设备设施档案制度

设备设施档案制度一、总则（一）目的为加强公司设备设施管理，规范设备设施档案工作，确保设备设施档案的完整性、准确性和系统性，为设备设施的运行、维护、检修、改造、报废等提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有设备设施档案的管理，包括生产设备、动力设备、电气设备、仪表设备、运输设备、办公设备等各类设备设施。（三）职责分工1.设备设施管理部门负责制定设备设施档案管理制度，并组织实施。负责设备设施档案的收集、整理、归档、保管和查阅等日常管理工作。指导和监督各使用部门做好设备设施档案的形成、积累和移交工作。2.各使用部门负责本部门设备设施档案的形成、积累和整理工作，并定期移交设备设施管理部门。负责对本部门设备设施档案的完整性和准确性进行自查，并配合设备设施管理部门做好档案管理工作。3.档案管理部门负责对设备设施档案管理工作进行监督和指导，确保档案管理工作符合国家法律法规和公司相关规定。负责提供必要的档案管理设施和技术支持，保障设备设施档案的安全保管和有效利用。二、设备设施档案的分类与编号（一）分类原则设备设施档案按照设备设施的类别、用途、型号等进行分类，确保分类科学合理，便于查找和管理。（二）分类方法1.生产设备类：包括生产线上的各类机械设备、自动化设备等。2.动力设备类：如锅炉、发电机组、空压机等动力供应设备。3.电气设备类：涵盖高低压配电柜、变压器、电动机等电气装置。4.仪表设备类：各类检测仪表、控制仪表、计量仪表等。5.运输设备类：公司内使用的车辆、叉车等运输工具。6.办公设备类：电脑、打印机、复印机等办公用设备。7.其他设备类：不属于以上分类的其他设备设施。（三）编号规则设备设施档案编号采用“类别代码+顺序号”的方式，具体如下：1.类别代码：根据上述分类方法，分别用两位字母表示各类设备设施，如“SC”表示生产设备，“DL”表示动力设备等。2.顺序号：按照设备设施的购置顺序或登记顺序，从001开始依次编号。例如，一台生产设备的编号为“SC005”，表示这是公司生产设备类中的第5台设备。三、设备设施档案的内容（一）设备设施基础资料1.设备设施购置合同：记录设备设施的采购价格、交货期、售后服务等条款。2.设备设施验收报告：包括设备设施的外观检查、性能测试、技术参数核对等验收情况。3.设备设施安装调试记录：详细记录设备设施的安装过程、调试参数及结果。4.设备设施操作手册：由设备设施供应商提供的操作指南，包括设备设施的操作方法、注意事项等。5.设备设施维护手册：包含设备设施的维护要求、维护周期、维护方法等内容。（二）设备设施运行记录1.运行日志：记录设备设施每天的运行时间、运行状态、运行参数等信息。2.故障记录：详细记录设备设施发生故障的时间、现象、原因及处理过程。3.维修记录：包括设备设施的维修时间、维修内容、维修人员等信息。4.保养记录：记录设备设施的保养时间、保养项目、保养人员等情况。（三）设备设施技术资料1.设备设施图纸：包括设备设施的装配图、电路图、管道图等技术图纸。2.设备设施技术文件：如设备设施的设计说明书、技术规格书、质量检验报告等。3.设备设施变更记录：记录设备设施在使用过程中发生的技术改造、升级、结构变更等情况。（四）设备设施安全资料1.安全操作规程：明确设备设施的安全操作要求和注意事项。2.安全检查记录：记录对设备设施进行安全检查的时间、内容、结果等。3.安全事故报告：详细记录设备设施发生安全事故的经过、原因、损失及处理情况。四、设备设施档案的收集与整理（一）收集要求1.设备设施管理部门和各使用部门应明确专人负责设备设施档案的收集工作，确保档案资料及时、完整地收集。2.设备设施购置后，采购部门应及时将设备设施购置合同、验收报告等资料移交设备设施管理部门。3.设备设施安装调试完成后，安装调试人员应将安装调试记录等资料整理归档，并移交设备设施管理部门。4.设备设施投入运行后各使用部门应按照规定及时记录运行日志、故障记录、维修记录、保养记录等运行资料，并定期移交设备设施管理部门。5.设备设施进行技术改造、升级、结构变更等时，相关部门应及时将变更记录等资料整理归档，并移交设备设施管理部门。（二）整理方法1.设备设施管理部门收到收集的档案资料后，应按照分类与编号规则进行分类整理。2.对每份档案资料进行核对，确保资料的完整性和准确性，如有缺失或错误应及时补充或更正。3.将整理好的档案资料按照类别顺序排列，编制档案目录，便于查找和管理。五、设备设施档案的归档与保管（一）归档要求1.设备设施档案整理完成后，应及时进行归档，确保档案资料的有序存放。2.归档的档案资料应装订成册或装入档案盒，并在档案盒或装订封面上标明档案类别、编号、名称等信息。3.建立设备设施档案台账，详细记录档案的编号、名称、类别、归档时间、保管期限等信息，便于查询和统计。（二）保管期限设备设施档案的保管期限根据设备设施的使用寿命和重要程度确定，一般分为长期、中期和短期，具体如下：1.长期保管：对于重要设备设施、关键设备设施以及具有长期使用价值的设备设施档案，保管期限为设备设施使用寿命结束后10年。2.中期保管：一般设备设施档案的保管期限为设备设施使用寿命结束后5年。3.短期保管：对于一些临时性、一次性使用的设备设施档案，保管期限为1年。（三）保管方式1.设备设施档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火消防安全设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持适宜的温度、湿度，防止档案资料因受潮、霉变、虫蛀等原因损坏。3.对电子设备设施档案应进行备份，并存储在安全可靠的存储介质上，定期进行检查和维护，防止数据丢失。六、设备设施档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅设备设施档案时，应填写《设备设施档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，到设备设施管理部门查阅。2.设备设施管理部门应指定专人负责档案查阅工作，按照查阅申请表的要求提供档案资料，并做好查阅记录，查阅记录应包括查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。3.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房，不得在档案资料上涂改、标记、抽取、撤换等。4.查阅结束后，查阅人员应及时将档案资料归还设备设施管理部门，由档案管理人员进行核对和整理。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅设备设施档案时，应填写《设备设施档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等信息，经所在部门负责人和设备设施管理部门负责人签字同意后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。4.借阅结束后，借阅人员应及时将档案资料归还设备设施管理部门，由档案管理人员进行检查，如发现档案资料有损坏、丢失等情况，应及时报告并追究借阅人员的责任。七、设备设施档案的销毁（一）销毁条件设备设施档案保管期满后，由设备设施管理部门提出销毁申请，经公司档案管理部门审核，报公司主管领导批准后，方可进行销毁。（二）销毁程序1.设备设施管理部门编制《设备设施档案销毁清单》，详细列出拟销毁档案的编号、名称、类别、保管期限等信息。2.《设备设施档案销毁清单》经公司档案管理部门审核后，报公司主管领导批准。3.批准后的《设备设施档