部门指定的查阅地点进行，不得擅自将档案带出查阅地点。查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、批注等。2.借阅要求：借阅人员应对借阅的档案妥善