工作运行档案制度

工作运行档案制度一、总则（一）目的为了加强公司/组织的规范化管理，提高工作效率，确保各项工作有序运行，特制定本工作运行档案制度。本制度旨在对公司/组织的各类工作文件、资料进行科学分类、规范整理、妥善保管，以便于查询、使用和追溯，为公司/组织的决策、管理、业务开展等提供有力支持。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门、各岗位的所有工作运行档案管理。包括但不限于行政文件、业务合同、项目资料、财务报表、人事档案、技术文档等各类与工作相关的纸质和电子文件资料。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映工作实际情况，不得伪造、篡改。2.完整性原则：确保档案资料的齐全、完整，涵盖工作的各个环节和方面。3.准确性原则：档案信息准确无误，数据、表述等符合客观事实。4.规范性原则：按照统一的标准和规范进行档案的分类、整理、编号、存储等操作。5.保密性原则：对涉及公司/组织机密的档案严格保密，防止信息泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司/组织的工作运行档案管理制度，并监督执行。2.统筹规划档案管理工作，确定档案管理的流程、方法和标准。3.组织开展档案的收集、整理、分类、编号、编目、装订等基础工作。4.负责档案的存储管理，包括纸质档案的库房管理和电子档案的存储系统维护。5.建立档案检索体系，方便档案的查询和利用。6.定期对档案进行鉴定、销毁等处置工作。7.对各部门的档案管理工作进行指导、监督和检查。（二）各部门档案管理员职责1.负责本部门工作运行档案的收集、整理和初步分类。2.按照档案管理部门的要求，及时将整理好的档案移交至档案管理部门。3.协助档案管理部门开展档案的查询、借阅等工作，提供必要的信息和支持。4.负责本部门档案的日常保管，确保档案的安全和完整。5.对本部门形成的电子档案进行定期备份，并妥善保存备份数据。（三）档案使用人员职责1.遵守档案管理制度，按照规定的程序和要求查阅、借阅档案。2.爱护档案，不得擅自涂改、损坏、丢失档案。3.使用完毕后，及时归还档案，不得转借他人。4.对涉及公司/组织机密的档案，严格保密，不得泄露。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司/组织在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据等。2.上级机关下发的与本公司/组织工作相关的文件、指示、通知等。3.对外签订的合同、协议、意向书等各类业务文件。4.项目立项、实施、验收过程中产生的各类文件资料，包括项目计划、报告、图纸、测试数据等。5.财务报表、审计报告、税务资料等财务相关档案。6.人事档案，包括员工入职、离职、晋升、考核等相关材料。7.技术文档，如研发成果、工艺文件、技术标准等。8.其他与公司/组织工作运行有关的重要文件资料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.对于重要文件资料，应在形成后及时收集，不得拖延。3.收集的档案应保持原始状态，不得随意涂改、剪裁或丢失。4.电子文件应确保其原始数据的完整性，按照规定的格式和命名规则进行存储。（三）整理方法1.分类：根据档案的来源、内容、形式等进行分类。可分为行政类、业务类、财务类、人事类及技术类等一级类目，再根据具体情况在一级类目下细分二级、三级类目。例如，业务类可细分为市场营销、生产管理、质量管理等二级类目，市场营销类再细分市场调研报告、营销策划方案等三级类目。2.编号：为每一份档案或每一组档案赋予唯一的编号，以便于识别和管理。编号应遵循一定的规则，例如按照年份、类别、流水号的顺序进行编制。如2023YW001，表示2023年业务类的第一份档案。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便于查询和检索。4.装订：对于纸质档案，应按照一定的顺序进行装订，确保整齐、牢固。装订时应去除金属物，采用线装或胶装等方式。四、档案的存储与保管（一）存储方式1.纸质档案：设立专门的档案库房，配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等。档案应按照分类顺序存放，便于查找和管理。库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应控制在适宜的范围内，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。2.电子档案：采用安全可靠的存储设备和存储系统，如磁盘阵列、磁带库、云存储等。电子档案应按照分类目录进行存储，同时建立备份机制，定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。（二）保管期限根据档案的重要程度、性质和历史价值等因素，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期。1.永久保管：凡是反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案，列为永久保管。如公司章程、重大决策文件、重要人事任免文件等。2.长期保管：对公司/组织在一定时期内有查考利用价值的档案，列为长期保管。保管期限一般为15年至50年。如业务合同、项目档案等。3.短期保管：对公司/组织在较短时间内有查考利用价值的档案，列为短期保管。保管期限一般为5年以下。如一般性的行政文件、临时性的工作资料等。（三）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全和完整。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时采取措施进行处理，并向上级报告。2.严格控制档案库房的访问权限，非档案管理人员未经许可不得进入库房。3.对电子档案的存储设备应定期进行维护和检查，防止数据丢失或损坏。同时，要做好电子档案的安全防护工作，防止病毒感染、黑客攻击等。4.按照规定的保管期限，对到期档案进行鉴定，确定是否需要继续保存或销毁。五、档案的查询与借阅（一）查询程序1.公司/组织内部人员因工作需要查询档案时，应填写《档案查询申请表》，注明查询目的、档案名称或编号等信息。2.将申请表提交至所在部门负责人审批，部门负责人根据查询需求进行审核，如认为合理，签字批准。3.申请人持审批后的申请表到档案管理部门进行查询。档案管理人员根据申请表提供的信息，协助申请人查找所需档案。4.查询过程中，档案管理人员应在场监督，确保档案的安全和完整，不得将档案交予申请人自行查阅。5.查询完毕后，档案管理人员应将档案归还原位，并在查询记录上登记查询时间、查询人等信息。（二）借阅程序1.因工作需要借阅档案时，借阅人应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅档案的名称、编号、借阅期限、用途等。2.将申请表提交至所在部门负责人审核，部门负责人根据工作实际情况进行审批，如同意借阅，签字批准。3.借阅人持审批后的申请表到档案管理部门办理借阅手续。档案管理人员对申请表进行审核，确认无误后，按照规定收取一定的借阅押金（如有需要），并将档案交予借阅人。4.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期，应提前办理续借手续。5.借阅人归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时追究借阅人的责任。（三）特殊情况处理1.涉及公司/组织机密的档案，原则上不允许借阅。如因特殊工作需要必须借阅的，需经公司/组织高层领导批准，并严格按照保密要求进行管理。2.对于重要档案或利用率较高的档案，档案管理部门可根据实际情况提供复印件或电子副本供借阅人使用，以减少原件的使用频率，保护档案的原始状态。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门定期组织对到期档案进行鉴定。鉴定工作应由档案管理部门牵头，会同相关业务部门的人员组成鉴定小组进行。2.鉴定小组根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行逐一审查，确定是否需要继续保存。3.对于仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对于确无保存价值的档案，应编制《档案销毁清单》。（二）销毁程序1.《档案销毁清单》经公司/组织分管领导审批后，方可进行档案销毁工作。2.档案销毁应采用适当的方式进行，纸质档案一般采用焚烧或粉碎等方式销毁，电子档案应进行彻底删除或格式化处理。3.销毁过程中，应指定专人负责监督，确保销毁工作彻底、安全。4.销毁工作完成后，监督人员和执行人员应在《档案销毁清单》上签字确认，并将销毁清单存档备案。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的电子化存储、检索、借阅等功能，提高档案管理的效率和便捷性。2.实现档案信息的共享与协同，方便公司/组织内部各部门之间的信息交流和业务协作。3.利用信息化手段加强档案的安全管理，确保档案信息的保密性、完整性和可用性。（二）系统功能模块1.档案录入模块：用于将纸质档案和电子档案的相关信息录入系统，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等。2.档案检索模块：提供多种检索方式，如按关键词、编号、日期等进行检索，方便用户快速查找所需档案。3.档案借阅模块：实现档案借阅申请、审批、登记等功能，记录借阅人的信息、借阅期限、归还情况等。4.档案统计模块：对档案的数量、类别、保管期限等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。5.安全管理模块：设置用户权限管理、数据备份与恢复、数据加密等功能，保障档案信息的安全。（三）数据维护1.定期对档案信息化管理系统中的数据进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。2.及时更新